Les 14 meilleurs conseils sur l'étiquette du courrier électronique que vous devez savoir

Que vous soyez rédacteur de contenu, spécialiste du marketing, développeur ou travailleur indépendant, le courrier électronique fait partie intégrante de notre monde moderne.

En fait, c'est la forme de communication la plus courante parmi les pigistes. Pour cette raison, il est important d'apprendre les meilleures pratiques et l'étiquette pour l'envoi d'e-mails si vous souhaitez attirer et fidéliser des clients.

1. Entraînez-vous à répondre rapidement

Étant donné que les activités indépendantes dépendent beaucoup de la communication par e-mail, une réponse rapide est devenue une norme attendue.

À moins que vous ne passiez du temps avec votre famille et vos amis, vous devriez toujours viser à répondre à tous vos e-mails dans l'heure. Si cela n'est pas possible, répondez le jour même pendant les heures d'ouverture du client.

2. Clarifier le point de départ

Vos clients n'ont pas besoin de lire votre e-mail jusqu'à la fin, ou pire, plusieurs fois, pour comprendre le point que vous essayez de faire valoir. Si vous écrivez un e-mail, assurez-vous d'énoncer clairement votre message dès le début, que ce soit dans l'objet ou dans le corps.

Le sujet doit être court et précis. Dans le corps de l'e-mail, mettez en valeur vos détails les plus importants en utilisant des puces.

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3. Vérifiez la grammaire et l'orthographe

Votre e-mail est le reflet de qui vous êtes. Cela montrera ce que les clients attendent de vous en termes de qualité de travail. Même les professionnels les plus expérimentés font des fautes de frappe, surtout lorsqu'ils tapent à partir de smartphones. Cependant, les clients n'auront pas une bonne première impression de telles erreurs.

Une fois que vous avez terminé de composer, lisez l'e-mail à haute voix afin de découvrir les erreurs grammaticales. Vous pouvez également utiliser des outils en ligne pour obtenir une assistance supplémentaire.

4. Restez concis

Si vous êtes un écrivain issu d'un milieu littéraire, il peut être difficile de vous empêcher d'écrire dans un langage fleuri. Cependant, pour une personne ordinaire, cela ne deviendra qu'un code qu'il sera incapable de déchiffrer!

Gardez toujours vos e-mails courts et simples. Écrivez en petites phrases et utilisez des mots que tout le monde connaît. Si vous devez transmettre des informations qui ne tiennent pas dans quelques paragraphes, il est préférable de planifier une réunion virtuelle ou un appel téléphonique.

5. Répondre à toutes les requêtes

Ce point peut sembler contradictoire avec le pointeur précédent, où nous vous avons demandé de garder l'e-mail court. Eh bien, sauter toute question de votre client par souci de concision sera une action irrespectueuse.

Répondez aux questions posées sur chaque section de l'e-mail dans des sections distinctes. Ainsi, le client sait que vous lisez attentivement son email. Lorsque vous n'êtes pas en mesure de répondre immédiatement à une question, mentionnez-le quand vous le pouvez.

6. Suivre le format unique et standard

Lorsque vous écrivez des e-mails à vos clients, utilisez un format unique pour tous les e-mails. Assurez-vous d'utiliser la même casse, la même taille de police, la même couleur de police et la même structure de texte sur chaque e-mail. Si vous n'avez pas de format standard, un seul fil d'e-mail aura l'air bizarre.

Pour les communications professionnelles, vous pouvez utiliser des polices comme Arial, Calibri et Verdana. Pour la taille, 12 est sans danger. L'utilisation de polices colorées n'est pas recommandée pour ce type d'interaction professionnelle - restons-en au noir.

7. Terminer par une signature

Quel que soit votre statut professionnel, c'est toujours une bonne idée d'avoir une signature email avec vos coordonnées en bas de vos emails. Cela aide les gens à se souvenir de vous afin qu'ils puissent vous contacter immédiatement si nécessaire.

L'ajout d'une signature personnalisée à la fin de l'e-mail est simple, et cela ne fera que vous donner une allure professionnelle. Ajoutez vos coordonnées dans la signature.

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8. Utiliser le modèle d'e-mail d'absence du bureau

Vous pouvez partir en vacances, mais lorsque vous travaillez en indépendant, assurez-vous que vos clients le sachent. En plus de les alerter personnellement par e-mail, ce sera génial d'avoir un répondeur absent.

Lorsque vous travaillez avec plusieurs clients, vous devez gérer les délais. De même, vos clients ont besoin de savoir quand ils peuvent s'attendre à votre réponse.

9. Toujours un suivi

Le suivi de vos clients est essentiel lorsque vous vous attendiez à obtenir une réponse mais que vous ne l'avez pas fait. Dans un e-mail de suivi, vous pouvez copier toute information pertinente et rattacher tous les fichiers cruciaux pour aider le client à trouver facilement les informations nécessaires.

10. Utilisez la bonne langue

Utilisez le langage professionnel standard tout en communiquant avec vos clients. Évitez d'utiliser des émoticônes dans de telles conversations formelles. Commencez l'e-mail par une salutation courtoise et adressez-vous directement aux clients avec leurs noms.

N'utilisez pas TOUTES LES MAJUSCULES ou des acronymes comme ASAP ou RSVP. Aussi, il est préférable de ne pas utiliser une forme abrégée du nom de votre client.

11. Évitez de répondre lorsque vous êtes contrarié ou en colère

Peu importe combien de temps vous êtes dans le entreprise indépendante, se sentir frustré et en colère par votre travail est inévitable. Si certains e-mails des clients vous énervent, l'instinct naturel serait de répondre instantanément.

Mais évitez toujours de répondre lorsque vous êtes emporté par les émotions. Restez professionnel et écrivez une réponse polie une fois que vous vous êtes calmé.

12. Communiquer en utilisant d'autres méthodes

Au fur et à mesure que vous grandissez en tant que pigiste, vous saurez quand mettre la discussion hors ligne. Lorsque vous partagez des informations urgentes, ne vous fiez pas uniquement aux e-mails. Associez-le toujours à n'importe quelle forme de communication en temps réel, comme un appel téléphonique ou un message Slack.

13. N'essayez pas de vous faire des amis

Vous êtes ici pour établir une relation d'affaires avec votre client, pas pour vous lier d'amitié avec lui. Il est toujours prudent de ne pas être drôle ou intelligent avec votre client. Tenez-vous en à l'information et à l'intention de votre message. Il n'y a aucune hâte à leur montrer votre personnalité pendant que vous allez avoir une relation professionnelle.

14. Ne sautez pas de réponse

Être en retard pour répondre à un e-mail ou le sauter complètement peut vous coûter un projet. Si votre boîte de réception est pleine d'e-mails de vente et de newsletters inutiles, vous risquez de manquer des e-mails importants de votre client.

Marquez les e-mails des clients existants comme favoris afin de les mettre en haut de votre boîte de réception. Pour accéder rapidement à tous les e-mails liés au travail, gardez vos e-mails en ordre.

Les étiquettes d'e-mail intelligentes impressionneront vos clients

Afin de gérer efficacement une entreprise, l'envoi d'e-mails est une partie essentielle du processus. Essayez ces astuces rapides pour créer un e-mail professionnel et vous présenter de manière plus intelligente et meilleure aux clients potentiels et existants.

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