Comment maîtriser la monotâche en utilisant la technologie pour améliorer votre productivité

En apparence, on a l'impression que le multitâche est le hack de productivité ultime lorsque l'on considère tous les objectifs que vous souhaitez atteindre, exigences de travail sans fin, distractions numériques et vie professionnelle induite par la pandémie déséquilibre.

Cependant, une plongée plus profonde dans cette pratique conduit à une conclusion différente.

Les inconvénients du multitâche

Vous n'avez qu'une quantité limitée d'énergie, d'attention et de temps, les éléments essentiels de la productivité. En raison du multitâche, l'un des inconvénients majeurs est que vous n'êtes que partiellement engagé dans les différentes activités sur lesquelles vous vous concentrez simultanément.

Le résultat est un mirage qui vous fait croire que vous êtes plus efficace parce que vous faites peu de progrès sur plusieurs fronts, ce qui conduit à une perception erronée du succès.

Mais la réalité est que le multitâche vous permet de vous concentrer sur de mauvaises priorités, inhibe la créativité, augmente les niveaux de stress et de distraction, conduit à plus d'erreurs, d'épuisement et

déficience de mémoire, etc., vous rendant ainsi moins productif. Et il y a plein de recherche pour appuyer cette affirmation.

Alors, quelle est l'alternative?

À présent, vous avez probablement deviné que l'alternative est une tâche unique, dans laquelle vous vous concentrez sur une tâche à la fois. Comme le terme l'indique, cela signifie consacrer toute son attention à une tâche. Cette pratique vous permet de gagner du temps à jongler entre les activités, stimule la créativité, augmente vos chances d'accomplir vos priorités, élimine les distractions, etc.

Mais, il y a de fortes chances que vous sachiez déjà qu'une seule tâche peut améliorer votre productivité. Pourtant, comme beaucoup d'autres choses dans la vie, il y a souvent un grand écart entre ce que nous savons que nous devrions faire (une seule tâche) et ce que nous finissons par faire (le multitâche).

Pour combler l'écart, dévions un peu de la quoi et se concentrer sur comment pour améliorer votre capacité à vous concentrer sur une chose à la fois et augmenter votre productivité en même temps:

1. Utiliser la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps efficace qui peut améliorer votre productivité en vous aidant à vous concentrer sur une tâche. Il est simple à mettre en œuvre et nécessite une configuration minimale. Tu peux essayer ces applications Pomodoro open source gratuites.

Pour commencer à utiliser la méthode Pomodoro, réglez votre minuteur sur 25 minutes pour vous concentrer sur une tâche, et prenez une Pause de 5 minutes pour vous détendre ou faire quelque chose qui n'est pas lié à votre tâche, comme jouer à un jeu ou envoyer un SMS à un ami. Vous venez de terminer une session Pomodoro. Vous pouvez faire une pause plus longue après quatre ou cinq Pomodoros.

Cette méthode est efficace car elle vous aide à réduire les distractions, à planifier efficacement votre journée, à profiter d'un sentiment d'accomplissement après chaque séance Pomodoro, et augmentez la concentration grâce à des rafales plus courtes de travail.

2. Créer des systèmes automatisés

Vous pouvez souvent avoir du mal à effectuer une seule tâche car il y a tellement d'activités récurrentes que vous devez faire au quotidien, comme répondre à des e-mails ou publier des publications sur les réseaux sociaux. Heureusement, il y a plusieurs façons dont l'automatisation peut vous aider gérez ces tâches redondantes et concentrez-vous sur vos priorités.

Par exemple, vous pouvez utiliser ces applications Android pour configurer des réponses automatiques aux e-mails, appels téléphoniques, SMS, etc. Vous pouvez également utiliser des plateformes d'automatisation comme IFTTT pour connecter différents outils numériques et créer des systèmes automatisés.

3. Regroupez vos tâches superficielles

Vous êtes-vous déjà retrouvé à commencer une tâche importante et complexe, pour vous rendre compte que vous faites quelque chose de complètement sans rapport quelques minutes plus tard? Disons que vous voulez écrire un blog sur "Comment démarrer une entreprise". Vous commencez à faire vos recherches sur le sujet, et vous recevez un e-mail vous demandant si vous êtes disponible pour une conférence sur le réchauffement climatique la semaine prochaine.

Vous choisissez de répondre immédiatement car cela ne prendra que quelques minutes, mais vous cliquez sur un lien YouTube sur la déforestation joint à l'e-mail. Ensuite, les algorithmes de YouTube vous suggèrent de regarder la bande-annonce d'un film sur le sujet, et la prochaine chose que vous savez, vous regardez l'émission complète sur Netflix. Sonne familier?

Alors, comment éviter cela? En planifiant votre journée et en catégorisant les activités similaires ensemble pour éviter de changer de tâche. Cela vous permet de gérer simultanément un travail similaire peu profond ou de faible valeur, plutôt que sporadiquement tout au long de votre journée de travail.

Par exemple, vous pouvez allouer du temps pour trier les e-mails, planifier des réunions sur votre calendrier et répondre aux notifications. Vous pouvez regrouper toutes ces tâches de faible valeur pour les parties de votre journée à faible consommation d'énergie.

4. Utiliser un Kanban personnel

Vous pouvez vous assurer de ne travailler que sur une tâche à la fois en créant votre système Kanban personnel. Vous pouvez utiliser un tableau et des notes autocollantes, ou télécharger une application inspirée de Kanban comme Trello.

Une fois connecté à votre compte Trello, créez trois colonnes intitulées—à faire, Faire, et complété. Notez toutes les tâches sur lesquelles vous souhaitez travailler par ordre de priorité. Prenez la tâche la plus importante et déplacez-la vers le Faire colonne pour commencer à travailler dessus.

Pour que cette technique fonctionne, il vous suffit de vous assurer qu'il n'y a qu'une ou deux tâches dans votre colonne de travail à un moment donné. Cela vous aidera à éviter de commencer trop de tâches à la fois.

Télécharger: Trello pour Android | iOS (Gratuit, version premium disponible)

En rapport: Comment gérer vos tâches à l'aide de la technique japonaise Kanban

5. Entraînez-vous à la tabulation simple

Vous pouvez avoir de nombreux onglets ouverts sur votre écran en ce moment. De nos jours, il semble impossible de garder vos sessions de navigation sur un seul onglet. Il est si facile de se laisser distraire en naviguant sur le Web, car il est truffé de distractions.

La pratique de la tabulation simple est une méthode efficace pour vous aider à vous concentrer sur une tâche. Cependant, nous parions que vous pourriez avoir besoin d'aide pour commencer. Vous pouvez utiliser une extension comme xTab pour limiter le nombre d'onglets que vous ouvrez.

Vous pouvez aussi utiliser Élan pour profiter de sa belle image d'arrière-plan, de votre zone de mise au point prédéfinie (ou de tout autre rappel) et d'une citation inspirante.

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