Les 7 meilleurs outils pour organiser vos e-mails et augmenter votre productivité

Vous recevez probablement plusieurs e-mails de clients, d'amis ou de membres de votre famille chaque jour. Essayer d'organiser votre boîte de réception de courrier électronique peut être écrasant, surtout si vous avez l'habitude incontrôlable de garder chaque message.

Voici quelques conseils et outils pour vous aider à organiser votre boîte de réception, afin que vous puissiez avoir plus de temps pour travailler sur votre liste de choses à faire.

Conseils pour organiser votre boîte de réception de courrier électronique

• Passez quelques minutes chaque jour à supprimer les e-mails dont vous n'avez pas besoin.
• Désabonnez-vous des abonnements inutiles.
• Créez des dossiers spécifiques pour les e-mails professionnels ou personnels, le cas échéant, et triez les messages dans ces dossiers dès qu'ils arrivent.
• Utilisez des étiquettes pour organiser le courrier entrant par sujet (par exemple, finances, voyages, etc.).
• Archivez plutôt que supprimez les messages essentiels que vous devez enregistrer pour référence future.
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• Si votre compte Gmail est lié à une adresse e-mail externe, ajustez vos paramètres de notification pour éviter d'être encombré de mises à jour inutiles.
• Utilisez votre adresse e-mail principale pour les messages importants et créez un autre compte pour les moins critiques, comme les abonnements par e-mail.

Ces conseils peuvent considérablement augmenter votre productivité. Cependant, au cas où vous auriez besoin d'une aide supplémentaire, vous pouvez utiliser ces outils:

Shift vous permet d'organiser vos boîtes de réception en un seul endroit.

Vous pouvez organiser votre boîte de réception à l'aide de filtres, créé automatiquement lorsque vous envoyez des e-mails à l'aide de différents clients de messagerie tels que Gmail ou Microsoft Outlook. Avec ces filtres, vous pouvez organiser les e-mails par expéditeur, liste, sujet, etc. Une fois que vous avez appliqué les critères de filtrage à un message, il sera placé dans un dossier spécifique avec ses libellés.

Shift est également équipé d'une excellente fonction de recherche qui fonctionne sur tous vos comptes et d'autres applications comme Slack et Facebook Messenger, afin que vous puissiez récupérer rapidement les conversations lorsque obligatoire.

L'un des principaux avantages de l'utilisation de Shift est qu'il centralise tous vos flux de travail, gain de temps lors du basculement entre les applications et les comptes de messagerie, et améliorer votre productivité.

L'une des raisons pour lesquelles vous ne souhaitez peut-être pas télécharger une application ou vous inscrire à un site Web est que vous craignez qu'ils ne vous bombardent continuellement d'e-mails. Avoir une adresse e-mail temporaire et jetable est un excellent moyen d'organiser votre boîte de réception et d'éviter le spam.

Au lieu de donner votre adresse e-mail principale, vous pouvez utiliser MailDrop pour créer une adresse jetable gratuite pour les applications/sites Web ayant une mauvaise réputation en matière de sécurité ou pour éviter les publicités indésirables.

Inbox by Gmail vous propose des catégories personnalisables et conserve les e-mails avec ces sujets en haut de votre boîte de réception. Il propose également une fonction « snooze », qui vous permet de masquer un e-mail jusqu'à une date ou une heure spécifique. Vous pouvez également utiliser la fonction « ajouter à la tâche » pour lier des e-mails importants à votre Tâche Google liste rapidement, où vous pouvez ajouter des notes et définir des dates d'échéance.

« Bundles » est un autre moyen de trier automatiquement les messages similaires des newsletters et des mises à jour des réseaux sociaux dans des catégories faciles à gérer. Ces stratégies vous aident à éliminer tout ce fouillis, qu'il s'agisse d'abonnements ou d'innombrables e-mails professionnels, et d'aller directement à l'essentiel.

Unroll.me est un outil gratuit qui vous permet de vous désinscrire des newsletters et d'organiser votre boîte de réception simultanément.

Se désabonner d'une newsletter peut ne pas sembler être un grand défi, mais cela devient écrasant lorsque vous devez gérer des dizaines ou des centaines d'abonnements.

Unroll.me simplifie la gestion de centaines d'e-mails en même temps. En quelques clics, vous pouvez vous désinscrire en masse des newsletters dans leur intégralité, les organiser avec des libellés si vous le souhaitez et rechercher des messages spécifiques par mot-clé.

Pour ceux qui sont submergés par des tonnes de newsletters par e-mail, la fonction « Rollup » de Unroll.me peut être utile. Il vous permet de regrouper tous vos abonnements par e-mail préférés dans une liste simple une fois par jour.

De cette façon, vous pouvez parcourir les abonnements en une seule fois au lieu de perdre du temps à parcourir votre boîte de réception chaque fois que vous recevez des nouvelles sur la promotion.

Si vous êtes une personne compétitive qui aime faire les choses vous-même, vous pouvez transformer une campagne de désabonnement par e-mail en masse en un jeu amusant. The Email Game est un outil gratuit qui gamifie le processus de nettoyage de votre boîte de réception.

Pour gérer vos boîtes de réception, entrez votre adresse e-mail et lancez le jeu. L'objectif est d'organiser un maximum d'emails dans un délai donné. Vous êtes pénalisé si vous prenez trop de temps, mais vous obtenez plus de points si vous gérez vos messages rapidement.

Le jeu d'e-mails vous permet de prendre l'habitude de vous concentrer sur un e-mail à la fois avant de passer au suivant, tandis que sa minuterie intégrée augmente votre productivité.

InMoat est un outil qui organise les e-mails en fonction de leurs types, par exemple, finance, productivité, santé, etc. Cet outil vous aide à augmenter votre productivité en sélectionnant et en plaçant les types d'e-mails importants pour vous en haut de votre boîte de réception, en leur donnant la priorité sur les autres.

Après vous être connecté à votre compte, InMoat vous demandera de sélectionner une industrie et une profession pour optimiser vos flux de travail et définir des priorités. Vous pouvez utiliser l'option « Filtres intelligents » pour choisir la catégorie d'e-mails qui restera dans votre boîte de réception. Il déplacera les e-mails moins critiques vers votre dossier InMoat pour une visualisation ultérieure à votre convenance.

InMoat analysera également votre réseau et vous demandera de choisir vos contacts de confiance pour hiérarchiser leurs e-mails, tout en déplaçant les messages de sources inconnues vers un autre dossier.

FollowUpThen est votre propre assistant personnel qui vous rappelle de suivre des e-mails spécifiques. C'est une bouée de sauvetage pour les personnes occupées ou celles qui oublient souvent des messages importants.

Une fois que vous avez envoyé un e-mail avec FollowUpThen, l'e-mail retournera précisément le jour et l'heure que vous avez spécifiés dans votre boîte de réception. Plus besoin d'oublier les accords commerciaux critiques ou les rendez-vous avec des amis.

Votre boîte de réception peut rapidement nuire à votre productivité en raison de la tonne d'e-mails que vous recevez de clients potentiels, amis, collègues et ces bulletins embêtants et nouvelles de promotion que vous n'avez jamais demandés pour!

La prochaine fois que vous vous sentirez submergé par tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception, respirez profondément, commencez à mettre en œuvre ces conseils et utilisez ces outils pour tout contrôler et augmenter votre productivité.

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