6 façons créatives de tirer le meilleur parti d'Asana

Avoir les bons outils à votre disposition est un bon pas dans la bonne direction. Cependant, apprendre différentes manières d'utiliser chaque solution numérique de votre ensemble d'outils de collaboration vous fera gagner du temps et améliorera la productivité.

Dans cet article, nous aborderons six façons moins connues d'utiliser Asana, mais d'abord:

Qu'est-ce qui rend Asana spécial ?

Asana est un outil de gestion de projet bien connu qui permet aux équipes de travailler ensemble comme une unité cohésive en les aidant à suivre, coordonner et organiser le travail. C'est efficace car:

• C'est un outil puissant plein de fonctionnalités utiles que les utilisateurs peuvent utiliser pour un large éventail de tâches.
• Bien que sa gamme de fonctionnalités puisse être intimidante au début, il est toujours assez facile de s'y retrouver.
• Asana dispose d'une boîte de réception interne et d'autres fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de commenter les tâches, ce qui facilite la communication entre les équipes.
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• Vous pouvez utiliser Asana pour créer des projets massifs afin d'avoir une vue d'ensemble. Vous pouvez ensuite diviser ces projets en sections, tâches et sous-tâches pour exécuter les détails et les attribuer à d'autres personnes.
• Asana vous permet de synchroniser et d'intégrer d'autres outils pour plus de productivité.

Alors, quelles sont les différentes façons de tirer parti de ces fonctionnalités?

1. Remplacer les e-mails internes

Les e-mails ont joué (et jouent toujours) un rôle central dans de nombreuses organisations pour la communication. Bien qu'il s'agisse d'un outil fantastique qui peut encore vous servir dans certains cas, vous pouvez repenser votre stratégie pour vous assurer de ne pas trop vous fier aux e-mails en explorant d'autres plus efficaces. alternatives de communication interne.

Par exemple, pensez à toutes ces fois où vous vous êtes senti dépassé par le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception. De plus, certains de ces e-mails contenaient tellement de questions/tâches individuelles qui vous ont poussé à changez de concentration rapidement pour répondre à chacun d'eux, drainant ainsi votre productivité. Asana peut être une meilleure alternative.

Vous pouvez décomposer ces e-mails de 2000 mots avec plusieurs points en tâches Asana distinctes. De cette façon, vous, ou toute autre personne, pouvez réclamer la tâche, y travailler et la marquer comme terminée une fois que vous avez terminé avant de passer à la suivante.

Pour augmenter encore votre productivité et une meilleure organisation, vous pouvez inviter plusieurs collègues à prendre en charge les tâches et attribuer des délais pour définir les priorités.

2. Intégration des nouveaux employés

Il faut du temps à un nouvel employé pour s'adapter complètement à un nouvel environnement de travail et atteindre une productivité maximale. Ils ont souvent besoin de parcourir d'innombrables e-mails pour se familiariser avec leur nouvel environnement.

Cependant, vous pouvez réviser votre processus d'intégration à l'aide d'Asana pour assurer une transition en douceur en moins de temps.

Créez un projet et appelez-le "[Nom de l'employé] Modèle d'intégration“. Ensuite, créez des sections telles que les politiques de l'entreprise, les didacticiels, les FAQ, etc. Maintenant, remplissez chaque section avec toutes les informations pertinentes et les instructions claires dont le nouvel employé pourrait avoir besoin.

Vous pouvez également inviter d'autres collègues expérimentés sur votre lieu de travail à faire part de leurs commentaires et mettre à jour votre projet en conséquence. Une fois que vous avez tout couvert, enregistrer le projet en tant que modèle pour une utilisation future - chaque fois que vous avez une nouvelle embauche.

3. Le partage des connaissances

L'un des meilleurs moyens d'assurer la croissance et le succès de votre organisation est de s'appuyer sur des bases solides telles que la collaboration et le partage des connaissances pour créer des équipes cohésives qui visent à atteindre un objectif commun.

Vous pouvez créer un projet sur Asana pour l'éducation afin de promouvoir l'échange d'idées, de compétences et d'expertise. Les membres de l'équipe peuvent utiliser ce projet pour partager des articles, des podcasts, des vidéos et d'autres supports pédagogiques pertinents qui peuvent être utiles dans votre organisation.

Si votre lieu de travail comporte de nombreux départements, vous pouvez les attribuer à une section spécifique pour une meilleure organisation.

Vous pouvez également taguer des personnes spécifiques en utilisant @[Nom] chaque fois que vous partagez quelque chose qui n'a de valeur que pour eux, ou pour des informations urgentes. Enfin, encouragez vos collègues à partager et à revoir régulièrement les ressources de ce projet.

4. Planification d'événements

La planification d'un événement est toujours une activité mouvementée. Il y a beaucoup de pièces mobiles que vous devez suivre et compléter. Heureusement, il y a beaucoup de logiciel de planification d'événement vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité.

Bien qu'Asana ne soit pas un logiciel de gestion d'événements conventionnel, vous devez maintenant avoir remarqué qu'il est assez polyvalent et que vous pouvez l'utiliser pour à peu près n'importe quoi.

Cela dit, vous pouvez commencer par créer un projet pour votre événement et le nommer. Si vous planifiez l'événement avec d'autres personnes, vous pouvez les inviter à suivre les mises à jour et à travailler sur des tâches spécifiques. Tout comme avant, vous pouvez diviser votre projet en sections, comme le budget, le plan promotionnel et le décor, que vous utiliserez pour ajouter des tâches spécifiques et connexes.

Vous pouvez attribuer chaque tâche à une personne spécifique, joindre des fichiers pertinents pour obtenir des informations supplémentaires et ajouter une date d'échéance.

5. Calendrier de contenu

Asana est un excellent outil pour gérer la production de contenu de votre blog et suivre les dates d'échéance.

Pour commencer, vous pouvez utiliser le modèle de calendrier éditorial d'Asana ou créer un nouveau projet à partir de zéro et divisez-le en sections sur lesquelles vous aimeriez écrire, comme les affaires, la santé, la productivité, la technologie, etc. Maintenant, ajoutez des titres spécifiques sous chaque section, attribuez-les à vos rédacteurs de contenu et définissez une date d'échéance.

Alternativement, vous pouvez demander à vos rédacteurs de présenter leurs idées et d'attendre votre approbation avant de commencer à les couvrir. Vous pouvez également utiliser Asana pour indiquer l'étape du contenu, par exemple, non rédigé, en révision, publié, etc., pour plus de clarté.

6. Idées de remue-méninges

Les séances de remue-méninges en équipe sont efficaces pour promouvoir le partage des connaissances et la pensée créative. Cependant, vous avez toujours besoin des bons outils pour responsabiliser vos équipes.

Vous pouvez créer un projet de brainstorming Asana et donner accès à tous les participants en les ajoutant en tant que chefs de projet. Si vous prévoyez de discuter de différents sujets au cours de la session de brainstorming, vous pouvez diviser votre projet en sections.

Maintenant, encouragez tout le monde à ajouter autant d'idées que possible en tant que tâches. Une fois le temps alloué à cet exercice écoulé, vous pouvez choisir le meilleur ou faire participer tout le monde en cliquant sur le pouce levé dans la tâche qui a la meilleure idée.

Asana est une centrale de productivité

Ce ne sont là que quelques façons uniques d'utiliser Asana. Vous pouvez intégrer ces idées pour augmenter votre productivité ou les utiliser comme source d'inspiration pour créer vos projets Asana.

Bien qu'il possède de nombreuses fonctionnalités conçues pour les équipes, vous pouvez également l'utiliser pour vos objectifs personnels.

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