Les 9 meilleures façons de gérer votre équipe dans Microsoft Teams

Avec Microsoft Teams, les membres de l'équipe à distance peuvent travailler ensemble de manière transparente et augmenter la productivité.

Cependant, un chef d'équipe doit superviser l'utilisation de cette plate-forme pour éviter toute circonstance inattendue telle que les fuites de données et les accès non autorisés. Découvrez comment gérer Microsoft Teams pour les équipes distantes.

1. Création d'équipe et stratégie de nommage

Toutes les principales parties prenantes devraient être en mesure de créer une nouvelle équipe en Équipes Microsoft. Mais, cette fonctionnalité ne devrait pas être accessible à tout le monde. Restreignez l'autorisation de création d'équipe aux administrateurs, aux gestionnaires ou aux personnes qui ont besoin de l'accès.

À moins de connaître le but ou la fonction d'une équipe, il devient difficile de les gérer. Par conséquent, ayez une convention de nommage efficace dans votre Azure Active Directory.

La convention de nommage fait référence à un style ou à une structure de nommage cohérent que chaque équipe suivra. Ce style de nommage vous aidera à connaître la description de l'équipe, la fonction, la région géographique, le nom du créateur, etc.

2. Définir un cycle de vie pour les données et les messages

Avoir une politique de conservation des données sur mesure est essentiel pour chaque équipe. Ainsi, vous pouvez enregistrer les messages pour une période de temps fixe et les textes disparaîtront automatiquement après cette période lorsque vous n'en aurez plus besoin. Analysez vos projets et définissez le temps de rétention des messages en conséquence.

Vous devez appliquer le même processus aux données de votre équipe en définissant le cycle de vie. Selon Microsoft, le cycle commence lorsque vous créez une équipe et configurez un canal. Le milieu du cycle est le moment où l'équipe collabore activement. La fin du cycle signifie qu'une équipe a atteint sa fin de vie après avoir terminé ses tâches prévues.

3. Réglementer l'accès externe

Le paramètre par défaut de Microsoft Teams permet aux membres des équipes d'autres organisations d'accéder aux données de communication. Il vous permet également d'organiser des réunions avec des parties externes qui utilisent Teams ou Zoom.

En rapport: Les meilleurs arrière-plans virtuels Zoom pour toute réunion

Utilisez ce paramètre avec précaution pour contrôler qui peut accéder à vos données organisationnelles. Vous pouvez mettre un domaine spécifique dans la liste de blocage ou débloquer certains domaines pour contrôler l'accès.

Alors que l'accès externe est réservé aux autres membres de votre organisation, l'accès invité consiste à autoriser des personnes extérieures à votre entreprise à accéder aux données de l'équipe. Si votre travail implique de travailler en étroite collaboration avec des clients ou des partenaires tiers, vous pouvez activer cette fonctionnalité dans une mesure limitée.

4. Proposez une politique de réunion et de textos

Microsoft Teams est une plate-forme de communication professionnelle, et moins elle est personnelle, mieux c'est. Créez des politiques de messagerie et de réunion conformes aux normes organisationnelles.

Contrôlez ou interdisez l'utilisation d'autocollants, de GIF et de mèmes qui ne sont pas professionnels. Vous pouvez également autoriser un système de classification du contenu à localiser tout contenu ennuyeux.

Vous pouvez également autoriser les utilisateurs à modifier ou supprimer tout message envoyé, mais gardez à l'esprit que vous devrez peut-être retracer le message d'origine. L'enregistrement et la transcription des réunions Teams sont également possibles.

Cependant, tenez compte de ces fonctionnalités dans le cadre de la politique de l'entreprise et si vous décidez d'effectuer ces actions, informez clairement tous les participants. Vous devez également fournir un accès direct aux réunions uniquement aux membres de l'équipe, et les invités doivent se joindre après approbation.

5. Réglementer les intégrations d'applications tierces

En tant que chef d'équipe, vous devriez être satisfait de la fonctionnalité d'intégration tierce transparente de Microsoft Teams. Mais, le fait que n'importe quel membre puisse intégrer une application prise en charge peut devenir un sujet de préoccupation pour vous. Vous devez garder les canaux Microsoft Teams propres et sécurisés.

Pour cela, vous ne devez autoriser qu'une liste spécifique d'applications tierces pour l'intégration. Vous pouvez visiter le Page de gestion des applications du centre d'administration Microsoft Teams pour gérer les applications Teams que vous souhaitez autoriser pour vos collègues. Là, vous pouvez également modifier l'expérience de l'application tierce pour les utilisateurs individuels.

6. Auditer les appels et les messages

Les administrateurs Microsoft Teams peuvent vérifier et auditer l'historique des appels de n'importe quel membre au cours des 30 derniers jours. Vous pouvez utiliser les données de l'historique des appels de la personne, le trafic, le casque, la qualité du réseau, etc., pour résoudre les problèmes de communication auxquels elle est confrontée.

En rapport: Équipes Microsoft vs. Workplace de Facebook: lequel devriez-vous utiliser ?

Vous pouvez également accéder aux données sur les tendances de la qualité des appels des 90 derniers jours dans l'ancien portail Skype Entreprise pour obtenir un aperçu des performances du réseau.

7. Définir une règle pour la classification des données

La catégorisation des données est la méthode qui vous fournit des informations cruciales sur le niveau de sensibilité des données. Avec cette classification, vous pouvez connaître l'emplacement des données sensibles, leurs facteurs de risque et comment les membres de l'équipe utilisent les données. Pour connaître facilement ces informations grâce à la catégorisation, définissez un schéma de classification des données.

Cet ensemble de règles expliquera clairement les options disponibles aux utilisateurs finaux. Par conséquent, définissez les règles dans un langage facile à comprendre. Appliquer les règles de classement pour toutes les équipes de Microsoft.

Une fois que vous avez mis en place le schéma de classification, vous pouvez également créer et mettre en œuvre une protection contre la perte de données (DLP), des étiquettes de rétention, etc.

Les membres de votre équipe ont besoin de la liberté d'inclure de nouvelles ressources, mais cela ne devrait pas compromettre la sécurité des données à tout prix. Vous pouvez offrir une solution viable à ce problème en personnalisant le paramètres de sécurité de Microsoft Teams selon les niveaux de confidentialité du projet.

Selon le but des données, vous pouvez même ajouter plus de restrictions, comme désactiver le partage de liens. Étant donné que Teams est une plate-forme unifiée intégrée à d'autres applications Microsoft 365, vous devez passer par différents niveaux d'autorisation pour effectuer des configurations dans plusieurs centres d'administration.

Lors de la gestion des paramètres, tenez compte de la criticité de chaque équipe pour définir les paramètres appropriés.

9. Formez votre équipe aux politiques de MS Teams

Il est peu probable qu'un seul membre de l'équipe trouve le meilleur moyen de tirer le meilleur parti de Microsoft Teams. Par conséquent, vous devez collaborer pour explorer et grandir en utilisant cette plate-forme. Que votre équipe soit sur le point d'utiliser Teams pour la première fois ou que cela fasse un certain temps, une session de formation régulière sera utile.

Là, les gens peuvent partager leurs expériences sur Microsoft Teams avec d'autres. Ils peuvent également parler de tout problème antérieur avec Teams et de la façon dont ils gèrent efficacement ces problèmes. Vous pouvez également noter leurs suggestions et mettre en œuvre celles qui sont réalisables.

Collaboration d'équipe sans effort

L'utilisation appropriée des outils est la clé du succès de toute équipe ou projet. Par conséquent, il est de la responsabilité du chef d'équipe d'appliquer un ensemble de règles qui organisent la façon dont les membres communiquent et collaborent.

Les conseils ci-dessus vous aideront à vous assurer que votre équipe utilise l'application Teams pour une communication d'équipe productive.

7 astuces et outils pour communiquer avec les clients et les équipes en temps réel

Que vous soyez travailleur à temps plein ou indépendant, savoir comment communiquer sur les questions liées au travail vous aide à maintenir un équilibre travail-vie personnelle. En savoir plus!

Lire la suite

A propos de l'auteur