Comment créer des formulaires Excel pour les feuilles de calcul de saisie de données

La saisie de données sur Excel est une tâche ardue, surtout si vous avez beaucoup de colonnes et des tonnes d'entrées. Cela peut également être déroutant pour les autres utilisateurs, surtout s'ils ne connaissent pas votre feuille de calcul.

Mais saviez-vous que vous pouvez créer des formulaires pour faciliter cette tâche? Microsoft vous permet, à vous ou à toute autre personne, d'ajouter des données à votre feuille de calcul via un formulaire dans une nouvelle fenêtre. De cette façon, il y a moins de confusion sur les informations à mettre dans le fichier Excel.

Lisez la suite et apprenez à créer un formulaire pour votre propre feuille de calcul Excel.

Préparation de vos données

Avant de commencer à créer votre formulaire, vous devez d'abord préparer les données dont vous aurez besoin. Par exemple, si vous créez une liste de présence des étudiants, vous devez d'abord noter les informations dont vous aurez besoin d'eux dans les colonnes.

Par exemple, vous devez avoir son prénom, son nom, son numéro d'étudiant, son adresse e-mail et son cours; Ensuite, vous devez les lister le long de la rangée du haut. Ces éléments signifieraient les colonnes dans lesquelles les données saisies par vos élèves seraient compilées.

Si vous demandez à vos étudiants de saisir leurs coordonnées manuellement, ils devront faire défiler jusqu'en bas du fichier Excel pour trouver une ligne vide. Et si vous demandez beaucoup d'informations, par exemple pour un annuaire, il serait facile pour l'un des étudiants de sauter une cellule, ce qui entraînerait des données incomplètes.

Insérer un formulaire simple

Une fois que vous avez préparé tous vos titres de colonnes, vous pouvez maintenant commencer à créer un formulaire. Pour ce faire, sélectionnez l'un des en-têtes de colonne. Allez au Barre de recherche dans la section la plus haute de la fenêtre Excel et tapez Former. Dans les résultats de la recherche, sous Actions, cliquer sur Former.

UNE Microsoft Excel Une fenêtre d'avertissement apparaîtra, confirmant si vous souhaitez utiliser la ligne sélectionnée comme étiquettes de formulaire. Si vous l'avez déjà fait, cliquez sur d'accord. Sinon, cliquez sur Annuler, sélectionnez les en-têtes de colonne que vous souhaitez utiliser comme étiquettes de formulaire et répétez les étapes décrites dans le paragraphe précédent.

Après avoir appuyé d'accord, une fenêtre de formulaire apparaîtra, et c'est tout! Vous êtes maintenant libre de commencer à saisir des données.

Si vous comptez utiliser cet outil fréquemment, vous pouvez ajouter un raccourci vers cette fonctionnalité dans votre barre d'outils d'accès rapide. Retour au Barre de recherche et tapez Former de nouveau. Mais au lieu de faire un clic gauche sur le Former résultat, clic-droit dessus à la place pour faire apparaître le menu contextuel.

Sélectionner Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide, et vous verrez le Icône de formulaire y figurer. Ainsi, la prochaine fois que vous devrez ouvrir l'outil de formulaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton de raccourci.

Ajout de nouvelles données

Avec la fenêtre de formulaire ouverte, vous verrez les informations dont vous avez besoin pour entrer dans votre base de données. Remplissez tous les champs vides, et une fois terminé, cliquez sur Nouveau. Les données que vous avez saisies rempliront automatiquement la partie la plus basse de votre tableau et vous obtiendrez un nouveau formulaire vierge prêt à être utilisé.

Si vous avez accidentellement enregistré les mauvaises données, vous pouvez revenir en arrière et les modifier. Naviguez jusqu'à l'entrée que vous souhaitez modifier en appuyant sur le bouton Rechercher Précédent ou Rechercher suivant boutons. Lorsque vous avez atteint l'élément que vous souhaitez modifier, modifiez simplement les informations dans le champ correspondant.

Une fois vos corrections terminées, cliquez sur Nouveau ou appuyez sur Entrer sur votre clavier pour valider les modifications. Mais si vous avez fait une erreur typographique et souhaitez restaurer l'entrée précédente, cliquez sur Restaurer au lieu. Cependant, notez que vous ne pouvez pas annuler les modifications avec Restore une fois que vous avez validé les modifications.

Parcourir les entrées avec la fenêtre de formulaire

Maintenant que vous avez plusieurs entrées dans votre feuille de calcul, vous pouvez utiliser la fenêtre du formulaire elle-même pour parcourir vos données. Près du coin supérieur droit de la fenêtre, vous verrez le numéro de série des données actuelles.

Si vous souhaitez voir les entrées avant ou après la sélection actuelle, vous pouvez utiliser les Rechercher Précédent et Rechercher suivant boutons. Vous pouvez également utiliser la barre de défilement pour parcourir rapidement plusieurs entrées.

Pour trouver des résultats spécifiques, vous pouvez utiliser la fonction de recherche de la fenêtre du formulaire. Pour y accéder, cliquez sur le Critères bouton juste en dessous, Rechercher suivant. Tapez les informations que vous souhaitez rechercher dans le champ approprié, puis appuyez sur Entrer sur votre clavier.

En rapport: Comment utiliser la fonctionnalité de recherche Rechercher et remplacer dans Excel

La fenêtre vous montrera alors la ligne suivante avec les informations pertinentes. Pour parcourir les autres résultats, cliquez sur soit Rechercher Précédent ou Rechercher suivant.

Vous pouvez également utiliser des formules et des modificateurs pour une recherche plus avancée. Vous pouvez utiliser le caractère générique astérisque pour rechercher une partie de l'enregistrement. De même, vous pouvez également utiliser plus grand que ou moins que signes pour rechercher des valeurs numériques ou de date.

Par exemple, si vous souhaitez rechercher des étudiants qui suivent un cours de BA, vous pouvez saisir BA* dans le champ approprié. La fenêtre du formulaire n'affichera que les étudiants de votre feuille de calcul qui préparent un baccalauréat.

Éviter les entrées vides

Vous pouvez également empêcher les entrées accidentellement vides en ajoutant à l'aide de la fonction de validation des données. Pour ce faire, vous devez d'abord sélectionner la table dans laquelle vous allez saisir des données. Vous devriez alors aller à Données > Validation des données.

Les La validation des données fenêtre s'ouvrira alors. Dans le Paramètres onglet, sous le Permettre menu déroulant, sélectionnez Longueur du texte. Puis sous le Données menu déroulant, choisissez plus grand que. Enfin, sous le Le minimum champ, saisie 1. presse d'accord.

Cette fonction empêche les utilisateurs de saisir un seul caractère dans n'importe quel champ, garantissant que vos données seront entièrement renseignées.

En rapport: Comment importer des données de formulaires Microsoft Word vers une feuille de calcul Excel

Un moyen rapide et facile de remplir de grandes bases de données

Si vous manquez fréquemment des informations sur votre feuille de calcul ou si vous mettez les mauvaises données dans les colonnes, il est grand temps que vous fassiez un formulaire pour vous-même. Cette solution simple et rapide vous garantira une base de données précise.

Bien que l'exemple ci-dessus ne montre que cinq entrées, si vous travaillez sur de nombreuses entrées, comme une base de données d'employés d'entreprise, vous apprécierez cette fonctionnalité sur Excel. En vous donnant une fenêtre indépendante pour saisir des informations, vous pouvez éviter d'être louche avec des centaines, voire des milliers, d'entrées tout en garantissant des entrées de données exactes et précises.

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