5 façons dont Xero peut vous aider avec vos finances

Publicité

La comptabilité peut être source de confusion Les 12 meilleurs cours de comptabilité en ligne pour combler votre écart de compétencesGrâce à des cours en ligne de haute qualité gratuits et peu coûteux, il est plus facile que jamais d'être votre propre directeur financier pour votre entreprise nouvelle ou existante. Lire la suite , chronophage et (si vous devez payer un comptable professionnel) coûteux.

Il n’est donc pas surprenant que logiciel de comptabilité a commencé à gagner en popularité auprès des pigistes et des propriétaires de petites entreprises.

Ces logiciels sont généralement adaptés au pays dans lequel vous les utilisez, peuvent gérer tous les aspects du processus de comptabilité et sont beaucoup plus rentables que de payer un professionnel.

L'une des solutions les plus populaires disponibles est Xero. Nous allons voir ce que c'est et ce que vous pouvez en faire.

Qu'est-ce que Xero?

Xero a été fondée en Nouvelle-Zélande en 2006 et compte depuis plus de 600 000 utilisateurs. Ils proposent leur produit sur la base du modèle de «logiciel en tant que service» (SaaS) couramment utilisé, vous n'aurez donc pas besoin de télécharger quoi que ce soit pour l'utiliser.

Ils ont reçu de nombreuses distinctions de l'industrie, dont deux Webby Awards en 2009 et un en 2010, Fast Company Innovation by Design Award en 2012, et plus impressionnant, première place dans la liste des «100 sociétés de croissance les plus innovantes» du magazine Forbes 2014.

Le produit lui-même est l'un des logiciels de comptabilité les plus polyvalents sur le marché aujourd'hui, offrant presque tout ce dont une petite entreprise ou un pigiste a besoin pour réussir.

Ses principales caractéristiques comprennent:

• • Gestion des flux de trésorerie (comptabilité en ligne, rapprochement bancaire, rapports budgétaires et gestion des stocks)

Facturation (envoi, paiement et émission de devis)

• Gestion des paiements (notes de frais, factures et bons de commande)
• Gestion de la paie (y compris les feuilles de temps et les cycles de paie standard)
• Aide fiscale (W-2, 1099, calculs de taxe de vente et production de déclarations)

Mais quelles sont ses cinq fonctionnalités les plus utiles? Étudions.

Impôt

Ah, impôt… 940 fédéral, W-2, 1099, taxes sur l'emploi, taxes sur le chômage - qu'est-ce que cela signifie?!

Tandis que Xero ne peut pas vous renseigner sur tous les codes et formulaires fiscaux au niveau fédéral et des États (bien qu’ils il a un excellent guide d'aide de base), il peut faire de les calculer et de les soumettre beaucoup Plus facile.

Par exemple, il vous permettra de déterminer instantanément la quantité à déposer sur les W-2 et les 1099. Cela supprimera même la confusion sans fin sur la classification des fournisseurs 1099 en vous permettant d'exécuter un rapport, puis en effectuant les ajustements nécessaires.

Voici un aperçu du processus:

Afin de déposer un W-2 (sans doute le formulaire fiscal le plus courant aux États-Unis), vous devez d'abord créer un employé. Pour ce faire, cliquez sur Paie> Ajouter un employé et remplir les informations personnelles nécessaires.

Ensuite, vous devrez remplir leurs détails d'emploi - y compris les données de salaire et leur numéro de sécurité sociale. Évidemment, vous devriez déjà avoir toutes les informations de vos employés, mais si vous ne les ajoutez pas ici, vous ne pourrez pas ajouter la personne à votre liste de paie.

Enfin, vous pouvez ajouter leurs coordonnées fiscales fédérales et d'État individuelles. Il convient de noter que cela peut encore être un champ de mines potentiel pour les non-professionnels. Il serait peut-être judicieux de payer un comptable pour vous assurer que tout est correctement configuré - il s'auto-gère par la suite, de sorte que vous économiserez toujours beaucoup sur les frais à long terme.

Une fois que vous avez un employé entièrement configuré, vous devez également configurer les impôts de votre propre entreprise. Vous ne pourrez pas créer de paie (et donc générer des données de déclaration de revenus) tant que vous ne l'avez pas fait.

Aller vers Paramètres> Taxes et remplissez vos informations fédérales et étatiques:

C'est tout. Exécutez simplement votre paie chaque mois et le logiciel retiendra automatiquement les taxes le cas échéant et enregistrera le tout dans le système. À la fin de chaque année d'imposition, vous pourrez émettre les W-2 nécessaires et tout autre formulaire d'État qui pourrait être requis.

Vous pouvez suivre exactement la même méthodologie pour les entrepreneurs indépendants, mais cette fois, vous devrez plutôt émettre un formulaire 1099.

Mieux encore, vous n'avez même pas besoin de vous inquiéter soumettre les 1099 formulaires fiscaux Les 6 meilleurs logiciels d'impôt gratuits pour produire votre déclaration de revenus cette annéeSi vous êtes fatigué de payer pour produire vos impôts, voici le meilleur logiciel d'impôt gratuit pour remplir vos déclarations de revenus fédérales et d'État. Lire la suite , une fois que vous les avez remplis, vous pouvez les déposer depuis le logiciel en utilisant Track1099.

Il y a en fait beaucoup plus de problèmes fiscaux Xero peut vous aider, en dehors des formulaires IRS.

Par exemple, il calculera automatiquement la taxe de vente en fonction de votre région et de l'intégration de Xero avec Avalara TrustFile signifie que vous pouvez préparer et soumettre des déclarations de taxe de vente presque instantanément (allez à Paramètres> Paramètres généraux> Paramètres financiers pour saisir vos informations).

Vous pouvez même exporter les fichiers Xero en copies papier si vous préférez Approche «bricolage» des déclarations de revenus Faire vos impôts? 5 formules Microsoft Excel que vous devez connaîtreVos taxes sont bientôt dues et vous ne voulez pas payer de frais de retard? Tirez parti de la puissance de Microsoft Excel pour mettre de l'ordre dans vos impôts. Lire la suite .

Paie

L'exécution de la paie sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle peut presque être aussi déroutante et longue que l'élaboration de vos impôts!

Il y a plusieurs aspects à Xero cela contribuera à rendre votre paie moins douloureuse.

Premièrement, il comprend un logiciel de feuille de temps des employés. Les employés peuvent saisir leurs propres données, ou vous (ou un autre employé) pouvez le faire en leur nom, des outils de création de rapports qui vous permettront de consulter des données basées sur les gains horaires, le type de revenu et l'argent dépensé par employé ou par heure période.

Deuxièmement, il est livré avec un logiciel de paiement. En pratique, cela signifie que vous pouvez exécuter et approuver la paie des employés à une date fixe, des paies uniques en milieu de cycle et lancer des dépôts directs sur les comptes bancaires de vos employés. Vous pouvez même imprimer des chèques et des bulletins de paie, qui peuvent tous deux être personnalisés avec la marque de votre propre entreprise.

Sachez que vous devez configurer les employés, les informations fiscales, les lieux de travail, les horaires de paie et les informations de compte bancaire avant de pouvoir exécuter la paie complète.

Enfin, il existe une multitude d'applications tierces qui peuvent fournir des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, si vous avez des employés qui travaillent dans des pays qui ne sont pas nativement couverts par Xero, vous pouvez utiliser des plug-ins pour pouvoir les payer.

Dépenses

D'accord, donc l'apogée de l'utilisation des comptes de dépenses de l'entreprise pour tout payer, du dîner aux vacances exotiques, pourrait bien être révolue depuis longtemps, mais ils sont toujours un élément essentiel d'une organisation commerciale moderne.

le Gestion des dépenses 10 utilisations uniques de Trello autres que la gestion de projetTrello est un délice pour les amateurs de listes. Son approche de type Kanban n'était pas uniquement destinée à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. Lire la suite La fonction de Xero est très impressionnante, vous permettant à la fois de gérer vos propres dépenses personnelles et de rembourser vos frais à vos employés.

Du point de vue de l'utilisateur, cela vous permettra (ainsi qu'à vos employés) d'ajouter des dépenses pendant que vous êtes en déplacement, simplement en prenant un photographie d'un reçu et le soumettre via l'application mobile, ce qui rend moins probable que les coûts seront ignorés.

Du point de vue de la gestion, les reçus des voyages sont regroupés afin que vous puissiez facilement voir le coût total, et vous pouvez approuver et rejeter la demande comme bon vous semble.

Toutes ces données peuvent ensuite être exportées vers la fonction de paie pour rendre la paie encore plus simple.

Les indépendants peuvent également rester au courant de leurs dépenses (et de leur situation de trésorerie plus large) en utilisant la fonction de rapprochement bancaire.

Tout d'abord, vous devrez ajouter un compte bancaire. Pour ce faire, accédez à Comptes> Comptes bancaires> Ajouter un compte bancaire. Les banques populaires sont automatiquement répertoriées et vous pouvez également ajouter des services tels que PayPal et les cartes de crédit.

Saisissez votre numéro de compte et donnez un nom au compte, puis vous serez présenté avec un écran qui vous permettra d'importer tous vos flux bancaires.

Une fois cela fait, vous pouvez importer toutes les données de votre banque et elles se réconcilieront automatiquement avec celles de Xero. Les données sont accessibles via l'application mobile pour une réconciliation sur le pouce, vous pouvez créer des règles personnalisées pour aider à faire correspondre les transactions plus complexes, et plus de 160 devises sont prises en charge.

Rapports financiers

Il est très difficile d'obtenir une compréhension claire de la santé de votre entreprise sans rapports financiers clairs et efficaces.

Heureusement, Xero fournit plus de 40 rapports financiers de base et avancés. Ceux-ci incluent tous les plus courants, tels que les profits et pertes, les déclarations de taxe de vente et les bilans - mais aussi les plus inhabituels (mais tout aussi utiles) comme gains et pertes de change Évitez de vous faire arnaquer lors de l'échange de devises ou de l'envoi d'argent à l'étrangerSi vous avez envoyé de l'argent à l'étranger ou échangé des devises avant des vacances, vous avez probablement eu une mauvaise affaire. Voici de meilleures alternatives aux banques et aux bureaux de change. Lire la suite et les plans d'amortissement.

Les rapports proposent également trackers de budget Les 4 meilleures applications de budgétisation pour mettre de l'ordre dans vos financesVous recherchez la meilleure application budgétaire pour contrôler vos finances? Voici quelques applications géniales pour vous aider à gérer votre argent. Lire la suite (afin que vous puissiez préparer des plans et comparer les performances réelles par rapport aux performances prévues), et la ajouter des catégories de suivi (vous offrant ainsi un moyen facile de comparer et de contraster des sections individuelles de votre affaires).

Tous ces rapports peuvent être préparés et imprimés en quelques clics.

Facturation

À quoi servent toutes ces fonctionnalités fantaisistes si vous ne pouvez pas gérer facilement les factures? Ils sont le pain et le beurre de la gestion d'une entreprise, mais peut rapidement se compliquer Comment utiliser Internet pour chasser les factures impayéesSi vous travaillez pour vous-même, vous craignez constamment qu'un de vos clients ne paie pas une facture. Voici quelques conseils en ligne pour récupérer l'argent perdu. Lire la suite si vous avez beaucoup de clients.

La fonction de facturation de Xero possède de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Par exemple, vous pouvez ajouter des notes de crédit et recharger facilement les dépenses des clients en utilisant une étiquette spéciale, et des notes de crédit peuvent être émises le cas échéant.

Vos clients pourront également régler vos factures en un seul clic via carte de crédit ou PayPal, et vous serez averti lorsque les clients ouvriront leurs factures (vous savez donc s'ils ignorent simplement tu!).

Enfin, comme le logiciel de paie, vous pourrez personnaliser et personnaliser toutes vos factures avec vos propres logos et branding.

Avez-vous utilisé Xero?

Avez-vous utilisé Xero? Quelles fonctions et caractéristiques avez-vous aimé? Lequel avait besoin de plus de travail? Y a-t-il quelque chose qui manque que vous aimeriez voir les développeurs présenter?

Vous pouvez nous faire part de vos réflexions et commentaires dans la section commentaires ci-dessous.