Comment prendre le contrôle de votre boîte de réception et rester productif

Pour un professionnel, il est impossible de penser à une journée sans e-mails. Des études montrent que les professionnels passent environ un tiers de leurs heures de bureau à vérifier leurs boîtes de réception.

En donnant la priorité aux e-mails, vous finissez par sacrifier votre productivité, votre concentration et votre créativité. Les conseils suivants peuvent vous aider à contrôler le temps de vérification de votre boîte de réception.

1. Limiter la vérification des e-mails

Vérifier votre boîte de réception un nombre infini de fois ne vous mènera nulle part. Par conséquent, limitez le nombre de fois que vous souhaitez vérifier les nouveaux e-mails dans votre boîte de réception.

Créez la limite en fonction de vos besoins et de votre charge de travail. La vérification des e-mails au début et à la fin des heures de travail est très bien. Si nécessaire, vous pouvez également le vérifier une fois après le déjeuner.

Ne consultez pas votre boîte de réception pendant les heures les plus productives de la journée, comme le matin et le soir, ou lorsque vous passez du temps avec votre famille. Vous pouvez être flexible et continuer à expérimenter jusqu'à ce que vous trouviez quelque chose qui vous convienne. Par exemple, vous pouvez définir des limites telles que:

• Ne consultez pas vos e-mails professionnels avant 10h et après 19h. ou pendant les week-ends.
• Vérifiez votre boîte de réception seulement deux ou trois fois par jour.
• Utilisez n'importe quel système structuré qui n'affiche que les e-mails récents ou importants.

2. Obtenez des tâches directement dans l'application de gestion des tâches

Faites-vous partie de ceux qui dépendent des e-mails pour les affectations de tâches? Si oui, il est temps de changer. L'une des principales raisons de vérifier constamment les boîtes de réception est que d'autres vous attribuent de nouvelles tâches par e-mail ou conservent vos tâches là-bas.

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Votre boîte de réception n'a pas à fonctionner comme votre liste de tâches. Limitez l'utilisation du courrier électronique uniquement à des fins de communication, déplacez tout ce qui nécessite une action au-delà d'une réponse aux applications de gestion des tâches ou aux applications de liste de tâches. Ces applications offrent également des fonctionnalités de communication instantanée qui rendront la gestion de projet transparente.

Si vous ouvrez un e-mail et le lisez, ne vous contentez pas de le fermer après la lecture et de vous occuper d'autres e-mails. Agissez immédiatement sur cet e-mail pour éviter de revenir dans votre boîte de réception pour répondre.

Si l'e-mail a besoin d'une réponse, faites-le. Si vous avez besoin de l'e-mail pour référence future:

• Garde le.
• Si l'e-mail est critique pour l'entreprise, mettez-le en vedette.
• Si vous n'en avez plus besoin, supprimez-le.

En finir avec chaque e-mail que vous lisez est la clé pour garder votre boîte de réception et votre cerveau sans encombrement.

4. Fermez votre client de messagerie

Oui, vous pouvez continuer à travailler sur votre bureau sans que l'application de messagerie reste opérationnelle. Après avoir vérifié et répondu à vos e-mails, fermez l'application et concentrez-vous sur l'exécution de vos tâches.

Informez votre famille, vos amis, vos collègues et vos clients que le courrier électronique n'est pas le meilleur moyen de vous joindre pour une réponse immédiate.

Une fois qu'ils en seront conscients, ils auront des attentes limitées de votre part en ce qui concerne la réponse par e-mail. Vous pouvez utiliser diverses autres applications de messagerie instantanée sur votre téléphone ou votre ordinateur portable pour rester en contact avec votre famille et vos collègues.

5. Gardez les réponses par e-mail courtes

Si vous avez l'habitude d'écrire de longs e-mails, arrêtez de perdre votre temps et passez à rédiger de courts messages électroniques. Assurez-vous que vos e-mails sont pertinents et que votre requête est indiquée dans la toute première ligne pour éviter toute confusion. Vous pouvez terminer la plupart des e-mails en quelques phrases, et sa brièveté suggère que vous appréciez le temps de chacun, y compris le vôtre.

Seuls quelques e-mails nécessiteront une réponse plus longue, et vous pouvez facilement les conserver dans la catégorie « répondre plus tard ». Si possible, vous pouvez envoyer ces réponses sous forme de messages audio.

6. Dites non aux notifications par e-mail

Les notifications sont la principale cause de distraction pour un professionnel moderne. Il serait faux de supposer que toutes les notifications proviennent des réseaux sociaux.

Des alertes par e-mail apparaissent également occasionnellement, ce qui perturbe votre flux de travail régulier. Avec la notification par e-mail activée, la fermeture de l'application ou de l'onglet ne sera d'aucune aide.

Si vous êtes distrait par chaque nouvelle notification par e-mail et que vous êtes occupé à vérifier votre boîte de réception, il est préférable de désactiver la nouvelle notification par e-mail. Cela vous aidera à vous concentrer sur la tâche à accomplir, en particulier celles qui nécessitent une attention complète.

7. Essayez d'activer l'autorépondeur du week-end

Cette méthode est indispensable si vous êtes freelance ou solopreneur. L'autorépondeur vous évite d'être aliéné de tout le monde tout en ignorant les e-mails pour votre tranquillité d'esprit.

Créez des répondeurs automatiques réfléchis et informatifs qui peuvent prendre en charge tous les e-mails que vous recevez pendant les week-ends ou les vacances.

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8. Arrêtez de vérifier les e-mails sur votre smartphone

Ce point pourrait vous effrayer avec FOMO. Cependant, réfléchissez à deux fois si vous avez vraiment besoin d'un client de messagerie installé sur votre téléphone ou non. Au lieu de recevoir des e-mails, vous pouvez utiliser des applications de communication plus instantanées telles que Slack sur votre téléphone. Laissons l'e-mail sur votre bureau et profitez de votre courte pause sans aucun souci.

9. Valorisez l'espace de votre boîte de réception

Vous utilisez peut-être un client de messagerie gratuit, mais cela ne signifie pas que vous laisserez votre boîte de réception encombrer d'e-mails indésirables. Si vous êtes abonné à des sites Web qui vous bombardent tout au long de la journée de soldes et d'offres promotionnelles, il est temps de prendre des mesures.

De nombreux e-mails promotionnels atterrissent sur vos e-mails parce que vous leur avez donné votre autorisation en premier lieu. Alors, désabonnez-vous des sites Web qui ne vous intéressent plus.

Réfléchissez également à deux fois avant de vous inscrire aux newsletters la prochaine fois. Avec cela, vous n'avez pas à passer du temps à rechercher les e-mails importants ou à supprimer les e-mails inutiles.

10. Séparez vos comptes de messagerie personnels et professionnels

Cela peut ressembler à quelque chose que nous connaissons tous, mais il y aura toujours des personnes qui recevront des e-mails professionnels et personnels dans la même boîte de réception. Si vous êtes l'un d'entre eux, il est grand temps de créer différents e-mails à des fins personnelles et professionnelles.

Essayez de ne pas vérifier votre courrier électronique personnel pendant les heures de bureau (sauf si vous vous attendez à recevoir un courrier électronique crucial). De même, évitez de consulter les e-mails officiels en dehors des heures de bureau. Ainsi, vous pouvez maintenir un équilibre travail-vie sain qui contribuera en fin de compte à votre productivité.

Travaillez de manière productive sans entraver votre boîte de réception

Même si le courrier électronique a apporté un changement révolutionnaire dans la façon dont nous communiquons, y prêter trop d'attention peut être à la fois distrayant et destructeur. En limitant votre attention à votre boîte de réception, vous pouvez continuer à vous concentrer sur les tâches quotidiennes.

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