Vous travaillez toujours à distance? Comment utiliser Google Drive pour gérer vos fichiers

Travaillez-vous entre votre domicile et le bureau? De nombreux employés se retrouvent dans un environnement de travail hybride. Pour vous assurer de rester productif, il est préférable d'avoir un seul endroit pour tous vos fichiers de travail, documents et informations critiques. Google Drive facilite la gestion de vos fichiers, que vous travailliez en pyjama sur le canapé ou dans votre bureau.

Le généreux stockage cloud gratuit de Google Drive vous permet d'accéder à vos fichiers où que vous soyez. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Google et l'application Google Drive ou n'importe quel navigateur.

Comment activer l'accès à votre Google Drive à la maison et au bureau

Permettre l'accès à vos fichiers via Google Drive est hyper facile. Chaque fichier que vous téléchargez sur votre Google Drive sera synchronisé sur tous vos appareils, que vous affichiez le fichier sur votre appareil mobile ou sur votre ordinateur. Ensuite, il ne vous reste plus qu'à vous connecter à Google Drive avec le compte commun pour consulter vos fichiers.

Pour profiter de toutes les offres de Google Drive, vous pouvez également choisir d'utiliser le navigateur Chrome.

Téléchargement d'un fichier sur Google Drive

Pour télécharger un fichier que vous souhaitez partager sur vos appareils sur Google Drive, vous pouvez suivre ces étapes simples. Sur votre bureau:

1. Accédez à Google Drive.
2. Sélectionner Nouveau en haut à gauche de votre écran puis Téléchargement de fichiers.
3. Choisissez le fichier que vous souhaitez télécharger, puis sélectionnez Ouvert.

Sur l'application mobile Google Drive:

1. Localisez le fichier que vous souhaitez télécharger sur Google Drive.
2. Robinet Partager puis appuyez sur Google Drive.

Une fois que vous avez téléchargé vos fichiers, vous êtes libre de les modifier, de les déplacer, de les commenter et plus encore à l'aide des outils de Google Drive. Ainsi, que vous utilisiez votre navigateur de bureau au bureau ou votre application mobile en attendant chez le médecin, vous aurez accès à tous les fichiers que vous téléchargez.

En rapport: Comment résoudre les erreurs de téléchargement de fichiers dans Google Drive

Paramètres de partage de Google Drive

Si les fichiers auxquels vous devez accéder appartiennent à quelqu'un d'autre, comme votre employeur, vous pourrez y accéder dans votre Google Drive tant qu'ils sont partagés avec vous. Pour accéder aux fichiers Google Drive, le propriétaire du fichier doit partager chaque fichier avec l'adresse e-mail associée à votre Google Drive. Ensuite, vous devriez être autorisé à afficher, commenter et modifier pour une fonctionnalité complète.

Si vous travaillez sur des fichiers en dehors de votre organisation, vous pouvez également y accéder à distance. Le propriétaire du fichier doit s'assurer que le fichier est défini sur Publique et partagé avec vous.

Conseils pour l'organisation des fichiers et dossiers de Google Drive

Maintenant que vous connaissez les bases du partage de fichiers dans Google Drive, il est temps d'organiser votre lecteur en fonction de vos besoins. Quelques conseils solides sur l'organisation des fichiers et des dossiers de Google Drive peuvent réduire le temps que vous passez à rechercher des informations afin que vous puissiez consacrer plus de temps à votre travail.

En rapport: Comment organiser Google Drive comme un pro

1. Utilisation des étoiles et des couleurs de dossier

Si vous utilisez souvent des fichiers tels que des feuilles de calcul et des documents de référence, ajoutez-les à vos fichiers favoris pour un accès facile. Ouvrez le fichier que vous souhaitez mettre en vedette et sélectionnez l'étoile dans la barre de menu supérieure. Désormais, ce fichier sera disponible dans votre section Favoris dans la barre latérale gauche de Google Drive.

Vous pouvez également coder en couleur vos dossiers Google Drive pour mettre en évidence les fichiers importants. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers spécifiquement pour les rapports budgétaires du mois prochain ou un dossier pour les fichiers qui nécessitent votre attention cette semaine. Ensuite, codez-les par couleur en conséquence.

Mettez en surbrillance le dossier que vous souhaitez modifier et sélectionnez le menu à trois points dans la barre de menu supérieure. Sélectionner Changer de couleur, choisissez votre couleur, et voilà. La petite icône de dossier changera de couleur immédiatement.

2. Accéder à vos fichiers hors ligne

Pour vraiment travailler de n'importe où, vous aurez besoin de la possibilité d'accéder à vos fichiers Google Drive hors ligne dans des endroits où il y a un manque de connexion Internet. Vous pouvez le faire à l'aide du navigateur Chrome. Pour configurer l'accès hors connexion pour Google Drive:

1. Installez le Extension hors connexion Google Docs.
2. Dans Google Drive, sélectionnez Paramètres.
3. Lorsque vous trouvez la section Hors ligne, cochez la case Créez, ouvrez et modifiez vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil hors connexion boîte.
4. Sélectionner Terminé.

Désormais, vous pourrez travailler dans les fichiers que vous définissez comme disponibles hors connexion, quelle que soit la connexion. Pour sélectionner des fichiers, faites un clic droit ou mettez le fichier en surbrillance, puis activez Disponible hors ligne. Vous devrez le faire avec chaque fichier que vous souhaitez rendre disponible hors connexion.

Il est important de noter que vous ne devez activer l'accès hors ligne que pour les appareils privés afin de protéger au mieux vos fichiers. Par exemple, votre ordinateur de bureau à domicile ou un ordinateur de travail protégé par un réseau privé virtuel (VPN).

3. Création d'un dossier de travail principal

Un autre excellent moyen de vous assurer de retrouver rapidement vos fichiers de travail consiste à créer un dossier de travail principal. Il s'agit du dossier principal où vous pouvez stocker tous vos sous-dossiers et fichiers pour un accès rapide. De plus, cela vous aidera à séparer vos fichiers professionnels et personnels.

Pour créer un nouveau dossier dans Google Drive:

1. Sélectionner Nouveau.
2. Choisir Dossier à partir des options de menu.
3. Nommez le dossier. Par exemple, vous pouvez nommer le dossier "Travail" ou faire preuve de créativité. Assurez-vous simplement de choisir un nom qui explique ce qui se trouve à l'intérieur.
4. Choisir Créer.

Répétez ce processus dans votre dossier principal en créant des sous-dossiers pour tous vos fichiers importants. Pour améliorer encore plus l'organisation, essayez de configurer votre Google Drive en vue liste en sélectionnant la grille dans la barre de menu supérieure. Cela permet de parcourir vos dossiers en un clin d'œil.

Google Drive facilite l'accès à tous les fichiers dont vous avez besoin pour travailler, que ce soit à la maison ou au bureau. Cela inclut tous vos documents Google, Google Sheets, Google Drawings et Google Slides, ainsi que des types de fichiers supplémentaires tels que ceux de Microsoft Word. Faites donc passer votre productivité de travail hybride au niveau supérieur avec Google Drive.

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