8 astuces Google Agenda incontournables pour booster votre productivité

Google Agenda permet aux équipes de planifier des réunions et des événements pour une collaboration efficace. Grâce aux rappels ponctuels des événements programmés, il est plus facile pour une personne de suivre ses tâches quotidiennes sans manquer une réunion importante.

Si vous utilisez le calendrier Google pour l'école ou le bureau, vous devez absolument essayer ces fonctionnalités. Parlons-en un par un.

1. Créer un nouvel événement avec des raccourcis

Utilisez des raccourcis pour créer de nouveaux événements. Cela vous fait gagner du temps pour ouvrir Google Agenda et créer des événements manuellement.

1. Ouvrez votre navigateur.
2. Taper cal.new dans la barre de recherche du navigateur et appuyez sur Entrer.

Suivez le processus ci-dessus pour ouvrir une nouvelle invitation de calendrier afin d'ajouter rapidement un nouvel événement. Cette fonction simple peut vous aider à vous raser quelques secondes au travail.

Il fonctionne pour Mac et Windows sur tous les navigateurs courants.

En rapport: Google Agenda: chaque raccourci clavier dont vous avez besoin

2. Modifier l'heure de rappel par défaut

Par défaut, le rappel de Google Agenda dure 10 minutes. Toute notification même 10 minutes plus tôt peut détourner votre attention vers l'événement futur et vous faire perdre votre concentration sur la tâche en cours devant vous.

Ainsi, le changer en moins de trois minutes peut vous faire gagner quelques minutes qui s’additionneront si vous devez assister à de nombreux événements chaque jour.

1. Dirigez-vous vers votre Page d'accueil du calendrier.
2. Cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit.
3. Aller à Paramètres de mon calendrier sur le côté gauche et cliquez sur votre calendrier.
4. Faites défiler vers le bas Notifications d'événements et remplacez le nombre par le nombre de minutes avant l'événement pour lequel vous souhaitez que Google Agenda vous avertisse.

3. Accorder des autorisations d'invité

Vous pouvez éviter les interruptions dans votre travail en donnant la permission de modifier l'heure et la date de la réunion à vos collègues.

De cette façon, ils ne vous distraireont pas par un appel ou un e-mail et vous n'aurez pas à ajuster l'horaire manuellement.

1. Aller à Onglet Général dans Paramètres.
2. Sélectionner Paramètres d'événement et allez à Autorisations d'invité par défaut.
3. Vérifier Modifier l'événement option.
4. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'autres personnes à modifier un événement spécifique, n'oubliez pas de décocher Modifier l'événement permission sur le côté droit avant de le partager avec d'autres.

4. Afficher plusieurs fuseaux horaires

Allumer le Afficher plusieurs fuseaux horaires Les paramètres faciliteront la planification dans différentes régions. Si vous travaillez avec des personnes situées dans d'autres régions, cette fonctionnalité peut être pratique.

1. Aller à la Onglet Général dans Paramètres.
2. Sélectionner Horloge mondiale et vérifiez le Afficher l'horloge mondiale.
3. Cliquer sur Ajouter des zones horaires pour sélectionner et ajouter le fuseau horaire souhaité.

Ajout d'un fuseau horaire secondaire

Vous pouvez également ajouter une zone secondaire dans votre agenda Google pour voir l'heure exacte lors de l'envoi d'e-mails à vos amis résidant dans ces zones.

Il est situé juste au-dessus du Paramètres Word Clock dans le même Onglet Général des paramètres.

Ajoutez un fuseau horaire et vous pourrez voir le fuseau horaire secondaire supplémentaire ainsi que votre fuseau horaire principal lors de la configuration ou de l'envoi d'une invitation.

5. Ajouter des événements invisibles

Les événements invisibles sont les événements privés que vous seul pouvez voir. En utilisant ceux-ci, vous pouvez choisir un créneau gratuit dans votre routine quotidienne et vous assigner une tâche personnelle à accomplir à ce moment-là. De cette façon, vous pouvez mieux utiliser votre temps libre entre les différentes réunions.

Cependant, d'autres peuvent voir ces créneaux horaires comme disponibles et organiser une réunion avec vous qui remplacera vos événements privés. Alors, gardez un œil sur les changements et gérez vos affaires personnelles en conséquence.

1. appuie sur le Clic-droit pour choisir un emplacement gratuit dans votre calendrier.
2. Remplissez le Titre de l'événement et définissez votre disponibilité sur Libérer.
3. Définir la visibilité par défaut sur Privé.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Désormais, Google Agenda m'informera lorsqu'il sera temps de jouer au jeu avec mon ami. De même, vous pouvez ajouter toute autre tâche urgente à traiter pendant votre temps libre.

6. Ajouter un filtre Gmail à un événement d'agenda

Si vous effectuez des tâches récurrentes chaque semaine ou chaque mois, définissez l'événement une fois dans Google Agenda. Ajoutez un filtre dans l'e-mail qui vous informera de l'événement chaque semaine ou chaque mois comme vous le présentez.

1. Définir un événement dans Google Agenda avec le titre, disons Appel à grand-mère.
2. Dirigez-vous vers votre Compte Gmail et créez un Filtre en remplissant les détails ci-dessous.
3. Ensuite, choisissez le Option de transfert et dirigez-le vers votre Numéro de téléphone.

La prochaine fois que cet événement approche, Google Agenda vous en informera via Gmail, qui dirigera ensuite l'e-mail sous forme de texte sur votre téléphone. Si vous répétez certaines tâches importantes chaque semaine, recevoir des notifications comme celle-ci vous rendra plus ponctuel et productif.

Vous pouvez aussi synchroniser Google Agenda avec vos listes de tâches pour mieux organiser votre vie.

7. Recevoir un e-mail d'agenda quotidien

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez recevoir votre programme de la journée entière par e-mail chaque matin. Prenez l'habitude de planifier le programme du lendemain avant d'aller vous coucher, et Google Agenda vous enverra un e-mail avec la liste des tâches que vous devez effectuer ce jour-là.

1. Aller à ParamètresMenu. Sélectionner Paramètres de mon calendrier.
2. Sélectionner Mon calendrier et allez à Notifications d'événements.
3. En dessous de Autres notifications, sélectionnez E-mail pour l'agenda quotidien.

8. Effectuer une recherche avancée dans le calendrier

Utilisez les filtres avancés du Barre de recherche Google Agenda pour filtrer tout événement ou réunion passé en quelques secondes.

Vous pouvez filtrer les données avec le mot-clé exact de l'événement, le nom de la personne qui a assisté à l'événement ou à la réunion, l'endroit où l'événement a eu lieu ou la plage de dates de l'événement. Ajoutez toutes les données dont vous vous souvenez pour affiner votre recherche.

1. Sur le Page d'accueil du calendrier, cliquez sur la loupe, située dans le coin supérieur droit à gauche des paramètres, pour faire apparaître la barre de recherche.
2. Cliquez sur la flèche déroulante pour afficher les filtres de recherche avancée.
3. Incluez toutes les informations dont vous vous souvenez.
4. Cliquer sur Rechercher.

Si vous avez un collègue nommé Zubair et que vous souhaitez connaître les jours où vous avez eu une réunion avec Zubair cette année.

Tapez Zubair dans le filtre de mots clés et cliquez sur Rechercher.

Cela ouvrira la date et l'heure exactes auxquelles vous avez assisté à une réunion avec Zubair.

Cependant, notez que si le mot-clé "Zubair" ne faisait pas partie du titre de l'événement, la recherche avec ce mot-clé ne filtrera pas cet événement.

Définissez toujours les titres des événements de manière à pouvoir les vérifier rapidement plus tard avec cette option.

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