Productivité 101: Comment utiliser la méthode GTD (Getting Things Done)

Avez-vous l'impression de traiter plusieurs tâches et projets dans votre tête, mais de ne pas les terminer réellement? Lorsque vous réfléchissez beaucoup aux tâches, aux projets et aux objectifs, il devient difficile pour votre esprit de se concentrer sur la productivité.

Grâce à une gestion systématique des tâches, Getting Things Done (GTD) vous aide à réduire le stress mental. En savoir plus sur la méthode GTD, les processus et comment s'organiser pour accomplir des tâches efficacement.

Qu'est-ce que la méthode Getting Things Done (GTD) ?

Les cinq étapes, à savoir Capturer, Clarifier, Organiser, Réviser et Engager, construisent le système GTD qui rend les professionnels ou les indépendants plus productifs au travail ou à la maison.

Vous devrez investir quelques heures productives dans la mise en place de la méthode GTD et de ses outils. Cependant, un si petit investissement d'énergie et de temps sera payant pour le reste de votre vie si vous le pratiquez continuellement.

Au fur et à mesure que vous implémentez le système GTD pour chaque tâche professionnelle ou personnelle, vous commencerez à voir les avantages suivants:

1. Vous gagnerez plus de temps et pourrez trouver le bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
2. Vous deviendrez plus efficace et productif grâce à la gestion des tâches. Ainsi, vous serez finalement libéré du stress mental.
3. Vous pouvez éviter de nuire au projet en vous concentrant sur des tâches plus importantes.
4. Vous devenez plus créatif car votre esprit n'a pas à traiter des données inutiles.

Quand adopter la méthode GTD

Vous pouvez pratiquement appliquer le système GTD pour accomplir toutes vos tâches professionnelles ou personnelles. Les pigistes et les professionnels qui s'occupent de nombreuses tâches devraient pratiquer GTD pour rester productifs. Les scénarios réels qui conviennent le mieux au système GTD sont:

1. Vous craignez d'oublier les tâches petites mais cruciales de tout projet.
2. Vous n'êtes pas sûr de garder une trace de toutes choses.
3. Vous remplissez plusieurs rôles dans votre vie professionnelle et personnelle.
4. Vous vous retrouvez fréquemment à initier divers projets mais ne pouvez pas les terminer à temps.
5. Vous n'avez jamais essayé l'approche Getting Things Done pour gérer les tâches.

Comment fonctionne la méthode GTD

Première étape: capturez

David Allen, le développeur de la méthode GTD, met l'accent sur la capture de tâches et d'idées par écrit ou par stockage numérique pour garder l'esprit sans stress.

Par conséquent, vous devez immédiatement stocker des événements, des idées, des rendez-vous, des tâches, des tâches, des sous-tâches, des références de projet, etc., dans votre boîte de réception. Cette boîte de réception peut être un système de classement papier ou des applications telles que Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.

Une boîte de réception est une représentation visuelle des éléments dont vous devez vous occuper régulièrement au travail ou à la maison. C'est la première étape vers un workflow de gestion du temps personnel basé sur GTD. Cette étape nécessite beaucoup d'énergie et de temps car vous devez passer par des processus de réflexion approfondis pour capturer toutes les tâches et les idées en un seul endroit.

Vous pouvez capturer efficacement toutes les tâches dans votre boîte de réception GTD en utilisant Applications de gestion du temps basées sur GTD comme Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.

Deuxième étape: clarifier

Après avoir rempli des idées et des tâches dans la boîte de réception GTD, vous devez convertir ces éléments encombrés en étapes exploitables. Suivez la liste de contrôle ci-dessous pour tous les éléments de votre boîte de réception:

1. Terminez la tâche immédiatement si cela prend moins de deux minutes.
2. Si le projet le permet, recherchez des opportunités de délégation de tâches.
3. Mettez des éléments de référence tels que des documents, des fichiers, des informations de contact, etc., dans la section des commentaires d'une tâche spécifique.
4. Si vous devez effectuer une tâche à l'avenir, attribuez une date d'échéance.
5. Supprimez tous les éléments non pertinents dans un contexte personnel ou professionnel.

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Troisième étape: organiser

Pour organiser vos tâches, vous devez les répertorier dans la liste de tâches temporaire pour un traitement ultérieur en fonction des éléments suivants:

1. Calendrier: Vous devez saisir des rendez-vous dans votre calendrier. Vous pouvez commencer à utiliser des applications de calendrier, car elles sont plus efficaces que les calendriers papier.
2. Actions suivantes : Les tâches qui ne conviennent à aucun projet doivent figurer dans la liste Actions suivantes. Vous pouvez avoir différentes listes spécifiques au contexte comme les tâches ménagères, personnelles, professionnelles, appels téléphoniques, etc.
3. Projets: Vous devez organiser les projets dans une liste distincte en fonction des contextes. Attribuez des délais spécifiques pour chaque tâche d'un projet et examinez quotidiennement la liste des projets.
4. Attendre: Si vous déléguez certaines tâches du projet à d'autres, vous devez conserver une liste de rappel pour ces tâches.

Listes de tâches et applications de prise de notes comme TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., vous aident à organiser et à visualiser vos listes de tâches.

Quatrième étape: s'engager

Vous déterminez systématiquement ce qu'il faut faire ensuite dans l'étape Engager en utilisant les quatre critères suivants:

1. Le contexte: Vous aurez différentes tâches liées au travail, à la vie et aux loisirs. Ce sont les contextes. Vous devez créer des listes de tâches distinctes pour chacun de ces contextes.
2. Le temps disponible: Si vous disposez d'environ 15 minutes pour vous rendre à destination, vous pouvez probablement vous arrêter dans une épicerie pour acheter les articles que vous avez inscrits sur votre liste de courses.
3. Énergie disponible : Planifiez des tâches complexes pour le moment où vous êtes plus énergique. Laissez les tâches simples pour les heures à faible niveau d'énergie.
4. Priorité: Vous pouvez également identifier ce qu'il faut faire ensuite en fonction de la priorité des tâches dans une liste de tâches.

Les outils de gestion des tâches qui suivent la méthode GTD vous permettront d'ajouter des vues de tâches personnalisées avec des filtres. Ces filtres peuvent être une priorité, une date d'échéance, un cessionnaire, des mots clés, une date de création, etc. De telles applications automatisent également la méthode GTD via des vues comme aujourd'hui, à venir, la prochaine vue, des contextes via une étiquette, etc.

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Cinquième étape: Réviser

L'examen des éléments GTD tels que les entrées de calendrier et les listes de tâches maintient votre système GTD à jour. Dans la méthode GTD, vous pouvez pratiquer des revues hebdomadaires pour le meilleur résultat. L'étape de révision vous permet d'affiner vos workflows de gestion du temps et d'identifier les prochaines étapes.

Outils de gestion des tâches que vous utilisez peut-être pour faire avancer les choses automatise l'étape de révision. Des applications comme Infinity, Trello, Asana, Todoist, etc., sont livrées avec des modèles de révision GTD intégrés. Ces modèles fournissent tous les points de contrôle que vous devez franchir pour un examen hebdomadaire réussi de votre flux de travail GTD pour tout projet ou tâche.

Les applications vous permettent également de personnaliser ces modèles de révision en fonction des besoins de votre projet. Par exemple, vous pouvez créer une revue bimensuelle plutôt qu'une revue hebdomadaire. Vous pouvez créer des commentaires de tâches ou des sous-tâches pour déterminer vos réflexions hebdomadaires et vous concentrer sur la semaine suivante.

Devenez plus productif avec le système Getting Things Done

La méthode GTD divise l'ensemble du processus de gestion des tâches en cinq étapes simples: capturer, clarifier, organiser, examiner et engager. Le système GTD et les outils pour faire avancer les choses vous aident à utiliser davantage les capacités cérébrales lors de l'achèvement des tâches que les pensées improductives.

Pour une productivité optimale, sachez choisir la meilleure application pour la gestion des tâches tout en adoptant régulièrement la méthode GTD.

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