Qu'est-ce que le Shadow IT et comment gérer les menaces de sécurité ?

Les progrès des technologies de l'information (TI) ont créé des lieux de travail plus productifs. Et avec le cloud computing, l'accès aux outils de travail numériques n'a jamais été aussi simple.

Les employés peuvent accéder à un logiciel qui les rend plus efficaces dans leur travail. Des employés efficaces font des organisations efficaces, n'est-ce pas? Mais il y a aussi des implications en matière de cybersécurité.

Alors qu'est-ce que l'ombre IT signifie? Quels en sont les avantages et les inconvénients? Et comment gérer efficacement la menace que cela pourrait représenter pour votre entreprise?

Qu'est-ce que Shadow IT ?

Shadow IT est l'utilisation d'appareils, d'outils, de systèmes, d'applications, de logiciels et d'autres services technologiques, en particulier par les employés, sans l'approbation du service informatique.

La majorité des employés qui utilisent le shadow IT ne veulent pas nuire mais veulent améliorer leur efficacité. Cependant, leur motivation est discutable car le service informatique n'est pas au courant de ce qu'ils font.

Shadow IT est-il bon ou mauvais ?

Il y a un débat sur l'utilisation de l'informatique fantôme sur le lieu de travail. Alors que certains prétendent que c'est bon, d'autres prétendent le contraire.

En toute justice, le shadow IT est principalement le résultat de bonnes intentions. Une organisation en profite lorsque ses employés adoptent des outils pour être efficaces dans leur travail.

D'autre part, les outils utilisés pourraient exposer vos données dans le cloud aux cybermenaces.

Étant donné que ces outils ne sont pas visibles pour le service informatique, les attaques contre eux peuvent ne pas être détectées suffisamment tôt, ce qui cause des dommages à l'organisation.

Pourquoi le Shadow IT est courant sur le lieu de travail

Indépendamment des critiques contre le shadow IT, il est répandu dans de nombreuses organisations.

Les innovations technologiques rendent difficile l'ignorance du shadow IT. On s'attend à ce que les employés obtiennent d'excellents résultats dans le paysage commercial en pleine croissance. Ils se tournent donc naturellement vers d'autres logiciels pour améliorer leurs performances.

Le processus de vérification et d'approbation des outils dans certaines organisations est long et fastidieux. Les employés préfèrent utiliser les outils dont ils ont besoin en secret plutôt que de passer par le processus fatigant.

Quels sont les avantages du Shadow IT ?

Le déploiement de shadow IT dans des environnements de travail peut être bénéfique pour une organisation de diverses manières. Si vos employés montent en flèche dans leurs fonctions, votre entreprise monte aussi en flèche.

Voici comment le shadow IT peut être bénéfique pour votre entreprise.

1. Augmenter l'efficacité des employés

Les outils que vous fournissez à vos employés sont destinés à améliorer leur travail. C'est encore mieux lorsque les employés choisissent eux-mêmes ces outils.

Vos employés peuvent ne pas être à l'aise avec ce que vous leur fournissez, mais ils doivent quand même les utiliser. Ils peuvent finir par avoir du mal à utiliser ces outils et c'est contre-productif. L'inverse est le cas lorsqu'ils travaillent avec les outils qu'ils ont eux-mêmes sélectionnés. Puisqu'ils les connaissent bien, leur productivité devrait être à un niveau record.

2. Réduire la charge de travail du service informatique

Un service informatique typique est très occupé. Dans un lieu de travail moderne qui fonctionne sur le cloud computing, les systèmes de travail doivent être fonctionnels et il est de la responsabilité du service informatique de les maintenir opérationnels. Demander à l'équipe informatique de rechercher et d'approuver chaque outil de workflow est un travail supplémentaire à leur charge de travail déjà serrée.

Lorsque les employés recherchent et utilisent des outils pour améliorer leur travail, ils réduisent la charge de travail de l'équipe informatique, surtout lorsqu'ils sont efficaces et n'ont pas d'effets négatifs.

3. Stimuler l'innovation

Attendre que le service informatique fournisse toutes les technologies utilisées pour le travail pourrait ralentir les performances. Certains outils existants sur le terrain peuvent être obsolètes et l'équipe informatique peut prendre trop de temps pour les remplacer.

Les employés peuvent avoir accès à des outils qui peuvent améliorer leur travail. Lorsqu'ils prennent l'initiative de mettre en œuvre ces outils dans leurs fonctions, ils stimulent l'innovation dans l'organisation, entraînant croissance et développement, une victoire pour l'organisation.

Quels sont les inconvénients du Shadow IT ?

Contourner le service informatique est contraire à l'éthique. Lorsque les employés font cela, ils peuvent exposer votre organisation à plusieurs risques et cyberattaques. En conséquence, le shadow IT peut être préjudiciable à votre entreprise de plusieurs manières.

1. Non-conformité

Les organisations sont guidées par des lois et des règlements pour maintenir l'ordre dans leurs industries. Ces réglementations s'étendent à l'utilisation des systèmes et à la gestion des données.

Les systèmes que votre entreprise utilise peuvent soit faire, soit entraver votre adhésion aux normes que vous êtes tenu de respecter. L'utilisation d'outils non autorisés par vos employés pourrait mettre votre entreprise du mauvais côté de la loi et vous pourriez être sanctionné pour violation

2. Manque de visibilité et de contrôle

Le service informatique est censé garder un œil sur tout ce qui est utilisé dans une organisation. Ils sont privés de la possibilité de s'acquitter efficacement de cette obligation en adopter une stratégie de sécurité proactive lorsque certains systèmes leur sont cachés en raison du shadow IT.

Un manque de visibilité rend l'équipe informatique incapable de détecter les menaces de cybersécurité.

3. Fuites de données

Une équipe informatique compétente peut déterminer les implications de la technologie en matière de sécurité. Certains logiciels peuvent être efficaces mais avoir des exigences de sécurité complexes. Les employés qui utilisent ces systèmes peuvent ne pas avoir les connaissances nécessaires pour les configurer efficacement, exposant ainsi vos données.

Les systèmes en shadow IT peuvent nécessiter des mises à jour et une maintenance régulières pour fonctionner correctement. Les employés peuvent ne pas avoir l'expertise ou le temps de le faire, et ainsi exposer les systèmes de l'entreprise à des violations.

Comment gérer les risques du Shadow IT

Éradiquer complètement le shadow IT dans votre organisation pourrait être un défi de taille. Pour être du bon côté, vous devez apprendre à le gérer, car vos employés pourraient s'y adonner dans votre dos.

Vous pouvez résoudre le problème et trouver un terrain d'entente avec les méthodes suivantes.

1. Éduquez vos employés

Les employés sont plus susceptibles de ne pas utiliser le shadow IT lorsqu'ils sont conscients des raisons pour lesquelles c'est mauvais. Certains d'entre eux pourraient même ne pas être conscients des dangers car ils utilisent les outils pour améliorer leur travail. Plutôt que de leur en vouloir lourdement, vous devriez les éduquer sur les dangers pour votre organisation.

Cultivez une culture de cybersécurité saine dans votre organisation afin que tout le monde comprenne la nécessité de maintenir des pratiques de cybersécurité saines à tout moment, même lorsque personne ne regarde.

Au lieu d'imposer des outils à vos employés, établissez une communication ouverte avec eux sur les outils dont ils ont besoin pour être efficaces dans leur travail et prenez des dispositions.

Lorsqu'il y a une communication ouverte, les employés seront heureux de vous informer de tout ce qui peut améliorer leur travail au lieu de les utiliser à votre insu.

3. Simplifiez les processus de vérification et d'approbation

Après avoir gagné la confiance de vos employés pour vous communiquer leurs besoins informatiques, créez une structure pour mettre en œuvre le processus.

Rationalisez le processus de vérification afin que le service informatique ne prenne pas une éternité pour approuver les outils recommandés. Sinon, vos employés reviendront à leurs anciennes façons d'utiliser les systèmes derrière votre dos.

4. Priorisez vos actifs

Les cyberattaquants ne perdent pas leur temps sur des actifs qui n'ont aucune valeur pour eux. Ils ciblent les plus précieux.

Gérez efficacement vos ressources en prioriser vos actifs numériques les plus précieux. Ne vous submergez pas en vous concentrant sur des outils informatiques fantômes inoffensifs, en particulier ceux qui ne sont pas directement connectés à Internet, alors que vous êtes censé vous concentrer sur vos plus gros atouts.

Shadow IT constitue une menace lorsque les outils ne sont pas détectés. Une fois que vous pouvez détecter les outils et les garder sous surveillance, vous n'avez plus à vous soucier de rien. Vous pouvez garder un œil sur votre infrastructure en utilisant des outils de cybersécurité avancés pour surveiller vos systèmes.

Transformez le Shadow IT à votre avantage

Tant qu'il y aura des employés dans une organisation, il y aura du shadow IT. Et c'est parce que les employés chercheraient naturellement des moyens de faciliter leur travail, surtout lorsqu'ils n'ont aucune intention malveillante de le faire.

Si vous pouvez leur faire apporter ces outils par la porte d'entrée à la place, vous pouvez profiter des avantages de l'informatique fantôme sans l'avoir dans l'ombre.

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