Comment créer un bilan dans Excel

Que vous ayez une petite entreprise ou une grande multinationale, vous devez comprendre comment votre entreprise se développe. Vous devez donc suivre les finances de votre entreprise en examinant divers états financiers.

Le compte de résultat, par exemple, montre comment l'organisation gagne et dépense de l'argent. Alternativement, l'état des flux de trésorerie vous permet de voir de combien d'argent vous disposez, ce qui vous permet de budgétiser correctement vos dépenses.

Enfin, il y a le bilan, qui est aussi l'un des états financiers de base. Voici un guide rapide pour vous aider à créer le vôtre dans Microsoft Excel.

Qu'est-ce qu'un bilan et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un bilan vous permettra de voir la répartition des actifs, des passifs et des capitaux propres de votre entreprise. En un coup d'œil, vous verrez quelle part de l'entreprise provient des bénéfices non répartis, des capitaux propres et des prêts.

Avec ces informations en main, vous pouvez calculer son retour sur investissement et ses différents ratios financiers. Vous pouvez ensuite comparer ces valeurs à celles d'entreprises similaires du même secteur. Cela vous donnera une idée de la performance de l'entreprise par rapport à ses pairs dans l'industrie.

1. Sélectionnez le temps pour couvrir

Comme pour les autres états financiers, vous devez choisir une période à couvrir. En règle générale, cela commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

Cependant, vous pouvez également choisir une autre période de calcul, appelée année fiscale, qui commence le 1er octobre et se termine le 30 septembre. Notez que la période que vous utilisez ici doit être cohérente dans vos autres déclarations.

2. Préparez vos comptes

Pour éviter les tracas d'avoir à fouiller dans vos dossiers lorsque vous faites votre bilan, vous devez le préparer à l'avance. Assurez-vous d'avoir à votre disposition votre relevé de trésorerie, vos relevés bancaires, vos relevés de compte de prêt et les soldes de vos cartes de crédit.

Avant de commencer, vous devez connaître la valeur des actifs et des stocks disponibles. N'oubliez pas d'inclure le montant que vous avez mis pour démarrer votre entreprise, ainsi que les investissements réalisés par d'autres personnes et entités.

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3. Créer le fichier Excel

Une fois que vous connaissez la période que vous couvrez et que vous avez les valeurs dont vous avez besoin, il est temps de créer le fichier Excel. Ouvrez un nouveau fichier sur Microsoft Excel. Mettre en [Nom de l'entreprise] Bilan à la cellule A1 pour une identification facile.

Laissez un peu d'espace pour le formatage, puis sur la première colonne de la troisième ligne, écrivez Les atouts. C'est la section où vous allez mettre les valeurs pour tout ce que votre entreprise a. Ensuite, sur la troisième colonne de la même ligne, écrivez le exercice fiscal vous couvrez.

Après Assets, vous devez créer le Les passifs et les capitaux propres section. Le passif fait référence au montant que l'entreprise doit à des tiers, y compris les banques, les fournisseurs, les propriétaires et le gouvernement.

L'avoir du propriétaire, quant à lui, fait référence au montant que les propriétaires ont collecté pour l'entreprise, plus tout revenu qu'il conserve dans ses comptes. Ces valeurs dans ces deux sections doivent être égales au montant noté sous les actifs, d'où le terme bilan.

Cependant, avant de créer la section Passif et capitaux propres, vous devez d'abord placer les sous-catégories pour les actifs. De cette façon, vous aurez moins de problèmes de formatage.

4. Insérez vos catégories

Les atouts

Chaque entreprise et industrie aura ses propres sous-catégories d'actifs. Cependant, voici les sections typiques de la plupart des entreprises: Actifs actuels, Actifs immobilisés ou à long terme, et Autres actifs. Ceux-ci sont ensuite divisés en petites catégories.

Les actifs courants sont des actifs que vous pouvez liquider rapidement. Il s'agit généralement de liquidités, de comptes débiteurs, de stocks et d'investissements à court terme. D'autre part, les actifs fixes ou à long terme sont plus difficiles à convertir en devise. Ceux-ci pourraient être Propriétés immobilières, Matériel de bureau, Investissements à long terme, et plus.

Les autres actifs sont généralement des éléments mineurs qui ne peuvent pas être facilement définis dans les actifs actuels ou à long terme. Ceux-ci pourraient inclure Dépenses payées d'avance (comme les abonnements), Actifs d'impôt différé (comme les remboursements), et Avances des employés.

Bien que ces catégories s'appliquent à la plupart des entreprises, votre entreprise peut avoir une catégorie d'actifs unique, vous devez donc revoir vos opérations avant de considérer cela comme final.

Passif et capitaux propres

Semblable à l'actif, au passif et aux capitaux propres du propriétaire, il existe trois sous-catégories principales: Passif actuel, Passif à long terme, et Capitaux propres. Comme le terme l'indique, les passifs courants sont des obligations que l'entreprise doit respecter soit en un an, soit en un cycle d'exploitation (où un cycle d'exploitation fait référence au temps qu'il faut pour que l'inventaire soit converti en Ventes).

Les passifs courants peuvent comprendre les comptes à payer aux fournisseurs et aux bailleurs, les prêts à court terme des banques et créanciers, les impôts sur le revenu, les salaires à payer, les biens et services payés d'avance et la partie courante des dette.

Sous Passif à long terme, vous trouverez La dette à long terme, Impôt différé, et Prestations de la caisse de pension, si la loi l'exige.

Enfin, les capitaux propres se composent de Capitaux propres, qui est le montant que vous investissez dans l'entreprise. Si vous dirigez une société, cette section et sa sous-section sont appelées Capitaux propres au lieu.

Vous trouverez également Des bénéfices non répartis dans la section capitaux propres, qui correspond au montant que l'entreprise a gagné au cours de la période moins les dividendes versés.

5. Ajouter vos valeurs

Sous Actifs, ajoutez les valeurs de chaque sous-catégorie pour savoir combien vous avez pour chaque section. Vous devez ensuite additionner chaque sous-total pour obtenir la valeur totale de l'actif de votre entreprise.

De même, vous devez également ajouter les valeurs de chaque sous-catégorie Passif et Capitaux propres pour déterminer la part des actifs de votre entreprise provenant des créanciers, des propriétaires et des bénéfices.

Notez que les valeurs totales de la section Actif et de la section Passif et capitaux propres doivent correspondre. Sinon, il se peut qu'il y ait eu une erreur dans votre comptabilité.

6. Quelques formules utiles

Vous pouvez utiliser les valeurs que vous trouvez dans le bilan pour regarder ses ratios financiers. Ces formules évaluent les performances de votre entreprise et peuvent être utilisées à des fins de comparaison avec d'autres entreprises similaires du même secteur.

Ratio d'endettement

Il s'agit du pourcentage de la dette de l'entreprise mesurée par rapport à ses actifs. La formule pour cela est Total du passif / Total de l'actif. Si vous obtenez une valeur supérieure à 100 %, cela signifie que sa dette est supérieure à tous ses actifs. Les ratios élevés présentent également un risque de défaut plus élevé, mais cette valeur varie selon les secteurs.

Comme l'immobilier et les services publics, les entreprises à forte intensité de capital obtiennent généralement des taux d'endettement moyens plus élevés que les entreprises du secteur des services.

Ratio actuel

Cette valeur montre la capacité d'une entreprise à payer ses emprunts à court terme avec ses liquidités. Ceci est calculé par en divisant les actifs courants par les passifs courants. Si la valeur que vous obtenez ici est inférieure à zéro, il existe un risque qu'une entreprise fasse défaut sur ses prêts à court terme en raison d'un manque de liquidités.

Fonds de roulement

Lorsque vous soustraire les passifs courants d'une entreprise de ses actifs courants, vous obtenez un fonds de roulement. Ce montant indique le montant de trésorerie et d'équivalent de trésorerie dont dispose une entreprise après avoir remboursé ses obligations actuelles.

S'il existe une différence positive significative entre les deux, l'entreprise peut facilement se développer et faire évoluer son activité. Mais s'il est proche de zéro, voire négatif, il pourrait alors avoir du mal à payer ses prêts et ses dettes, ou pire, faire faillite.

Ratio actif/capitaux propres

Le ratio actif/fonds propres (A/E) est calculé par en divisant le total des capitaux propres par le total des actifs. Cette formule montre combien l'entreprise est financée par les propriétaires par rapport au montant financé par des prêts.

Une entreprise avec un ratio A/E élevé peut indiquer que la plupart de son financement provient des propriétaires, ce qui signifie qu'elle n'a pas beaucoup d'obligations à payer. Au contraire, un faible ratio A/E signifie que la plupart de ses actifs provenaient de prêts ou de crédits.

Si l'entreprise dispose de flux de trésorerie constants, un faible ratio A/E aura un faible impact sur ses opérations quotidiennes. Cependant, cela le rend vulnérable aux prix, aux intérêts et aux changements drastiques, ce qui leur donne moins de latitude pour réagir.

Où trouver des modèles de bilan

Même si vous savez peut-être maintenant comment créer un bilan, il est parfois préférable de trouver un modèle à suivre. Vous pouvez le faire dans Excel en cliquant sur Fichier. Accédez à l'onglet Nouveau, puis dans la barre de recherche, saisissez Bilan. Après une recherche rapide, Excel vous donnera au moins trois modèles que vous pouvez utiliser.

Alternativement, vous pouvez également visiter Sommet42, Livres frais, ou Sage.com pour télécharger un modèle à partir de leur site Web.

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Gardez une trace de votre entreprise

Quelle que soit votre entreprise, vous devez suivre son évolution. De cette façon, vous n'entrez pas aveuglément et ne prenez pas de décisions sans chiffres pour vous appuyer. Après tout, un bon entrepreneur doit connaître son entreprise comme sa poche.

Un bilan, un compte de résultat et un document de flux de trésorerie ne sont que quelques-uns des documents essentiels dont vous avez besoin pour surveiller vos finances. Mais une fois que votre entreprise se développe et que les finances deviennent compliquées, embauchez un comptable professionnel pour vous assurer que tous vos chiffres sont corrects.

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