Comment créer des feuilles de calcul Excel d'aspect professionnel

Microsoft Excel est un excellent programme de tableur à usage général. Compte tenu de sa facilité d'utilisation, des erreurs sont inévitables lors de la création de feuilles de calcul plus complexes.

Certaines des erreurs les plus courantes incluent des relations complexes, des informations cachées, des calculs incompréhensibles ou simplement des erreurs simples. Afin de créer et de maintenir constamment de bons fichiers Microsoft Excel, vous devez toujours garder à l'esprit certaines choses.

Comment préparer une bonne feuille de calcul?

La première chose à faire est de choisir une norme organisationnelle avant de commencer à développer votre feuille de calcul. Si vous travaillez dans un cadre professionnel, cette norme organisationnelle préparera le terrain pour tous les utilisateurs qui utiliseront / travailleront sur votre feuille de calcul.

Un standard partagé améliore votre communication avec l'équipe et vous fera gagner du temps de développement.

Cela dit, il est essentiel de créer votre feuille de calcul en pensant à l'avenir. Vous devez être préparé, car vous rencontrerez sûrement des instances dont vous n'étiez pas au courant lorsque vous avez commencé à configurer la feuille de calcul.

En gardant à l'esprit les changements futurs, vous pouvez rendre votre feuille de calcul plus durable. Cela signifie à son tour que vous perdez moins de temps à créer une feuille de calcul de remplacement.

En rapport: Comment utiliser les onglets de feuille de calcul dans Microsoft Excel

Tirez parti de plusieurs feuilles de calcul

Vous serez peut-être surpris de savoir combien de professionnels font cette erreur! Microsoft Excel propose plusieurs feuilles de calcul et il est important que vous appreniez à les utiliser. Vous devriez commencer par mettre différents types de données sur différentes feuilles de calcul.

Par exemple, vous pouvez utiliser les deux premières feuilles de calcul pour les informations de base; les feuilles de calcul suivantes peuvent être utilisées pour les calculs, tandis que la dernière feuille est souvent utilisée pour les résultats et les graphiques.

Bien sûr, cela varie également en fonction du type de travail que vous faites et de ce avec quoi vous êtes le plus à l'aise. Gardez à l'esprit que le fait d'avoir plusieurs tableaux par feuille de calcul peut causer de nombreux problèmes lorsque vous essayez de les trier, d'insérer ou de formater des cellules.

Lorsque vous travaillez avec une équipe, avoir plusieurs feuilles de travail dédiées à différentes parties du travail permettra à chacun de comprendre plus facilement ce qui se passe.

Organisation du flux d'informations

Les informations doivent circuler du haut à gauche vers le bas à droite et vous devez organiser vos feuilles de calcul pour suivre cette structure. Votre chronologie doit être cohérente sur toutes vos feuilles de calcul, car cela permettra à tout le monde de comprendre plus facilement le fonctionnement de la feuille de calcul.

Lorsque vous gérez le flux d'informations, évitez les schémas entrecroisés, car ils ont tendance à distraire les lecteurs. Sur cette note, vous devez également éviter tout type de références circulaires.

Étiquetage des colonnes et des lignes

Bien que le fait d'avoir une feuille de calcul simple sans aucune étiquette ne soit pas déroutant pour vous (en tant que créateur de la feuille de calcul), d'autres utilisateurs peuvent trouver cela assez problématique.

C'est pourquoi il est important que vous commenciez à étiqueter vos colonnes et vos lignes avec des noms simples. Assurez-vous que vous utilisez systématiquement les mêmes noms pour les mêmes types de données.

Que faut-il éviter lors de la rédaction de formules?

Si votre feuille de calcul Excel contient de nombreuses formules, vous pouvez faire plusieurs choses pour lui donner un aspect beaucoup plus professionnel. Tout d'abord, évitez de faire des calculs répétés et ne calculez les formules qu'une seule fois.

Si vous copiez une formule, vous augmentez les risques d'erreurs. Sans compter que si vous modifiez une formule, le duplicata que vous avez fait précédemment ne sera pas modifié. Cela peut conduire à de nombreuses erreurs déroutantes.

Si vous devez à nouveau utiliser exactement la même formule, il est préférable de vous référer à la première instance où vous avez dû utiliser la formule.

De plus, vous devez toujours éviter d'utiliser des nombres fixes dans les formules. Au lieu de cela, vous devez utiliser pour les valeurs fixes des cellules d'entrée séparées et utiliser les références à cette cellule lorsque vous l'utilisez dans les calculs.

Autres éléments à éviter lors de la création de feuilles de calcul

L'une des choses les plus importantes à éviter lors de l'utilisation de Microsoft Excel est la possibilité de Fusionner les cellules. C'est rarement une bonne idée, et le plus souvent, c'est juste utilisé pour améliorer l'esthétique. En fusionnant les cellules de votre tableau, vous aurez une probabilité plus élevée de rencontrer des problèmes avec les références et les calculs.

L'un des plus grands risques est de faire référence à une cellule fusionnée. Lors du référencement d'une cellule fusionnée, toutes les cellules feront partie de vos calculs, tandis qu'une seule d'entre elles sera en fait correcte.

Une autre chose que vous devez éviter est de masquer des informations, telles que des lignes, des colonnes et même des feuilles de calcul. Cela ne fera qu'augmenter les chances que d'autres utilisateurs passent à côté de quelque chose d'important lorsqu'ils travaillent avec / sur la feuille de calcul.

Gardez l'esthétique pour la fin

Les options de style d'Excel sont étendues, vous permettant d'ajuster les valeurs de cellule selon vos préférences de plusieurs manières. Vous pouvez choisir différentes bordures, couleurs, thèmes et autres fonctionnalités.

Il n'y a rien de mal à vouloir avoir une conception spécifique de votre feuille de calcul, mais généralement, cela résumera les informations pour le spectateur.

Si vous prévoyez de styliser votre feuille de calcul, essayez de la maintenir cohérente dans tout le document. Un style de mise en forme cohérent et simple aidera les lecteurs à comprendre votre feuille de calcul beaucoup plus facilement!

De plus, il est également important de créer une légende et de clarifier clairement vos sources. Vous pouvez apprendre à créer correctement une légende de graphique dans Excel sur le site officiel Microsoft site Internet.

En rapport: Comment ajouter des graphiques sparkline dans Excel

Apprenez à donner à votre document Excel un aspect professionnel

Créer et maintenir constamment de bons fichiers Excel n'est pas si difficile si vous connaissez les trucs et astuces de base. Il n'y a rien de mal à vouloir styliser votre document Excel, mais essayez de laisser le style / l'esthétique pour la fin.

Tout d'abord, vous devez créer une feuille de calcul claire et concise, du début à la fin. Après cela, vous pouvez ajouter quelques ajustements à votre document Excel, mais essayez de le garder simple et cohérent sur toutes les feuilles de calcul!

Comment rechercher et supprimer des références circulaires dans Excel

Voici ce que vous devez savoir sur les références circulaires dans Microsoft Excel et comment les gérer lorsqu'elles apparaissent.

Lire la suite

A propos de l'auteur