Comment planifier des réunions et des tâches à l'aide de Calendly

La planification des réunions peut être un processus fastidieux. Vous devrez peut-être passer trop de temps et d'énergie à communiquer pour trouver un moment de réunion approprié.

Heureusement, un outil numérique intuitif remplace ce processus de planification inefficace par une méthode simple et sensible au temps. Cet outil s'appelle Calendly.

Dans cet article, nous allons vous expliquer Calendly, comment cela fonctionne et comment en tirer le meilleur parti.

Comment fonctionne Calendly?

Si vous savez comment planifier une réunion dans Microsoft Outlook, Calendly fonctionne à peu près de la même manière. En plus d'Outlook, Calendly fonctionne également avec Google Calendar et Apple iCloud Calendar.

Lorsque vous synchronisez vos calendriers personnel et professionnel, vous pouvez créer des types d'événements. Par exemple, vous pouvez avoir un type "réunion de 15 minutes" et un type "réunion de 30 minutes".

De là, vous pouvez envoyer un lien de réservation aux clients, collègues ou amis. Ces personnes peuvent choisir l'un des types d'événements que vous avez créés précédemment, puis sélectionner une heure avec vous. Ne vous inquiétez pas, ils n'auront pas accès aux événements de votre agenda.

C'est un bref aperçu du fonctionnement de Calendly. Entrons maintenant dans les détails.

Comment ajouter des calendriers à Calendly

Avant de configurer des types d'événements, assurez-vous que vos agendas sont synchronisés.

Après avoir créé votre profil, cliquez sur Compte à côté de votre image de profil en haut à droite du site Web de Calendly. Dans le menu déroulant, sélectionnez Connexions du calendrier.

Sur la page Connexions au calendrier, cliquez simplement sur + Ajouter un compte de calendrier et alors Relier à côté du type de calendrier que vous souhaitez ajouter. Malheureusement, le plan gratuit ne vous permet de synchroniser qu'un seul calendrier.

Assurez-vous de vérifier également la section de configuration. Ici, vous pouvez définir les calendriers que Calendly vérifiera pour éviter les conflits d'événements. Aussi, sous Configuration, vous pouvez choisir dans lequel de vos calendriers les nouveaux événements apparaîtront.

Comment créer des types d'événements dans Calendly

Cela vous permet désormais de créer de nouveaux types d'événements que les gens peuvent réserver. Pour commencer, sélectionnez soit + Nouveau type d'événement ou alors + Créer>Type d'événement sur votre page d'accueil Calendly.

Vous verrez deux options pour les types de réunion: En tête-à-tête et Grouper. Étant donné que la plupart utiliseront probablement Calendly pour des réunions individuelles, c'est ce que nous allons utiliser ici. Sélectionner Créer à côté de En tête-à-tête.

Ensuite, vous devez fournir les détails suivants: nom, description, couleur et une URL spécifique de l'événement.

Lorsque vous choisissez un lieu de réunion, vous pouvez sélectionner un lien Zoom ou Google Meet, un appel téléphonique ou demander l'événement à un lieu spécifique.

Vous pouvez ajouter autant de choix d'emplacement que vous le souhaitez. Si vous choisissez un appel téléphonique, vous pouvez choisir si vous ou le participant lancerez l'appel. Une fois ces étapes terminées, cliquez sur Suivant.

Sur cette page, vous pouvez planifier la réunion des attentes telles que le délai de réservation des participants, la durée de la réunion, à quelle heure vous êtes disponible et quel que soit le temps d'attente nécessaire avant ou après la réunion pour le trajet domicile-travail ou pour la clôture les choses se passent.

Si vous avez besoin de définir le nombre d'événements de ce type spécifique pouvant être réservés en une journée, vous pouvez le faire sous le Règles supplémentaires pour votre section disponibilité.

Enfin, après avoir sélectionné à nouveau Suivant, assurez-vous que votre événement est défini sur Au, et vous êtes prêt à fonctionner.

Vous pouvez modifier plus de paramètres d'événement, tels que la question à laquelle l'invité doit répondre lors de la réservation d'une réunion, comment il sera informé, ce qui apparaîtra sur la page de confirmation de réservation ou les détails du paiement (fonction Calendly Pro uniquement) avant de revenir à votre page d'accueil.

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Vous pouvez partager un lien Calendly via deux méthodes. La première consiste à partager votre URL Calendly, qui apparaît sous votre image de profil et votre nom sur la page d'accueil, où les participants peuvent réserver n'importe quel type d'événement avec vous.

Une fois qu'ils ont cliqué sur votre lien, il redirigera les participants vers une page similaire à celle ci-dessus. Les gens pourront choisir le type d'événement qu'ils souhaitent et leur temps disponible.

La deuxième option consiste à partager un lien vers un seul type d'événement avec le participant. Pour ce faire, copiez le lien ou sélectionnez Partager sur un type d'événement spécifique sur votre page d'accueil Calendly.

Quelle que soit l'option que vous sélectionnez, vous pouvez copier et coller votre lien Calendly dans un e-mail, un SMS ou un site Web (sous le Partager option) et partagez-le avec les gens afin qu'ils puissent prendre rendez-vous avec vous.

Comment réserver un événement avec Calendly

Vous trouverez ci-dessus à quoi ressemble une page de type d'événement spécifique pour vos participants. Les jours grisés correspondent à une date passée ou lorsque vous n'êtes pas disponible.

La personne pourra voir vos disponibilités en choisissant un jour surligné en bleu et en sélectionnant une heure. Une fois l'heure confirmée, Calendly demandera à la personne de saisir ses coordonnées (nom, e-mail, lieu, etc.).

Après cela, un participant recevra un e-mail avec une invitation de calendrier et l'événement apparaîtra à la fois sur son calendrier et le vôtre.

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Avec Calendly, il est facile de planifier des réunions plus efficacement. Tout ce qu'il faut, c'est apprendre le processus de base.

Calendly est gratuit, mais il existe des options d'abonnement alternatives qui peuvent permettre plusieurs types d'événements, la connexion à plusieurs calendriers, la gestion des paiements des invités, etc. Vous pouvez vérifier Tarifs de Calendy ici.

Devriez-vous utiliser Calendly?

Alors, peut-être vous demandez-vous s'il faut ou non utiliser Calendly. Eh bien, si vous rencontrez constamment des problèmes de planification, alors certainement. Une fois que vous avez mis en place les types d'événements, Calendly peut vous faire économiser d'innombrables heures de planification ennuyeuse.

Cependant, si vous ne planifiez pas souvent de réunions, Calendly peut nuire à votre productivité. En outre, la configuration des types d'événements Calendly n'est pas la meilleure utilisation de votre temps lorsque vous planifiez rarement des réunions.

Pourtant, Calendly n'est que l'un des outils de planification numérique sur le marché. Si Calendly ne répond pas à vos besoins, vous pouvez envisager d'autres options.

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