Comment rédiger de meilleurs e-mails: 3 conseils simples

Comprendre comment rédiger de bons e-mails est une compétence cruciale, en particulier pour le travail. Que vous possédiez une petite entreprise ou que vous soyez travailleur indépendant, vous êtes susceptible de traiter d'innombrables e-mails chaque jour.

Vous pouvez utiliser les e-mails comme principal moyen de communication avec d'autres entreprises et clients. Rédiger un e-mail peut sembler une tâche simple, mais les gens souffrent souvent de problèmes de communication.

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider!

1. Être précis

Dans la communication par e-mail, vous devez être précis avec ce que vous dites. Un simple e-mail tel que « J'ai besoin que cela soit fait d'ici demain ». ne suffira pas si vous envoyez un message à un employé.

Même si vos employés devraient comprendre la plupart de ce que vous dites, pourquoi prendre le risque d'une mauvaise communication alors que vous pouvez plutôt être direct?

2. Structurez correctement votre e-mail

Optimiser la ligne d'objet

Tous les aspects de votre e-mail, de la ligne d'objet au corps, doivent être optimisés.

Vous recevez d'innombrables e-mails chaque jour, et certains d'entre eux ont tendance à se démarquer, n'est-ce pas? Ce sont généralement ceux dont la ligne d'objet est optimisée. La ligne d'objet de votre e-mail doit être pertinente par rapport à l'objet général de l'e-mail.

Lorsque nous ne reconnaissons pas la ligne d'objet, ou qu'elle semble hors de propos, nous supprimons simplement l'e-mail avant de le lire. Pour éviter cela, assurez-vous que votre ligne d'objet est correctement structurée.

Corps de l'e-mail

Commencez votre e-mail par une salutation. Il est important d'être formel lors de la communication avec les clients et les partenaires commerciaux. C'est parfaitement bien d'utiliser un discours informel lorsque cela est approprié, mais il est préférable d'utiliser un discours formel dans la plupart des cas.

Quelle est la question ou l'action que vous essayez de transmettre? Il est bon d'aller droit au but après les salutations. N'hésitez pas à être direct.

Fermeture

La fin de votre e-mail est la dernière chose que vos clients ou partenaires commerciaux vont lire. Cela peut influencer le fait qu'ils vous donnent une réponse ou non.

Essayez de terminer l'e-mail comme vous le feriez dans une conversation. Vous aurez plus de chances de recevoir une réponse positive si vous êtes amical, professionnel et clair avec votre appel à l'action.

Envoi d'une pièce jointe

Si vous souhaitez envoyer une pièce jointe volumineuse, vous ne devriez pas le faire par e-mail. Au lieu de cela, téléchargez le fichier sur un service de partage de fichiers et envoyez un lien à la place. Cela a l'air beaucoup plus professionnel.

3. Éditez et relisez !

Lorsque vous préparez votre e-mail, essayez d'imaginer que tout le monde dans l'entreprise le lira. Les e-mails sont rapides à créer, mais ils peuvent laisser une impression durable, alors assurez-vous de revoir votre travail avant de cliquer Envoyer.

Il existe de nombreux outils en ligne gratuits qui peuvent vous aider à vous assurer que votre travail est bien écrit et grammaticalement correct. Il comprend la structure de la phrase, la ponctuation, l'orthographe, etc.

Grammaire

Grammaire analysera un morceau de texte que vous avez écrit et vérifiera les éventuelles erreurs grammaticales. Vous pouvez l'installer en tant qu'extension de navigateur et vous y avez donc accès, quel que soit le site Web que vous utilisez.

Par exemple, Grammarly peut vérifier votre grammaire lorsque vous tapez votre e-mail sur Gmail ou d'autres sites de messagerie.

Grammarly est disponible gratuitement, mais il existe également une version premium. Sa version gratuite détecte bien les erreurs de grammaire et de ponctuation de base et avancées, telles que les virgules, les phrases répétées, les allitérations, les fragments, etc.

Il vérifiera également les fautes d'orthographe, le plagiat et le style d'écriture. La version premium de Grammarly ajoute une touche supplémentaire à tout ce que propose la version gratuite. Cependant, le premium Grammarly est principalement destiné à ceux qui envisagent de publier des articles.

En rapport: La prime grammaticale en vaut-elle la peine? Voici tout ce que vous devez savoir

Éditeur Hemingway

le Éditeur Hemingway est un outil en ligne gratuit qui vous aidera à améliorer votre style d'écriture. La plate-forme est idéale pour éditer des pièces courtes, telles que des e-mails.

De plus, l'éditeur Hemingway vous encouragera à être clair et direct dans votre écriture, même si vous écrivez de longs articles avec des phrases complexes. Vous pouvez utiliser cet éditeur pour évaluer la complexité et la lisibilité de votre travail.

Saviez-vous que Microsoft Word propose d'excellentes options de vérification linguistique? Lorsque vous ouvrez Microsoft Word, cliquez sur Fichier > Options > Vérification. Vous pouvez choisir les options de correction automatique et d'orthographe que Microsoft Word doit vérifier.

En outre, Microsoft fournit également Éditeur Microsoft, une extension de navigateur qui peut vous aider à vérifier vos documents pour les erreurs de grammaire, le style et plus encore.

L'avantage de l'édition de vos e-mails dans Microsoft Word est que l'édition/la mise en forme se traduit très bien dans certaines applications/sites de messagerie, tels que Gmail ou Outlook.

Aujourd'hui, les fournisseurs de messagerie les plus populaires auront des options d'édition intégrées. Beaucoup d'entre eux vérifieront également les erreurs de grammaire. Outre Gmail, Yahoo et Outlook ont ​​également des options de formatage pour les e-mails.

En rapport: Les fournisseurs de messagerie les plus populaires mieux que Gmail et Yahoo Mail

Apprenez à structurer un e-mail parfait

La plupart d'entre nous passons une partie importante de la journée à composer et à lire des e-mails. La plupart du temps, ces e-mails peuvent être déroutants pour les autres. Les conseils mentionnés ci-dessus devraient vous aider à rédiger des e-mails concis, clairs et faciles à comprendre.

Vos e-mails sont le reflet de votre professionnalisme, de votre souci du détail et de vos valeurs. Assurez-vous donc de garder à l'esprit comment les autres pourraient interpréter le ton de votre e-mail.

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