Comment gérer la surcharge de réunion: 5 conseils et outils

Se réunir dans une salle de conférence (ou un espace de travail en ligne) nécessite d'échanger des idées, d'établir des objectifs, de suivre les progrès, d'attribuer des tâches, etc.

Bien que ce soient toutes des raisons valables de tenir une réunion, trop de réunions longues peuvent épuiser votre productivité. Voici comment vous pouvez réduire le nombre de réunions sur votre calendrier. Mais d'abord, découvrons:

Qu'est-ce qui vous fait avoir trop de réunions ?

Il y a de fortes chances que vous ayez déjà essayé de résoudre ce problème auparavant. Cependant, les réunions continuent d'apparaître partout dans votre calendrier. C'est probablement parce que vous n'avez pas essayé de découvrir les causes profondes du problème; vous appliquez simplement des solutions de pansement pour soulager la surcharge de symptômes.

Considérons donc la surcharge de réunion comme le symptôme d'un problème plus profond afin que vous puissiez trouver une solution efficace et durable.

Premièrement, la pandémie de COVID-19 et le passage qui en résulte vers des modèles de travail à distance ou hybrides ont considérablement augmenté le nombre de réunions virtuelles, principalement via Zoom. En conséquence, les télétravailleurs sont aux prises avec

La fatigue du zoom, ou l'épuisement du temps d'écran. La surcharge de réunions peut également être un problème si vous invitez tout le monde aux réunions. Au fur et à mesure que la fréquentation augmente, l'engagement diminue progressivement.

L'absence d'un ordre du jour clair est l'une des principales raisons les plus courantes des réunions Zoom consécutives, ou des visites à la salle de conférence. Au départ, vous pouvez avoir un objectif pour la réunion, mais bientôt votre attention se tourne vers le bavardage.

Enfin, vous n'exploitez pas efficacement les outils numériques. Il existe une large gamme de logiciels qui constituent de meilleures alternatives pour la communication et la collaboration.

La deuxième méthode la plus efficace pour réduire le nombre de réunions sur votre lieu de travail consiste à augmenter la productivité de vos réunions. Voici comment vous pouvez y parvenir:

1. Utiliser un wiki interne pour les réunions asynchrones

Les réunions n'ont pas toujours besoin d'être tenues en temps réel (de manière synchrone). Certaines situations bénéficieront d'une communication asynchrone (communication qui ne nécessite pas la présence simultanée des participants et ne nécessite pas de réponse immédiate).

Vous pouvez améliorer la productivité de vos réunions en adoptant la communication asynchrone. Il permet aux équipes d'utiliser des logiciels basés sur la connaissance comme Document 360 partager des idées à leur rythme. Alternativement, vous pouvez créer un wiki interne en utilisant ces sites Web, et y définir des pages spécifiques pour vos réunions. Ces outils numériques vous permettent de contribuer à la réunion en utilisant la fonction de commentaire.

En adoptant les réunions asynchrones, votre équipe peut prendre le temps nécessaire pour comprendre les informations discutées, communiquez avec vos coéquipiers à travers les fuseaux horaires, permettez aux introvertis de participer en tapant et réduisez les interruptions et Distractions.

2. Utiliser un logiciel de collaboration

Pourquoi planifier une réunion en personne de deux heures pour présenter de nouvelles idées lorsque vous pouvez le faire par e-mail, ou mieux encore, en utilisant un logiciel de collaboration simple comme Trello.

Pour booster la productivité de votre équipe, n'organisez des réunions en temps réel que lorsque vous en avez absolument besoin, par exemple pour la résolution de conflits. Sinon, vous pouvez tirer parti d'un logiciel de collaboration pour les mises à jour de l'avancement des objectifs, les révisions de projets ou la présentation de nouvelles idées.

De cette façon, votre équipe dispose de suffisamment de temps pour réfléchir aux idées qu'elle souhaite partager et hiérarchiser les plus importantes. De plus, toutes ces informations sont enregistrées par défaut et accessibles à tous, plutôt que de s'appuyer sur des enregistrements écrits.

Vous pouvez utiliser Trello pour créer des tableaux qui correspondent aux objectifs de votre réunion, tels qu'un ordre du jour de réunion, des mises à jour sur des réunions précédentes, des mises à jour d'équipe ou de nouvelles idées.

Télécharger: Trello pour Android | iOS (Gratuit, version premium disponible)

3. Focus sur l'ordre du jour de la réunion

Organiser une réunion sans ordre du jour est une recette sûre pour l'échec. Vous aurez besoin d'avoir un plan clair pour votre réunion afin d'éviter de vous tromper. La plupart des réunions dépassent souvent les délais impartis car il n'y a pas de chemin clair à suivre.

Alors, comment pouvez-vous résoudre ce problème? Classiquement, vous pouvez noter les points dont vous souhaitez discuter pendant la réunion, les imprimer et joindre d'autres documents pertinents avant de les partager avec les participants.

Alternativement, vous pouvez gagner du temps et du papier en créant votre agenda sur Evernote et en joignant tous les fichiers ou pages Web dont vous avez besoin avant de les partager avec vos collègues. Cela permet aux participants d'accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin via leurs smartphones, tablettes ou ordinateurs.

Télécharger: Evernote pour Android | iOS (Gratuit, version premium disponible)

4. Créez des canaux Slack pour une communication instantanée

Lorsque vous faites partie d'une organisation massive avec de nombreux départements, il semble qu'une réunion soit la seule option pour partager des informations avec un groupe spécifique de personnes. Malheureusement, ce n'est pas toujours la méthode la plus productive.

Pourquoi déplacer un groupe de personnes dans la salle de conférence pour une réunion de 30 minutes lorsque vous pouvez partager les mêmes informations instantanément et avec tout le monde à leur bureau via une plate-forme de messagerie comme Mou?

Tu a juste besoins créer une chaîne dédiée pour la réunion et inviter tous les participants concernés. De cette façon, vous pouvez avoir des conversations spécifiques sur divers projets avec les personnes que vous choisissez d'inviter.

Télécharger: Relâchez pour Android | iOS (Gratuit, version premium disponible)

5. N'ayez pas trop de monde

Pensez à la dernière réunion que vous avez eue. Combien de personnes étaient présentes? Et combien d'entre eux ont apporté de précieuses contributions à la réunion? Très probablement, de nombreux participants se sont assis tranquillement sans participer, tandis que d'autres ont vérifié leurs e-mails. C'est devenu une pratique courante, en particulier dans les réunions avec de grandes foules.

Cela arrive souvent parce que les organisateurs veulent éviter que les gens se sentent exclus. Même s'il s'agit d'un geste noble, il réduit malheureusement la productivité de la réunion.

Vous vous demandez peut-être comment? Vous risquez d'aller au-delà du temps imparti à la réunion pour traiter des débats, des commentaires superficiels et des bavardages inutiles, ce qui se traduit par moins d'efficacité. Donc, pour éviter la surcharge de réunion, inviter le moins de personnes possible.

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Ne laissez pas les réunions vous ralentir

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