Comment remettre rapidement un projet retardé sur les rails

Chaque projet commence avec de bonnes intentions et les meilleurs efforts, mais beaucoup d'entre eux déroutent avec un faible engagement et manquent des jalons. Mais, il n'y a pas besoin d'être déçu, car certaines actions correctives peuvent remettre votre projet retardé sur les rails en un rien de temps.

Voici quelques techniques de récupération de projet efficaces que vous devriez essayer pour faire avancer les choses dans la bonne direction.

1. Appel à une réunion d'équipe

Votre équipe s'est peut-être rencontrée à de nombreux réunions d'équipe virtuelles pour ce projet. Cependant, une fois que vous savez que vous êtes sur le point de manquer une date limite, il est obligatoire que tout le monde s'assoie une fois de plus. Cette réunion d'équipe devrait développer une nouvelle stratégie sur ce qu'il faut faire ensuite.

Tenez compte des livrables du projet, du budget et du temps (restant ou supplémentaire) dont vous disposez pour terminer le projet. Vérifiez l'impact de votre retard sur chacun de ces aspects. Découvrez ce que l'équipe peut fournir tout en conservant le même budget et le même délai.

En dehors de cela, voyez combien de temps il faudra pour terminer le projet. Ensuite, demandez à votre client de choisir l'une des options ci-dessus.

2. Découvrez la raison du retard

En plus de choisir des options viables pour vos clients, utilisez la réunion pour déterminer le problème du projet. Ce n'est qu'en connaissant la raison du retard du projet que vous pouvez prendre des mesures pour résoudre le problème.

Il peut y avoir diverses raisons pour un retard d'un projet, notamment un manque de budget, un manque de ressources, un changement dans les priorités organisationnelles, une dérive de la portée, l'inefficacité de l'équipe, etc. Découvrez qui est responsable du retard et comment il a affecté le projet. Déduisez également comment vous pouvez résoudre le problème le plus rapidement possible.

3. Fixez une nouvelle date limite réaliste

Si vous avez manqué la date limite initiale, il est temps de passer à autre chose et d'en définir une nouvelle à la place. Parcourez le calendrier d'origine pour identifier le nombre de tâches du projet encore en attente. Fixez des jalons difficiles mais réalisables pour chacune des tâches restantes et trouvez une nouvelle date d'échéance pour le projet.

Votre objectif est de livrer le projet dans le nouveau délai. Par conséquent, tenez compte de la capacité, des ressources et de la disponibilité de votre équipe avant de définir la nouvelle date d'échéance.

4. Reconsidérer la portée du projet

Si une portée de projet irréaliste a retardé votre projet, envisagez de réviser le plan afin qu'il soit réalisable dans un court laps de temps. Discutez de la portée avec le client ou les parties prenantes et vérifiez les zones des projets que vous pouvez supprimer.

Ne laissez jamais un fluage de portée se produire lorsque vous demandez réellement une réduction de portée. Un changement de portée rendra le projet difficile à terminer. Il peut également être nécessaire de déplacer l'attention de votre équipe dans une nouvelle direction.

5. Diviser en petites tâches et hiérarchiser

Une fois que vous obtenez un signe de tête du client sur la portée révisée du projet, commencez à travailler dessus. Tout d'abord, divisez le travail restant en petits morceaux de tâches. Ensuite, recherchez s'il existe des dépendances entre les tâches. Si oui, réfléchissez-y avant de hiérarchiser les tâches.

Demandez à l'équipe de travailler d'abord sur les tâches prioritaires. Parfois, un client peut vous demander de livrer une section ou une partie d'un projet en premier pendant un délai de projet. Dans de tels cas, mettez ce segment en priorité.

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6. Réaffirmer ou réaffecter les responsabilités

Vous devez travailler avec toute l'équipe pour déterminer leurs rôles pour la portée ou les tâches restantes du projet. Passez en revue les tâches effectuées pour identifier tout conflit ou inefficacité dans le travail effectué jusqu'à présent sur ce projet. Il peut être nécessaire de réaffirmer ou de réaffecter les tâches en fonction des performances précédentes.

Lors de la réaffectation des tâches, résolvez tout doute sur le plan d'origine. Assurez-vous que la personne nouvellement affectée possède les compétences nécessaires pour accomplir cette tâche et n'a pas d'autres priorités.

7. Concentrez-vous sur la communication en temps réel

Il n'y a plus de place pour des retards supplémentaires dans un projet qui a déjà déraillé. Parfois, des décisions cruciales restent en suspens en raison de la réponse tardive. Par conséquent, votre équipe ne devrait pas perdre de temps dans une communication asynchrone où elle ne sait pas quand elle obtiendra une réponse.

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Dans les projets retardés, mettez l'accent sur la communication synchronisée comme le chat instantané. Les collègues peuvent également participer à des appels audio ou vidéo pour clarifier tout doute ou poser une question importante. Quoi que vous fassiez, ne comptez jamais sur des modes de communication retardés comme le courrier électronique dans de telles situations.

8. Suivre et gérer de près les tâches

Vous ne voudriez pas être retardé deux fois sur un même projet. Pour éviter cela, gérer les tâches et suivre leur progression au quotidien est essentiel. Intégrez le suivi des performances à votre routine quotidienne avec Dynamic applications de gestion de projet où les membres peuvent vérifier la progression des tâches et des projets.

Le suivi des réalisations ne suffit pas, car vous devez les comparer avec les réalisations prévues. Lorsque vous remarquez que quelqu'un est à la traîne, contactez-le immédiatement pour connaître le problème et le résoudre le plus rapidement possible.

9. Avoir un plan de gestion des risques en place

Un aperçu révisé d'un projet retardé comprend souvent une charge de travail supplémentaire, de nouvelles ressources et un calendrier strict. Bien qu'il y ait de fortes chances que vous réussissiez le projet, cela implique également un certain risque. Par conséquent, vous devez préparer un plan de gestion des risques.

Pour cela, identifiez les facteurs de risque. Vous devez également les analyser pour élaborer un plan visant à atténuer leurs effets négatifs. Faites des efforts pour réduire le risque d'apparition de ces facteurs de risque. Sensibiliser toute l'équipe au plan de gestion des risques et le mettre à jour en permanence au fur et à mesure de l'avancement du projet.

10. Mettre un effort supplémentaire

Inutile de dire que vous devez déployer des efforts supplémentaires pour livrer rapidement un projet retardé. Cela peut également signifier faire des heures supplémentaires pour de nombreux membres de l'équipe. Selon la portée du projet, le temps peut varier. Cependant, cela peut démotiver l'équipe si les heures supplémentaires deviennent importantes.

Pour cette raison, les managers doivent donner une idée claire à leurs coéquipiers de la durée des heures supplémentaires. Si quelqu'un ne peut pas consacrer plus de temps à un projet retardé, vous devez externaliser sa tâche.

Conseils efficaces pour les projets retardés

Il n'est pas rare qu'un projet perde son objectif. Une fois que cela se produit, il est nécessaire d'identifier et de reconnaître les points douloureux du projet.

Pour remettre le projet sur les rails, suivez les conseils mentionnés ci-dessus. Vous pouvez également utiliser des applications de gestion de projet pour une réalisation réussie et rapide du projet.

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