5 façons d'empêcher les employés de voler les données de l'entreprise lorsqu'ils partent

Une fois qu'un employé décide de partir, les entreprises ne peuvent pas faire grand-chose pour le convaincre de rester. S'il est normal que les employés recherchent des pâturages plus verts, il est important de comprendre que tous les employés n'auront pas de bonnes intentions au moment de partir.

En fait, une chose qui devient un problème de plus en plus courant dans les entreprises du monde entier est le vol de données d'employés démissionnaires. Si vous vous demandez comment empêcher le vol de données des employés, voici quelques éléments à prendre en compte.

1. Insister sur le consentement aux politiques de surveillance et de protection des données

La protection des données de votre entreprise est une pratique qui devrait être présente à chaque étape du cycle de vie des employés. Cependant, toutes les pratiques nécessaires pour protéger l'entreprise doivent toujours être ancrées dans le consentement.

Avant de commencer à travailler avec votre entreprise, les employés doivent déjà comprendre quelles sont les attentes en matière de données. Ils doivent également comprendre le degré de surveillance auquel ils consentent pour la protéger.

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Avec leur consentement, les entreprises peuvent prendre des mesures préventives et proactives pour identifier les violations de données.

Les entreprises devraient également inciter les équipes à signaler les comportements douteux et avoir la possibilité de le faire en toute sécurité et de manière anonyme, en particulier lorsqu'il s'agit d'équipes dont les données peuvent affecter l'ensemble entreprise.

2. Mettre en place une gestion des connaissances institutionnelles

Lorsqu'il s'agit de rôles tels que les ventes, de nombreuses entreprises ont du mal à perdre leurs relations une fois qu'un vendeur quitte. De nombreux vendeurs tenteront d'apporter leurs comptes avec eux à leurs nouvelles entreprises, ce qui réduira la valeur que votre entreprise a investie dans la relation.

De plus, voler des stratégies lors de réunions de planification a de multiples effets sur les entreprises.

Non seulement cela peut créer une perte de revenus, mais cela peut également entraîner une baisse du moral de l'équipe. Au sein d'une campagne, des équipes interfonctionnelles travaillent souvent ensemble pour contacter les clients, élaborer des argumentaires, gérer les relations et conclure des ventes. Ainsi, lorsqu'une entreprise perd des clients au profit de concurrents en raison de violations de données, cela est décevant pour beaucoup de gens.

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Pour empêcher votre entreprise de perdre votre précieux réseau de clients, l'équation comporte deux parties: créer un système de stockage des données de connaissances institutionnelles et décentraliser une relation client grâce à l'automatisation.

Si vous trouvez que vos équipes sont trop débordées pour ajouter une autre étape à leur flux de travail, vous pouvez sous-traiter une partie de la gestion des données à des logiciels ou à des spécialistes des ventes. Divers outils sont déjà disponibles pour suivre les relations et automatiser certaines parties du pipeline de vente.

3. Augmenter les systèmes de détection d'intrusion

Avant qu'un employé ne démissionne, il y a quelques signes révélateurs qui peuvent apparaître.

Premièrement, il se peut que les employés soient plus souvent sur LinkedIn ou consultent les portails de carrière d'autres entreprises. Deuxièmement, ils utilisent peut-être le Wi-Fi de l'entreprise pour envoyer des candidatures par e-mail.

Si vous pensez que des entreprises spécifiques tentent de pirater vos talents dans l'intention de voler vos données, configurez une notification pour toute correspondance avec ces entreprises. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de prendre des mesures immédiates après ces tentatives spéculatives, les équipes de sécurité devraient renforcer la surveillance des employés à risque.

Qu'il s'agisse de télécharger une taille de fichier douteuse, d'envoyer des fichiers PDF via des plates-formes de messagerie cryptées ou d'envoyer e-mails inhabituellement volumineux vers des comptes personnels, il existe de nombreuses façons de détecter le vol de données et l'espionnage d'entreprise préventivement.

4. Réaliser des entretiens de sortie

Les entretiens de départ sont un excellent moyen de vérifier les signaux d'alarme pour les employés qui partent et même ceux qui seront laissés pour compte. Garder un œil sur la prochaine destination d'un employé aidera à cartographier l'intention possible en cas de vol de données.

Par exemple, les employés qui quittent travailler pour un concurrent dans un rôle similaire seront plus susceptibles d'être à risque que ceux qui travailleront dans une industrie indépendante à un autre titre. Si un employé est considéré comme présentant un risque élevé, il doit être surveillé pendant les quelques semaines qu'il reste au travail et même les semaines suivantes.

De plus, pour ces employés de longue date, beaucoup ne se souviennent pas des termes de leur contrat lors de leur démission. Ces contrats pertinents comprennent des accords de confidentialité, des clauses de concurrence et d'autres conditions liées aux données.

Lors d'un entretien de départ, rappelez aux employés les conditions spécifiques auxquelles ils sont toujours légalement liés, même s'ils ne travaillent plus avec vous.

Cela devrait inclure la distribution délibérée d'informations appartenant à l'entreprise, ainsi que le fait de ne pas divulguer, supprimer ou renvoyer des données appartenant à l'entreprise. C'est un excellent moyen de décourager ceux qui pourraient avoir l'intention de voler des données et de rappeler à quiconque a simplement oublié ses conditions d'emploi.

5. Procédures de débarquement

Après les entretiens de sortie, la sécurisation des données lors du débarquement est la prochaine étape. Outre la demande évidente de retour des appareils de l'entreprise et de révocation de tout accès administratif, les équipes de sécurité devraient également procéder à un entretien de routine sur les pratiques de stockage des données.

Les entretiens post-démission devraient inclure des questions sur leurs pratiques en matière de sécurité des données personnelles. Par exemple, travailler sur le Wi-Fi public tout en travaillant sur des fichiers d'entreprise, en leur demandant s'ils ont des copies papier restantes de données à la maison, ou ont prêté leurs appareils à des amis ou à des membres de leur famille.

Bien qu'il ne soit pas bon de supposer que chaque employé partant aura l'intention de voler vos données, il est prudent de supposer que beaucoup seront laxistes à ce sujet. Bien que non intentionnels, ces actes peuvent toujours être attribués à l'employé partant et mettre inutilement en danger les données de votre entreprise.

Empêcher les violations de données avec les employés sortants

Enseigner les bonnes pratiques de sécurité est un investissement qui vaut la peine d'être réalisé pour chaque entreprise. Même si un employé ne reste avec vous que quelques mois, les politiques et procédures de gestion des données peuvent éviter de nombreux problèmes possibles dans ce délai.

S'il est impossible de savoir dès le départ quels employés sont dignes de confiance, il vaut mieux éviter les jeux de hasard. Bien que vous n'ayez pas été tenté par les concurrents ou que vous envisagiez de voler les données de l'entreprise, il existe encore des moyens pour que les choses tournent mal. Certains employés sortants peuvent simplement être paresseux et provoquer une violation de données.

Que ce soit par intention malveillante ou par pure ignorance, la protection des données de l'entreprise est une entreprise qui mérite d'être poursuivie. Les employés ont parfaitement le droit de passer à de nouvelles entreprises et à des postes mieux adaptés. Cependant, les données de votre entreprise ne doivent pas nécessairement les accompagner.

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