Chaque projet se compose d'un ensemble de tâches que vous devez terminer à temps. Une bonne gestion des tâches signifie gérer les projets de la conception à la réalisation. Que vous fassiez partie d'une équipe travaillant au bureau ou à domicile, le processus de gestion des tâches peut vous amener à faire face à des défis communs.
Découvrez les cinq défis courants de gestion des tâches auxquels vous et votre équipe pouvez être confrontés et comment vous pouvez les surmonter avec des outils.
1. Aucune visibilité sur l'avancement des tâches
L'une des conditions préalables à l'achèvement rapide des tâches et à une collaboration réussie est la visibilité de la progression des tâches. Sans cela, l'administration des tâches devient un défi pour n'importe quelle équipe. Vous pouvez vous attendre à résoudre rapidement tout problème uniquement en garantissant la transparence de l'avancement des tâches.
Avec les tableaux Kanban, vous pouvez établir un aperçu visuel du flux de travail du projet.
Trello est une application de tableau Kanban qui vous permet de rationaliser toutes les tâches en identifiant les goulots d'étranglement dans le processus. Cette application rend non seulement la progression des tâches accessible, mais vous permet également de prendre des mesures décisives pour maintenir les tâches en attente de longue date.L'utilisation de l'outil de diagramme de Gantt est un autre moyen utile de suivre la progression des tâches. Avec le Agantty app, les membres de l'équipe peuvent synchroniser leurs tâches en conséquence. Il vous permet également d'affecter et de déléguer des tâches aux ressources disponibles.
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2. La dépendance aux e-mails entrave le travail
Une communication claire est essentielle pour que toute équipe puisse accomplir les tâches dans les délais impartis et avec une efficacité totale. Bien que le courrier électronique soit un mode de communication populaire parmi les membres de l'équipe, la dépendance à part entière du courrier électronique peut être contre-productive et nuire à la productivité.
Comme pour une équipe, l'un des plus grands défis de la gestion des tâches est de garder tout le monde sur la même longueur d'onde en communiquant les messages requis. Ici, communiquer quoi et comment, les deux deviennent cruciaux. Si quelqu'un passe plus de temps à vérifier, à rédiger et à répondre aux e-mails qu'à des tâches productives, l'objectif de la communication par e-mail échouera.
Avec MeisterTâche, vous pouvez centraliser le processus de partage d'informations par les membres de l'équipe. Vous pouvez faciliter une meilleure communication d'équipe en ajoutant la description de la tâche, les pièces jointes, le journal des modifications de la tâche et les commentaires dans la tâche elle-même. Ces fonctionnalités rendent une tâche interactive et traçable.
En suivant un projet, vous pouvez rester au courant et obtenir toutes les informations nécessaires. Vous pouvez répondre rapidement à tout changement de tâche avec des emojis et recevoir des notifications par e-mail pour de tels changements.
3. Manque de rapports de performance structurés
Pour connaître l'efficacité et la productivité de votre équipe, il est nécessaire d'avoir un aperçu complet des performances de chaque membre de l'équipe. Sans la perspicacité appropriée, personne ne peut connaître la progression de la tâche. Seul un rapport structuré peut générer des informations sur l'ensemble du processus suivi par l'équipe.
De tels rapports offrent non seulement des informations précieuses sur les tâches et les projets. Ils présentent également les informations collectées d'une manière facilement compréhensible. Lorsque vous avez une image complète en un seul endroit, la prise de mesures pour améliorer l'efficacité des tâches devient transparente.
Les rapports structurés vous permettent également de générer différentes statistiques à l'aide des métriques cruciales et de personnaliser la façon dont vous souhaitez voir les détails. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de rapport universel d'Asana pour obtenir des tableaux et des graphiques sur les performances de votre équipe. En quelques clics, vous pouvez connaître en temps réel l'état de la productivité de votre équipe.
Chaque membre de l'équipe peut créer son tableau de bord de productivité avec cet outil qui représentera visuellement les mesures de performance. Les individus peuvent partager les rapports en lecture seule avec des collaborateurs internes et externes. La personnalisation des rapports est également simple car vous pouvez ajouter divers filtres, choisir des types de graphiques et attribuer une couleur distincte à chaque projet.
4. Absence d'automatisation sans effort
Dans le monde des affaires moderne, l'importance de l'automatisation des tâches est primordiale. Sans elle, la gestion de vos tâches et la réalisation du projet à temps seront difficiles. L'absence d'automatisation peut également entraîner des problèmes de productivité dans votre équipe et une exécution lente des tâches.
Par conséquent, vous devez utiliser différents outils pour automatiser les tâches et éviter à votre équipe de perdre du temps à effectuer ces tâches manuellement. Lors du choix des outils d'automatisation, assurez-vous qu'ils présentent plus d'avantages que d'inconvénients, comme une courbe d'apprentissage abrupte, un ralentissement du système et une consommation de temps excessive.
En ce qui concerne l'automatisation, vous pouvez utiliser un nombre illimité d'outils en fonction de votre étendue de travail. En plus d'alléger la charge de travail de l'équipe, l'automatisation intelligente vous permet de vous concentrer sur les tâches importantes. Lorsque vous utilisez plusieurs outils d'automatisation, vous pouvez vous faire aider par Zapier pour une intégration sans effort entre les applications.
Certaines des intégrations populaires prises en charge par Zapier sont:
- Google Sheets et Toggle: permet de gérer des projets pour des équipes distantes et hybrides.
- ClickUp et TimeDoctor: Utilisez pour suivre les heures productives et gérer les tâches.
- Trello et Jira: Utilisez pour suivre les problèmes tout en gérant les tâches via l'outil de style Kanban.
- Asana et Hub Spot: Utilisé pour synchroniser le logiciel CRM avec un outil de gestion de projet.
- ClickUp et Jira: Utilisez pour suivre et résoudre les problèmes lors de la surveillance des tâches.
En rapport: Intégrations Zapier qui automatiseront votre flux de travail de gestion des tâches
5. Faire face au fluage de la portée
La dérive de la portée est un défi de gestion des tâches courant auquel les équipes sont confrontées. Il fait référence aux changements dans les exigences du projet par rapport à ce que vous avez décidé au début du projet. Ces changements ont un impact à la fois sur l'objectif et les livrables du projet.
Vous devez être conscient de la dérive de la portée lors de la planification d'un projet et de l'affectation des tâches aux membres. Quel que soit le secteur, vous pouvez l'éviter en évaluant les risques et en étant conscient lors de la cartographie du projet.
Chaque projet comporte un certain degré de risque, et avoir un plan d'urgence en place dès le début peut vous éviter toute situation inattendue. En outre, l'évaluation constante des risques pendant le cycle de vie du projet vous aidera également à gérer les risques. En utilisant lundi.com, vous pouvez gérer avec tact le fluage de portée dans vos projets.
Le registre des risques du projet de cette application vous permet de localiser, d'évaluer et de planifier un éventuel incident afin de pouvoir atténuer les risques. En utilisant son Modèle de planification de sprint Scrum, vous pouvez faire en sorte que votre équipe reste concentrée sur des tâches et des objectifs spécifiques. Les Suivi de la gestion du changement de cet outil vous permet de définir et de suivre les plans de gestion du changement.
Problèmes de gestion des tâches résolus
Les problèmes de gestion des tâches peuvent entraîner des projets retardés et des clients mécontents. Soyez conscient des problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer en ce qui concerne la gestion des tâches.
Alors que cet article discutait des défis et de leurs solutions viables, vous pouvez désormais prendre les mesures nécessaires pour éviter de tels problèmes et garantir une gestion de projet transparente.
Vous cherchez des alternatives à Asana? Découvrez ces outils gratuits qui vous permettent de gérer efficacement vos projets.
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Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une solide expérience dans les domaines de la technologie, de la finance et des affaires dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme métier à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières nouvelles technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix / Prime Video.
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