Comment améliorer la gestion du temps avec la fonctionnalité de livraison différée d'Outlook

Parfois, vous devrez envoyer des informations ou envoyer des mises à jour de tâches par courrier électronique, mais le moment n'est pas bon. Au lieu de gâcher votre flux de travail et de le reporter, vous pouvez utiliser la fonction de retard de livraison d'Outlook et être intelligent sur votre sortie.

Qu'est-ce que le délai de livraison d'Outlook ?

La fonction de retard de livraison d'Outlook vous permet de décider quand vous souhaitez qu'un e-mail particulier soit envoyé à ses destinataires, au lieu de l'envoyer instantanément. C'est un outil utile qui peut vous donner la tranquillité d'esprit sans compromettre votre emploi du temps.

Pour utiliser Delay Deliver, suivez simplement ces étapes:

1. Cliquez sur nouveau courriel.
2. Après avoir rédigé votre e-mail et saisi les destinataires, accédez à la Options languette.
3. Cliquez sur Retard de livraison.
4. Sous Options de livraison, cochez la case à côté de Ne pas livrer avant.
5. Sélectionner un Temps et Date que vous souhaitez que votre e-mail soit envoyé.
6. Cliquez sur proche.
7. Sur l'e-mail, cliquez sur Envoyer.

Malgré le clic Envoyer, votre e-mail ne sera pas envoyé avant l'heure et la date que vous avez spécifiées. Voyons maintenant pourquoi vous pourriez vouloir l'utiliser.

Règle de tâche de deux minutes

La règle de la tâche des deux minutes stipule que si vous avez une tâche dans votre agenda qui ne vous prendra que deux minutes, vous devriez simplement la faire maintenant, plutôt que de la mettre sur votre liste de choses à faire. C'est un outil de priorisation rapide et facile, mais il ne tient pas compte de ce qui se passe ensuite.

Si la tâche de deux minutes est un e-mail que vous devez envoyer, vous pourriez en recevoir des réponses que vous n'avez pas le temps de suivre, et cela finira de toute façon sur votre liste de choses à faire. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser Retarder la livraison pour terminer la tâche et l'envoyer lorsque vous savez que vous avez de la place dans votre journée de travail pour répondre aux éventuelles réponses.

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Vous pouvez même cocher la case à côté de Utiliser les boutons de vote sur le Retard de livraisonPropriétés fenêtre si vous voulez des réponses simples de vos collègues, comme UNEd'accord, pas d'accord, peut-être.

Envoi d'annonces

Vous devrez peut-être faire une annonce par e-mail qui doit être envoyée à un moment précis. Peut-être que vous attendez une date précise ou une date limite, et pendant ce temps vous serez absent du bureau ou en congé.

Au lieu de perdre du temps à demander à un collègue de l'envoyer pour vous ou de l'envoyer prématurément, la livraison différée peut le faire pour vous sans avoir à vous connecter. Ensuite, lorsque vous retournerez au bureau, tout le monde sera déjà au courant. Au Retarder les propriétés de livraison, vous avez également la possibilité de sélectionner le Importance liste déroulante, avec un choix de Haut, Bas, et Normal.

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Gérer votre temps de réponse

Faire avancer les choses rapidement et efficacement témoigne de vos compétences; Malheureusement, les gestionnaires et les collègues en profitent souvent en vous envoyant davantage de travail. Si vous ne voulez pas changer votre façon de travailler, vous pouvez retarder vos e-mails pour gérer les attentes des autres concernant votre disponibilité.

Alternativement, si vous devez envoyer plusieurs mises à jour sur un projet, vous pouvez cliquer sur le bouton case à côté de Expire après, qui mettra une croix sur le titre du message une fois la date d'expiration dépassée. Cela vous indiquera, ainsi qu'à vos collègues, que cet e-mail n'est plus pertinent et que vous pourrez le supprimer si nécessaire.

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Retarder pour mieux gérer votre temps

Pratiquer une bonne gestion du temps signifie parfois retarder les mises à jour et les réponses pour anticiper la précipitation, et peut vous pousser du travail réactif à la proactivité.

Essentiellement, l'utilisation de la livraison différée dans Outlook vous permet de contrôler votre réactivité tout en vous gardant calme en sachant que la tâche est terminée.

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