Les 6 meilleurs logiciels de gestion de documents pour les entreprises

Si vous utilisez toujours des moyens physiques pour conserver vos fichiers et votre papier, vous manquez beaucoup de choses. Le stockage physique des fichiers prend trop d'espace de stockage. Vous avez toujours besoin d'armoires, ce qui rend la recherche et le suivi d'un fichier particulier assez difficiles.

Alternativement, un logiciel de gestion de documents vous permet de gérer facilement un nombre illimité de fichiers. De plus, ils sont comparativement plus sécurisés et flexibles, ce qui permet à plusieurs membres de l'équipe de travailler plus facilement ensemble sur un seul document.

Voyons donc quel logiciel de gestion de documents vous pouvez utiliser pour gérer vos fichiers.

1. Bitrix24

C'est une plateforme sécurisée pour stocker vos fichiers personnels et collaboratifs. Plus de 5 millions d'utilisateurs leur font confiance dans le monde et utilisent ce logiciel pour gérer leurs fichiers.

Il propose trois types de stockage différents pour vos documents:

• Mon lecteur: Vous pouvez stocker vos fichiers personnels ici.
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• Conduite de groupe: Il est préférable pour les étudiants et la collaboration d'équipe de petites entreprises.
• Entraînement de l'entreprise: Celui-ci est le mieux pour les entreprises avec plusieurs employés.

De plus, vous pouvez choisir de stockez vos documents sur le cloud ou stockage sur site, selon vos besoins. Et parcourez plusieurs fichiers en tapant leur nom ou une courte description à leur sujet. Ils sont tous enregistrés dans la bibliothèque de documents.

Vous pouvez également aimer les documents pour les garder en haut des résultats de recherche pour un accès rapide. L'outil vous permet également d'ajouter des commentaires aux documents et de conserver plusieurs versions de document avec l'historique des modifications. Cela facilite le suivi des changements dans le futur. De plus, vous pouvez également utiliser différentes applications pour modifier votre document.

Pour des raisons de sécurité, Bitrix24 vous permet de verrouiller votre document en cliquant sur le bouton de verrouillage. Cela rend le document inaccessible à d'autres personnes. Le logiciel a des versions gratuites et payantes. Vous pouvez en obtenir un en fonction de vos besoins.

2. Classeur électronique

Que vous soyez un étudiant, un petit entrepreneur ou que vous ayez une grande entreprise avec plusieurs employés, vous pouvez utiliser cet outil pour conserver et organiser vos données et fichiers. Il vous permet de rechercher les fichiers en tapant simplement leur nom dans la barre de recherche.

Vous pouvez également accéder rapidement à des fichiers spécifiques en les conservant dans le portefeuille et automatiser le flux de travail avec ce logiciel, car il classe automatiquement les documents que vous téléchargez. Il permet le stockage sur site et dans le cloud.

De plus, vous n'avez pas besoin de conserver son application sur tous vos appareils. Vous pouvez accéder à vos fichiers de n'importe où dans le monde à l'aide d'un navigateur Web. Cependant, seules certaines personnes disposant d'un mot de passe peuvent accéder aux données à des fins de sécurité. Les autorisations sont accordées aux employés en fonction de leurs rôles.

Tous les fichiers que vous avez partagés sont cryptés et vous devez passer par authentification à deux facteurs. Pour plus de commodité, vous pouvez également définir une authentification IP ou basée sur l'emplacement.

Par ailleurs, si vous êtes une entreprise ou un entrepreneur individuel, vous serez heureux de savoir que ce logiciel permet également de signer des contrats. Pour faciliter votre travail, vous pouvez intégrer le logiciel à des applications tierces telles que DocuSign, Salesforce et Microsoft Office.

3. Google Drive

Avec plus d'un milliard d'utilisateurs actifs par mois et 6 millions d'utilisateurs payants, Google est à ce jour la solution de stockage de fichiers la plus populaire. Les gens l'utilisent pour le stockage de fichiers personnels, d'équipe et d'entreprise.

Il permet une intégration transparente avec les applications basées sur le cloud. De plus, il prend en charge plusieurs formats, vous pouvez donc stocker votre fichier sans changer de type, par exemple PDF, Word et autres. La recherche de documents dans votre Google Drive est également pratique. Tapez simplement le nom, et le voilà!

Il offre un espace partagé pour les membres de l'équipe. Pourtant, les données restent inaccessibles pour les étrangers en raison de sa fonction de prévention des pertes de données (DLP).

Le logiciel vous permet d'enregistrer vos documents et de les créer, de les afficher et de les modifier également. De plus, si vous modifiez ces documents à l'aide de cet outil, il conservera l'historique des modifications apportées. De cette façon, vous n'avez pas besoin de conserver plusieurs versions du fichier. Ils sont tous stockés dans un seul document.

Google Drive offre un stockage gratuit jusqu'à 15 Go pour tous ses utilisateurs. Si vous avez besoin de plus de stockage que cela, vous devrez souscrire à un plan premium.

4. Confluence

Il s'agit d'un autre excellent outil de partage de fichiers basé sur le cloud qui vous permet de conserver et d'organiser vos fichiers. Plus de 130 000 utilisateurs dans le monde entier font confiance à cette plateforme avec leurs documents et fichiers.

Vous pouvez organiser vos documents de deux manières avec ce logiciel:

• Pages: Vous pouvez créer et éditer des pages et en discuter avec vos employés.
• Les espaces: Toutes vos pages sont stockées ici. Que ce soit pour des individus, des membres d'équipe ou d'autres projets.

Cet outil offre des fonctionnalités avancées pour rechercher et récupérer vos documents, plus de 75 modèles personnalisables et des fonctionnalités de commentaire et d'édition. De plus, si un membre de l'équipe attribue une tâche à un autre membre de l'équipe, il sera averti des actions à temps.

De plus, vous pouvez contrôler les autorisations des documents et gérer qui peut y accéder dans l'équipe. C'est gratuit jusqu'à 10 utilisateurs. Pour tout ce qui précède, vous devrez acheter sa version premium.

5. SharePoint en ligne

Avec plus de 190 millions de personnes ayant accès aux fonctionnalités de SharePoint Online, c'est un outil Microsoft qui vous permet d'organiser les documents, les équipes et le flux de travail.

En plus de stocker vos fichiers, vous pouvez créer et modifier des documents à l'aide de cet outil et l'utiliser pour collaborer avec plusieurs membres de l'équipe. Il vous permet de mettre à jour les métadonnées des fichiers, permettant une recherche rapide.

De cette façon, si vous oubliez un nom de fichier ou avez plusieurs fichiers avec presque le même nom, vous pouvez trouver le document simplement en tapant quelques mots écrits dans les métadonnées. L'outil est également disponible pour les applications mobiles. Cependant, vous aurez besoin d'un abonnement de 5 $ par mois pour l'utiliser.

6. Papier Traceur

Un autre logiciel de gestion de documents sur la liste est Paper Tracer. Il est conçu pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

Il vous aide à automatiser vos contrats, à numériser les documents et à suivre et signaler tous les fichiers enregistrés. De plus, il est conforme à la loi HIPAA, ce qui signifie qu'il respecte la loi sur la sécurité et empêche toute fuite de données. Il fournit également une fonction de signature électronique. Par conséquent, c'est un excellent outil pour les soins de santé, les affaires juridiques ou toute autre entreprise qui réalise des projets sur une base contractuelle.

Le logiciel propose des solutions de flux de travail de bout en bout et une implémentation basée sur le cloud. C'est un bon outil pour les petites entreprises jusqu'à 10 employés et les moyennes entreprises avec 100 employés ou plus.

Choisissez votre logiciel de gestion de documents

Si vous stockez toujours vos fichiers physiquement et que vous traversez tous les problèmes, il est temps d'arrêter.

La liste propose plusieurs logiciels qui offrent beaucoup de stockage gratuit. Commencez par ceux-ci et facilitez la conservation, l'organisation et la gestion de vos fichiers avec la collaboration de nombreux membres de l'équipe.

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