Gérer les communications et le contenu d'un projet est une tâche difficile. Sans une source commune de données, c'est une tâche écrasante. Workplace de Facebook a une solution à cela! Quelle que soit la taille de votre travail ou de votre projet, c'est un outil idéal pour gérer diverses tâches et le contenu des projets.
De plus, les membres de votre équipe connaissent déjà son interface utilisateur (UI), car elle ressemble beaucoup à la plate-forme Facebook. Lisez la suite pour découvrir comment il peut devenir une centrale électrique pour la gestion de projet.
1. Créer un groupe dédié pour chaque projet
Gestion de plusieurs projets en même temps peut être mouvementé et déroutant. Évitez la confusion avec la fonctionnalité de groupe dédiée de Workplace. Dans cette plate-forme, vous pouvez créer des groupes distincts pour chaque projet afin de séparer les tâches.
Les groupes que vous créez restent secrets, car seuls les membres du groupe sont autorisés à contribuer. Vous pouvez ajouter autant de groupes que vous le souhaitez et ajouter n'importe quel nombre de membres à un groupe.
Si vous travaillez en collaboration avec une autre organisation, un groupe multi-entreprises vous sera utile. Un groupe multi-entreprises en Lieu de travail vous permet de travailler avec des personnes extérieures à votre entreprise avec la même efficacité.
2. Partager des fichiers avec des coéquipiers
Que vous travailliez à distance ou dans le même espace de travail, vous devez partager des fichiers avec vos collègues via des canaux en ligne. Comme toute autre suite bureautique efficace, Workplace vous permet de partager des fichiers avec vos coéquipiers sans effort.
Vous pouvez ajouter des fichiers de votre système local dans le groupe. Alternativement, vous pouvez également utiliser les intégrations de partage de fichiers approuvées par l'administrateur système de l'organisation. Les administrateurs de groupe peuvent ajouter des intégrations approuvées à un groupe pour que ses membres puissent les utiliser.
Consultez l'onglet Intégrations pour trouver les outils de partage de fichiers. Actuellement, il prend en charge les applications de partage de fichiers telles que Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, etc.
3. Travail collaboratif sur les fichiers et commentaires
Grâce à la fonction d'annotation de cette suite d'espaces de travail, votre équipe peut partager des commentaires sur divers fichiers partagés dans le groupe. De cette façon, le suivi des commentaires et des commentaires devient plus facile que jamais.
De plus, tous les fichiers partagés avec les membres du groupe sont disponibles dans l'onglet Fichiers. Ainsi, vous n'avez pas besoin de faire défiler le flux pour trouver le fichier dont vous avez besoin.
Cette suite vous permet également de créer un groupe de rétroaction ouvert. Ici, d'autres membres de l'équipe peuvent également donner leur avis. En partageant davantage sur le projet, comme le style de documentation, la conception, le public cible, etc., vous pouvez obtenir plus de commentaires des autres et obtenir de nouvelles perspectives.
4. Suivi de l'avancement du projet et des tâches
Le suivi de l'avancement du projet est facile dans Workplace. En mettant des mises à jour hebdomadaires sur les progrès, les préférences et tout autre problème exceptionnel dans le groupe, les coéquipiers peuvent s'informer mutuellement de leurs tâches.
Si quelqu'un doit partager de longs rapports ou des résultats de recherche, il peut utiliser la fonction Note de cette plate-forme. Pour suivre les tâches à effectuer, vous pouvez partager des éléments d'action dans le groupe que le destinataire peut marquer comme terminés une fois terminé.
Vous pouvez utiliser la fonction de mention pour attribuer une tâche à un membre de l'équipe. Vous pouvez même intégrer Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, etc. applications pour une meilleure gestion des tâches et une meilleure productivité via Workplace.
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5. Stockage sécurisé et commun des fichiers
L'onglet Fichiers des groupes Workplace organise tous les fichiers de projet en un seul endroit. Vous pouvez gagner du temps en laissant Workplace gérer les ressources de votre projet telles que les images, les PDF, les feuilles Excel, etc. Si vous utilisez Workplace, vous n'avez pas besoin de garder une trace des membres de l'équipe partageant des documents sensibles liés au projet via différentes plates-formes, mettant en danger les données confidentielles.
Votre équipe peut télécharger des fichiers dans un groupe via plusieurs canaux tels que les publications, le chat, les sujets, l'apprentissage, les médias, etc. Mais, tous les fichiers vont directement dans l'onglet Fichiers. À partir de là, vous pouvez facilement gérer l'accès aux fichiers, le contrôle de version et supprimer le fichier s'il n'est pas nécessaire.
Il est important de savoir que vous ne pouvez télécharger que jusqu'à 50 Mo de fichiers via un autre canal que Workplace Chat. À partir de Workplace Chat, vous pouvez télécharger des fichiers d'une taille maximale de 75 Mo. La limite de taille de fichier aide l'équipe à rester productive en partageant de petits fichiers sans effort sans rencontrer de problèmes avec la bande passante de vitesse de téléchargement.
Cela peut sembler être une faible limite de téléchargement de fichiers. Cependant, Workplace prend en charge le téléchargement de fichiers vidéo volumineux jusqu'à 4 Go. Ainsi, chaque fois que vous avez besoin de créer un didacticiel vidéo pour la section Bibliothèque d'apprentissage ou de connaissances, vous pouvez toujours télécharger de longues vidéos HD.
6. Messagerie en temps réel via le chat en milieu de travail
Lorsqu'une équipe travaille sur un projet à partir de sites distants, il n'y a pas d'alternative à la communication en temps réel. Cependant, il n'est pas toujours possible de se connecter via des appels audio ou vidéo tout en travaillant à domicile. C'est pourquoi vous devez avoir une option de chat instantané dans votre espace de travail collaboratif.
Workplace propose également cette fonctionnalité à ses utilisateurs via l'application Workplace Chat. Téléchargez-le sur votre téléphone Android ou iOS et restez en contact lors de vos déplacements. Utilisez-le pour obtenir une réponse instantanée à une requête importante. Les groupes de 250 membres ou moins peuvent utiliser cette option.
7. Appel audio ou vidéo pour une communication transparente
Pour une équipe distante ou hybride, le travail collaboratif est impossible sans appels audio/vidéo. Si vous utilisez Workplace From Facebook pour la gestion de projet, vous n'avez pas besoin d'utiliser d'application supplémentaire à ces fins. Passer un appel à votre coéquipier est à portée de clic avec Workplace.
Jusqu'à 50 membres de l'équipe peuvent participer à une réunion audio ou vidéo via Workplace à partir de la fonction de réunion de Facebook. Vous pouvez utiliser cette fonction pour des réunions d'équipe hebdomadaires ou des discussions de groupe.
Vous pouvez également participer à des appels individuels rapides avec les membres du groupe. L'intégration d'applications d'appels virtuels telles que Zoom, BlueJeans et Cisco Webex Meetings est également disponible.
8. Fonction de post-épinglage pour référence rapide
Vous pouvez également épingler une publication ou un contenu sur la page du groupe, similaire à une page ou un groupe Facebook. Dans chaque groupe, il existe des instructions, des objectifs, des délais et des ressources essentiels pour le projet. L'épinglage de contenu garantit que les membres de l'équipe trouvent sans effort le contenu nécessaire pour travailler sur un projet.
Si vous le souhaitez, vous pouvez épingler plusieurs messages sans aucun problème. Vous pouvez également décider quelle publication épinglée doit rester au-dessus des autres. N'oubliez pas que seul l'administrateur du groupe peut épingler une publication dans le groupe Workplace.
La gestion de plusieurs projets est facile
Les fonctionnalités que vous avez vues ci-dessus sont des besoins de base pour tout projet. Workplace de Facebook satisfait efficacement toutes ces fonctionnalités grâce à une interface utilisateur simple.
Si vos données de projet telles que les listes de tâches, les flux de travail, les maquettes de produits/services, le contenu de référence, etc., se trouvent sur plusieurs outils, transférez-les gratuitement dans un outil central comme Workplace. Il est également judicieux de savoir comment Workplace est en concurrence avec d'autres espaces de travail de gestion de projet avant de prendre la décision finale.
Voici comment décider ce qui convient le mieux aux équipes distantes ou hybrides: Google Workspace ou Facebook Workplace.
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Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une solide expérience dans les domaines de la technologie, de la finance et des affaires dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme métier à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières nouvelles technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix/ Prime Video.
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