Qu'est-ce que le timeboxing et comment augmente-t-il votre productivité ?

Si vous ou vos coéquipiers n'avez pas de limite de temps pour effectuer une tâche spécifique, vous risquez d'être moins productif. L'utilisation du timeboxing pour gérer votre temps vous aide à atténuer les pertes de temps et à augmenter la productivité.

De nombreuses organisations mondiales et des professionnels très performants utilisent des techniques de timeboxing. L'article explique ce qu'est le timeboxing, son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients.

Qu'est-ce que le Timeboxing ?

Le Timeboxing est une tactique de gestion du temps axée sur les objectifs du projet. Lorsque vous appliquez cette stratégie dans votre vie professionnelle ou personnelle, vous êtes mieux armé pour arrêter la procrastination et augmenter la productivité.

Les timebox sont des unités de timeboxing. Une timebox doit être un calendrier réaliste mais fixe pour une tâche. Vous pouvez attribuer plusieurs plages horaires si le travail est complexe. Les boîtes de temps peuvent être des minutes, des heures, des jours, des semaines ou même un mois, selon le projet et ses tâches.

Le Timeboxing vous permet de planifier un budget temps pour chaque tâche d'un projet. Vous vous asseyez avec votre équipe et créez une liste de tâches pour le projet. Vous et votre équipe devez réfléchir ensemble pour définir la limite de temps pour les tâches.

Les données telles que les tâches, les ressources et les plages horaires définies sont généralement disponibles dans une application de gestion des tâches. La méthode du timeboxing est une procédure de gestion du temps mondialement reconnue qui garantit un travail de haute qualité dans les délais les plus courts possibles.

Comment configurer le timeboxing

À moins que vous ne pensiez qu'il faudrait beaucoup d'efforts pour configurer le timeboxing, vous serez surpris que ce ne soit en fait pas aussi difficile qu'il y paraît. Voici quelques étapes rapides pour configurer le timeboxing une fois et l'utiliser pour de futurs projets:

1. Créez la liste des tâches du projet :

Vous pouvez utiliser n'importe quelle application en ligne comme Redbooth et OmniFocus pour créer une liste de tâches pour les tâches de n'importe quel projet. Assurez-vous que vous et votre équipe recherchez correctement avant de finaliser la liste des tâches.

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2. Regroupez et hiérarchisez les tâches :

Vous devez repérer des tâches similaires et les regrouper dans les plages horaires adjacentes. Cela vous aidera, vous ou votre équipe, à éviter les pertes de temps inutiles lors du basculement entre les tâches.

Vous devez également hiérarchiser certaines tâches et les déplacer vers le premier ensemble de boîtes de temps. Discutez avec le propriétaire du projet ou le client pour une hiérarchisation précise des tâches. Marquez les tâches prioritaires dans un code couleur distinct.

Vous pouvez utiliser des applications comme nTask, Wrike, Trello, Basecamp, etc., pour un regroupement et une hiérarchisation en ligne plus rapides.

3. Attribuer une zone de temps à chaque tâche :

Pour allouer un temps fixe à des tâches individuelles, vous devez tenir compte du délai de livraison que vous avez proposé au client. Maintenant, vous pouvez rencontrer votre équipe pour une session de remue-méninges afin de vous mettre d'accord sur une allocation de temps réaliste pour les tâches du projet.

4. Définir une plage horaire pour les pauses :

Définissez des temps fixes rationnels pour les pauses, les temps d'arrêt techniques et d'autres tâches non productives qui consommeront également le budget temps de tout projet.

Il existe de nombreuses applications de rappel disponibles que vous pouvez utiliser pour vous rappeler de faire une pause lorsqu'elle est dans la zone de pause. le les applications de rappel tendance sont TickTick, Rainlendar, 2 jours, rappel de Kana, etc.

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5. Quel Timebox choisir :

Il peut y avoir deux types de timeboxing: le hard timeboxing et le soft timeboxing. Le soft timeboxing suggère vers la fin de terminer la tâche. D'un autre côté, le hard timeboxing vous dit d'arrêter de travailler sur une tâche si le temps alloué est écoulé, même si le travail reste incomplet.

Pour les tâches simples, il serait utile de choisir le hard timeboxing. Investissez le temps que vous économisez grâce aux timebox durs dans des tâches complexes grâce au timeboxing doux.

6. Utilisez un minuteur pour les tâches :

Lorsque vous ou votre équipe commencerez une tâche, utilisez une minuterie pour suivre le temps. Enregistrez le temps nécessaire pour terminer la tâche dans votre liste de tâches pour analyse. Cela aiderait si vous utilisiez des applications de minuterie automatique sur vos ordinateurs, comme Sablier et Minuteur instantané.

7. Éloignez les distractions :

Les boîtes de temps vous aident, vous et votre équipe, à vous concentrer sur la tâche. Il permet également d'utiliser au mieux le flux de temps pour une productivité accrue. Cependant, vous ne verrez des améliorations grâce au timeboxing que si vous consacrez vraiment votre attention à la tâche pendant le timebox en cours.

Pour arrêter les distractions au travail, vous devez arrêter toutes les notifications qui pourraient vous distraire de la tâche à accomplir. Vous pouvez utiliser des outils comme Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, etc.

8. Réviser et récompenser :

Au stade initial, vous devez enregistrer beaucoup de données de votre processus de timeboxing. Vous devez enregistrer des données telles que les numéros de tâche, les boîtes de temps, le temps par tâche, etc. Utilisez ces données compilées pour évaluer comment le timeboxing vous aide, vous et votre équipe, à atteindre le niveau de productivité souhaité.

Vous pouvez occasionnellement récompenser les membres de votre équipe lorsqu'ils accomplissent des tâches dans le délai prédéfini. Cela contribue à accroître la motivation des membres de l'équipe.

Avantages du Timeboxing

La tactique du timeboxing s'applique à tout ce qui concerne la consommation de temps. Qu'il s'agisse de vos tâches ménagères ou de vos responsabilités professionnelles, vous pouvez constater des avantages immédiats lorsque vous pratiquez le timeboxing. Certains des avantages sont:

1. Vous et votre équipe devenez vraiment prudents quant à la façon dont vous utilisez votre temps.
2. Le Timeboxing vous permet de vous concentrer efficacement sur le travail de projet pour fournir des produits ou des services de haute qualité.
3. Le Timeboxing garantit que vous effectuez une tâche à la fois, réduisant ainsi la charge de travail.
4. Le Timeboxing est une technique de gestion du travail axée sur les objectifs. Lorsque vous ou votre équipe travaillez dans un environnement axé sur les objectifs, vous vous sentez motivé.
5. Vous pouvez profiter d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce au timeboxing. Les boîtes de temps vous indiquent efficacement quand votre calendrier est libre pour une réunion d'équipe décontractée ou pour assister à un dîner de famille.

Inconvénients du Timeboxing

Outre ses avantages polyvalents, il existe également quelques inconvénients, à savoir:

1. Il peut prendre une certaine expérience pour mettre en place une stratégie de timeboxing appropriée.
2. Certains prétendent qu'en raison des objectifs de délais, ils ne sont pas en mesure de fournir un service ou des produits de bonne qualité.
3. Certains professionnels peuvent se sentir dépassés lorsqu'ils voient de nombreuses tâches dans leur agenda.
4. Quelques personnes pensent que les minuteries de la timebox les distraient du travail lorsqu'elles se déclenchent.

C'est l'heure du Timeboxing

Les stratégies et astuces de timeboxing mentionnées ci-dessus vous aideront à atteindre une productivité et une croissance durables dans votre vie professionnelle ou personnelle.

Il vous sera plus facile de mettre en œuvre le timeboxing lorsque vous utiliserez des applications de gestion de tâches automatisées et en ligne. Si vous souhaitez utiliser une application de gestion des tâches pour vous aider avec le timeboxing, assurez-vous de choisir la bonne afin de ne pas avoir à changer d'application plus fréquemment.

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