9 raisons pour lesquelles les projets sont retardés et comment les éviter

Le retard des projets est une réalité, et malgré les meilleurs efforts, de nombreuses équipes ne parviennent pas à terminer les projets dans les délais. Si vous ne voulez pas de retard dans vos projets actuels et futurs, vous devez être conscient des facteurs qui jouent un rôle important dans les retards des projets.

Connaître les raisons d'un projet retardé vous aidera à trouver le meilleur moyen de les éviter. Voici les raisons et les solutions à l'un des plus gros problèmes de gestion de projet: le retard du projet.

1. Fluage portée

La portée du projet fait référence à l'ensemble du projet, et la dérive de la portée signifie tout changement soudain de cette portée sans demandes de changement appropriées. Imaginez que votre équipe est au milieu d'un projet et qu'un glissement de périmètre se produit soudainement. Tous les efforts que vous avez déployés jusqu'à présent seront vains et un retard dans l'achèvement du projet deviendra inévitable.

Pour éviter ce problème, concevez un plan de projet et faites signer aux clients un accord indiquant qu'ils adhéreront au plan. Aussi, gardez tous les

communication de suivi en un seul endroit pour éviter de suivre plusieurs sources de communication pour référence.

2. L'équipe n'est pas au courant de l'objectif du projet

Faire partie du monde occupé de l'entreprise signifie que vous ne connaissez peut-être pas la raison de chaque tâche que vous effectuez. Cependant, cela peut être une cause de démotivation pour les coéquipiers, entraînant des retards de projet.

Connaissant le lien entre leur tâche et les objectifs du projet, l'équipe peut s'en inspirer. Par conséquent, impliquer tous les membres de l'équipe dès la phase de planification d'un projet est une bonne idée. Demandez leurs commentaires afin que vous puissiez planifier le projet à leur convenance.

Assurez-vous qu'ils voient l'impact de leurs contributions sur le projet et l'organisation. Cela les motivera à terminer le projet dans les délais avec succès.

3. Livrables et délais irréalistes

Croyez-le ou non, le fait d'avoir des délais irréalistes est peut-être la principale raison du retard d'un projet. Toute l'équipe peut faire des efforts supplémentaires, mais il est impossible de terminer un projet à temps si le délai n'est pas réalisable.

Peu importe à quel point il est tentant de définir des livrables ambitieux, sous-promettre et sur-livrer est le meilleur moyen d'impressionner les clients. Pour cette raison, fixez-vous des objectifs réalistes, atteignables et mesurables.

De nombreux projets incluent plusieurs dépendances de tâches. Dans ce cas, concevez le calendrier du projet en tenant compte de la disponibilité des ressources, du temps estimé et de la séquence des tâches.

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4. Indisponibilité des ressources

Si les ressources financières, humaines et matérielles nécessaires ne sont pas disponibles, le projet risque de prendre du retard. Dans le cas des ressources financières, évaluez si le budget initial peut couvrir le coût du projet. Sinon, obtenez un financement supplémentaire dès que possible pour éviter que le projet ne soit retardé en raison d'un manque de fonds.

Pour les ressources humaines, vérifiez si les membres de l'équipe ont les compétences et l'expérience nécessaires. Sinon, formez-les ou externalisez les tâches. Faites attention aux ressources matérielles comme les infrastructures. La disponibilité de ces ressources n'est pas garantie, et il est bon d'avoir une sauvegarde pour celles-ci.

5. Suivi et suivi des progrès inappropriés

La collecte constante de données sur l'avancement des tâches est vitale pour la réussite du projet. Ne pas le faire peut entraîner un retard du projet. Outre la définition d'objectifs, vous devez suivre s'il y a un retard dans une tâche. Ainsi, vous pouvez voir si l'équipe est sur la bonne voie pour atteindre l'objectif.

Vous pouvez utiliser des outils de gestion des tâches pour mesurer la progression de chaque tâche. Après avoir remarqué un retard dans une tâche, vous pouvez également déléguer la tâche à quelqu'un d'autre. Si nécessaire, ces applications vous aident également à réaffecter facilement toutes les tâches d'un projet.

6. Mauvaise communication entre les intervenants

Toutes les parties impliquées dans un projet doivent être sur la même longueur d'onde; sinon, ils ne peuvent pas terminer un projet dans les délais. Une mauvaise communication conduit à des malentendus, qui finissent par entraver la progression du projet.

C'est pourquoi chaque membre de l'équipe doit être immédiatement informé de la modification de la portée, des attentes du client et de tout retard de toute partie impliquée. Il devrait y avoir des réunions d'équipe régulières pour transmettre les mises à jour sur le projet.

Les équipes doivent également utiliser outils de gestion de projet pour connaître les dates d'échéance et les principales échéances. Ces applications conservent également toutes les communications d'équipe au même endroit pour assurer la clarté.

7. Refus de travailler en équipe

Un projet réussi est un travail d'équipe. Chaque membre, y compris le manager, doit jouer son rôle efficacement pour atteindre la cible. Parfois, les membres de l'équipe ne collaborent pas, ce qui entraîne des retards dans le projet. Même les managers de nos jours ont tendance à ne pas microgérer.

Mais tout le monde doit se rappeler que le but ultime est de terminer le projet à temps. Vous ne devez pas mettre le projet en péril uniquement pour éviter les conflits.

Alors que les membres de l'équipe ont besoin de leur propre espace et de leur pouvoir de décision pour donner le meilleur d'eux-mêmes, les responsables doivent intervenir chaque fois que cela est nécessaire pour empêcher le projet de dérailler. Les gestionnaires doivent également prendre des mesures immédiates pour résoudre tout conflit d'équipe.

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8. Facteurs tiers

Souvent, les organisations ont besoin de la participation de tiers à certaines étapes du projet. Les fournisseurs externes peuvent également être responsables des retards du projet s'ils ne livrent pas les ressources ou les tâches à temps. Cela se produit généralement parce que ces tiers ne connaissent pas les jalons ou les objectifs de votre projet.

De plus, les équipes ne font pas de suivi avec les fournisseurs au sujet des tâches assignées et ont des problèmes lorsqu'il y a un retard de la part du tiers. Pour éviter de tels problèmes, donnez-leur un délai strict et restez en contact avec eux jusqu'à leur livraison. Vous pouvez également inclure une disposition de pénalité dans le contrat pour le retard. Ainsi, ils prendront au sérieux la livraison en temps opportun.

9. Circonstances inattendues

Enfin, vous devez faire face à des situations imprévues pouvant entraîner des retards dans le projet. Catastrophes naturelles, perturbations météorologiques, instabilité politique, récession mondiale, difficultés à obtenir des investissements, tout cela peut retarder votre projet.

Bien que ces causes ne soient pas évitables, vous pouvez certainement réduire leur impact par une bonne planification. Chaque membre de l'équipe doit toujours se préparer au pire. Ne pas laisser les tâches pour le dernier moment est un pas fort pour lutter contre ce problème.

Les membres de l'équipe doivent également coopérer lorsqu'il y a une charge de travail supplémentaire après les catastrophes pour terminer les projets à temps.

Enregistrer les projets contre le retard

Un projet peut dérailler à n'importe quelle phase. En connaissant les raisons courantes des retards de projet et les solutions pour les éviter, vous pouvez atteindre l'objectif d'une livraison réussie du projet à temps. Ainsi, atteindre les objectifs de productivité devient également plus facile que jamais.

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