Comment préparer des listes de tâches à l'aide de Eisenhower Matrix

Vous pouvez améliorer votre productivité en planifiant correctement les tâches et en minimisant les distractions. Mais comment hiérarchiser les tâches? Tout mettre sur votre liste de tâches vous garantit de faire les tâches les plus importantes en premier, suivies des tâches secondaires.

Une fois que vous avez une liste de toutes vos tâches, passez du temps à les organiser et à les hiérarchiser pour vous assurer de faire les bonnes choses au bon moment. Dans cet article, vous apprendrez comment hiérarchiser vos tâches en fonction de l'attention qu'elles nécessitent et comment vous pouvez utiliser le principe d'Eisenhower pour les exécuter correctement.

Différents types d'attention

Avant de hiérarchiser vos tâches, comprenons les différents types d'attention dont chaque tâche a besoin.

1. Une attention proactive: C'est le genre d'attention qui doit être focalisée et soutenue pour accomplir les tâches les plus difficiles ou les plus complexes. Rédiger votre thèse, envoyer des e-mails de proposition de projet, résoudre un problème académique, créer une vidéo youtube sont les tâches qui nécessitent le plus de concentration. Pour accomplir ces tâches, vous devez porter une attention proactive.

2. Attention active: L'attention active fait référence à l'attention minutieuse requise pour faire face aux tâches quotidiennes répétées et de niveau modéré. La plupart des activités quotidiennes les plus mineures, telles que la planification de vos réunions sur le calendrier Google, l'envoi d'e-mails en attente, l'envoi de documents importants à des collègues, nécessitent une attention active. Bien que vous ne fabriquiez pas quelque chose de manière proactive, vous avez toujours besoin d'une certaine attention pour faire avancer les choses.

3. Attention inactive: Pour des tâches relativement faciles que vous pouvez automatiser, cela nécessite une attention minimale. Nettoyer le spam de votre courrier, annuler les brouillons d'e-mails, envoyer des invitations à des événements à une liste de vos collègues, toutes ces activités nécessitent un seul clic. Pour une telle tâche, vous n'avez pas besoin d'une attention active appropriée.

Hiérarchisation des tâches en fonction du niveau d'attention

Hiérarchiser vos tâches en fonction du niveau d'attention dont elles ont besoin est un excellent moyen de répertorier vos activités quotidiennes.

Toutes ces tâches qui nécessitent une attention proactive sont sûrement d'une grande importance pour vous. Cela vaut la peine de passer plus de temps sur ces tâches, elles devraient donc être celles avec lesquelles vous commencez votre journée. Essayez également de consacrer les heures les plus concentrées et les plus fraîches de votre journée à ces activités. Prendre une tasse de café et jeter des écouteurs peut vous aider à rester proactif.

Les tâches nécessitant une attention inactive se situent entre les activités proactives et inactives. Vous pouvez répartir ces heures pendant la journée lorsque vous n'êtes ni pro-actif ni inactif. Si vous devez appeler votre ami, le matin n'est peut-être pas le bon moment pour le faire. Alors, ne perdez pas vos heures actives à de telles activités.

Vous pouvez planifier les tâches qui nécessitent uniquement votre attention inactive à ces heures de la journée lorsque vous entrez dans la zone paresseuse. C'est le moment idéal pour les cocher rapidement dans vos listes de tâches. De cette façon, vous utiliserez vos heures de paresse pour faire quelque chose de productif au fur et à mesure que la journée avance.

Implémentons les concepts ci-dessus pour priorisez vos listes de tâches dans todoist. Pour cela, regardez la liste des 6 tâches que vous devez faire dans la journée.

La liste des tâches ci-dessus, l'écriture du script et le tournage de la vidéo YouTube nécessitent la plupart de votre attention. Alors, cliquez sur ces deux tâches et définissez la priorité sur une.

1. Cliquer sur trois points devant chaque tâche.

2. Met le priorité au drapeau rouge.

Vous verrez que toutes les tâches avec la priorité un se déplaceront au-dessus de toutes les autres tâches.

Lorsque vous rencontrez votre patron et appelez votre ami, vous n'avez pas besoin d'être proactif. Cependant, vous ne pouvez pas faire les deux quand vous êtes paresseux et léthargique. Alors, définissez ces tâches comme votre deuxième priorité en sélectionnant le drapeau orange dans les paramètres de priorité.

L'envoi d'invitations par e-mail à des collègues et le transfert des données vers MS-Excel sont deux tâches qui nécessitent votre attention inactive. Alors, définissez-les dans votre arbre de priorité en choisissant le drapeau bleu dans les paramètres de priorité.

C'est ainsi que vous pouvez hiérarchiser les tâches de votre liste de tâches en décidant ce qui sera proactif, inactif et actif. Ne donner que l'attention appropriée qui correspond à chaque tâche, vous oblige à atteindre vos objectifs d'efficacité.

Après avoir priorisé vos tâches quotidiennes et compris l'attention que chacune requiert, il est temps de les intégrer à la journée de travail réelle. La méthode Eisenhower est une méthode bien connue qui enseigne comment gérer différents types de tâches de routine.

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Insertion de tâches dans votre emploi du temps quotidien à l'aide de Eisenhower Matrix

Selon Eisenhower, vous pouvez diviser toutes les tâches en quatre catégories différentes en fonction de leur importance et de leur urgence. Ensuite, vous le faites instantanément, le déléguez, le différez ou le videz complètement.

Discutons brièvement de chacune de ces catégories:

1. Fais-le: Il fait référence à l'achèvement d'une tâche que vous ne pouvez pas éviter. En connaissant son importance et sa sensibilité temporelle, vous la complétez immédiatement.
2. Déléguez-le: Vous confiez la tâche à quelqu'un d'autre et ils s'en chargent.
3. Reportez-le: Cependant, vous voulez le faire vous-même plus tard dans la journée. Ce sont les tâches que vous pouvez mettre de côté et planifier en conséquence.
4. Jette le: Il s'agit de se débarrasser des tâches qui ne valent pas votre temps, et ces tâches ne sont rien de plus qu'une distraction.

Voici comment la méthode Eisenhower s'applique aux tâches dans todoist.

Filmer la vidéo YouTube est la première tâche, vous devriez donc fais-le d'abord car c'est votre priorité. Votre prochaine priorité est d'écrire un script, quelque chose que vous pouvez déléguer à votre écrivain. De même, vous pouvez déléguer la tâche de transfert de données vers Excel.

Rencontrer votre patron et appeler vos amis peut être retardé, alors reporter ces deux tâches. Enfin, si vous manquez de temps, vous pouvez décharger envoyer des invitations par e-mail et les faire plus tard.

C'est le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer correctement votre routine de travail. Sinon, vous risquez d'être très occupé à accomplir les tâches au mauvais moment de manière inefficace, à part être productif.

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Tirez le meilleur parti de vos listes de tâches

Que vous soyez un matin ou un noctambule, filtrez vos heures les plus efficaces et allouez-les à des tâches nécessitant une attention proactive. Votre priorité devrait être de ne pas laisser les tâches inactives et actives vous distraire des tâches proactives.

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