Qu'est-ce que Google Docs et comment l'utiliser

Publicité

Google Docs est le composant de traitement de texte de la suite bureautique en ligne de Google. C'est une alternative gratuite à Microsoft Word. Il a également plus de fonctionnalités que vous ne le pensez.

Dans cet article, nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées sur Google Documents.

Qu'est-ce que Google Docs?

Google Docs est le traitement de texte basé sur un navigateur de Google. Vous pouvez créer, modifier et partager des documents en ligne et y accéder à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet.

Ce qui distingue Google Docs de son principal concurrent de bureau, Microsoft Word, ce sont ses fonctionnalités collaboratives. Google Docs a été l'un des premiers traitements de texte à proposer la modification partagée de documents en ligne.

Google a rendu incroyablement facile le partage de documents sur plusieurs plates-formes et leur collaboration en temps réel à partir d'une fenêtre de navigateur. Vos collaborateurs n'ont même pas besoin d'un compte Google pour afficher ou modifier les documents Google que vous partagez avec eux.

En outre, Modules complémentaires de Google Docs Les 10 meilleurs modules complémentaires Google Docs pour des documents plus professionnelsUtilisez ces dix modules complémentaires utiles pour créer rapidement des documents Google de qualité professionnelle. Lire la suite , vous permettent d'étendre les fonctionnalités et d'ajouter des fonctionnalités manquantes.

Comment utiliser Google Docs

Vous pouvez utiliser Google Documents comme vous utiliseriez des documents Word. Créez de nouveaux documents, utiliser des modèles Google Docs, partagez des documents avec votre équipe et collaborez en temps réel. Nous allons vous montrer les bases ici.

Comment créer un document Google

Pour créer un nouveau document Google, rendez-vous d'abord sur docs.google.com et connectez-vous avec votre compte Google. Une fois sur la page de démarrage de Google Documents, vous pouvez créer un nouveau document vierge ou choisir un modèle. À partir d'un document Google existant, vous pouvez également accéder à Fichier> Nouveau> Document ou Fichier> Nouveau> Du modèle Faire la même chose.

Comment enregistrer un document Google

Vous n'aurez jamais à vous souvenir d'enregistrer un document Google, car Google enregistre automatiquement vos documents sur votre Google Drive, le composant de stockage en ligne Le seul guide Google Drive que vous aurez jamais besoin de lireGoogle Drive est la combinaison parfaite d'outils de stockage de fichiers en ligne et de gestion de documents. Nous vous expliquons comment utiliser au mieux Google Drive en ligne et hors ligne, par vous-même et en collaboration avec d'autres. Lire la suite de la suite bureautique en ligne de Google. Par conséquent, vous ne trouverez pas de bouton Enregistrer.

Comment télécharger Google Docs

Google stocke vos documents sur Google Drive. Pour télécharger un document Google sur votre ordinateur à la place, accédez à Fichier> Télécharger en tant que et choisissez le format de fichier souhaité.

Comment envoyer un e-mail à un document Google

Si vous souhaitez télécharger le document parce que vous souhaitez l'envoyer par e-mail, vous pouvez le faire directement à partir du document. Aller à Fichier> E-mail en pièce jointe, choisissez le format de fichier que vous souhaitez joindre et remplissez les détails de l'e-mail standard.

Comment partager un document Google

Plutôt que d'envoyer un document par e-mail, nous vous recommandons de le partager. En effet, le partage permet à tout le monde de voir et de travailler sur la même version du document. De cette façon, vous évitez de créer des copies conflictuelles ou de dupliquer votre travail. Comme mentionné précédemment, le destinataire n'a pas besoin d'un compte Google pour afficher ou modifier le document.

Pour partager un document Google à partir du document, cliquez sur le Partager bouton en haut à droite. Vous avez maintenant plusieurs options:

1. Clique le Obtenez un lien partageable en haut à droite. Le lien sera copié dans votre presse-papiers. et à côté de Toute personne disposant du lien, ajustez le niveau d'accès par défaut peut voir à peut éditer ou peut commenter. Si vous apportez des modifications, cliquez sur Copier le lien pour actualiser la copie dans votre presse-papiers. Dans le même menu, vous pouvez également désactiver l'option de partage de liens, ce qui signifie que seules des personnes spécifiques peuvent accéder au document.
2. Saisissez les noms ou les adresses e-mail du ou des destinataires souhaités. Notez que le niveau d'accès par défaut avec cette méthode est peut éditer. Cliquez sur l'icône représentant un stylo à droite pour la modifier. peut voir ou peut commenter.
3. Cliquez sur Avancée en bas à droite pour partager directement sur Gmail, Google Plus, Facebook ou Twitter, pour contrôler le partage de liens, pour inviter des personnes et pour contrôler paramètres du propriétaire, comme empêcher les autres éditeurs de modifier l'accès et d'ajouter de nouvelles personnes.

Si tu veux partager une copie de votre document Google 10 conseils pour gérer les fichiers partagés sur Google DrivePrenez Google Drive au-delà d'un système de stockage de fichiers avec les nombreux conseils et astuces qu'il offre pour la collaboration en temps réel. Voici dix conseils pour vous aider à gérer vos fichiers sur Google Drive. Lire la suite avec plusieurs collaborateurs car vous ne souhaitez pas qu'ils modifient le document d'origine, vous pouvez également utiliser ce Astuce «faire une copie» Utilisez cette astuce "Faire une copie" lors du partage de documents Google DriveSi vous souhaitez que les collaborateurs créent automatiquement des copies des documents Google lorsqu'ils reçoivent des liens de partage, voici une astuce rapide que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant. Lire la suite pour vous épargner du travail.

Comment suivre les modifications dans Google Docs

Lorsque vous apportez des modifications fréquentes à vos documents Google ou une fois que vous les avez partagés avec d'autres, vous souhaiterez suivre les modifications.

Historique des versions

Google Documents le fait automatiquement en suivant l'historique des versions de votre document. Aller à Fichier> Historique des versions> Voir l'historique des versions pour développer un menu répertoriant toutes les modifications que Google a suivies pour votre document. Vous verrez quand les modifications ont été apportées, qui les a apportées et elles sont toutes mises en évidence dans le document.

Vous pouvez même nommer la version actuelle pour annuler facilement les modifications apportées par la suite. Soit aller à Fichier> Historique des versions> Nommer la version actuelle, entrez un nom et cliquez sur sauvegarder. Sinon, allez dans le menu historique des versions et cliquez sur la date ou le nom d'une version pour la renommer. Dans le menu de l'historique des versions, vous pouvez ensuite activer un paramètre n'afficher que les versions nommées (voir capture d'écran ci-dessus).

L'historique des versions est la forme de base du suivi des modifications. Vous pouvez restaurer les versions d'un document en le sélectionnant et en cliquant sur le Restaurer cette version bouton. Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est accepter ou rejeter les modifications individuelles dans chaque version. Si c'est la fonctionnalité que vous désirez, vous devez utiliser une fonctionnalité différente: les modes.

Mode de suggestion

Google Docs prend en charge trois modes différents: Édition, Suggérant, et Visualisation. L'édition est le mode par défaut. Pour passer à un autre mode, accédez à Affichage> Mode ou cliquez sur l'icône du stylo à l'extrême droite du menu des outils. Pour contrôler les modifications individuelles, utilisez le Mode de suggestion.

Lorsque vous apportez des modifications en mode Suggestion, vous verrez un commentaire sur le côté droit du document, avec la possibilité d'accepter ou de rejeter la suggestion. Vous pouvez également rédiger une réponse pour discuter de chaque modification. Toutes les modifications apportées dans ce mode sont suivies individuellement sous la version respective du document dans l'historique des versions. De cette façon, vous avez la possibilité de consulter et de restaurer les modifications rejetées, bien que vous deviez restaurer cette version du document, ce qui signifie que vous perdriez toutes les modifications suivantes.

Pointe: Pour forcer vos collaborateurs à utiliser le mode Suggestion, définissez leur accès sur peut commenter lors du partage du document.

Comment imprimer à partir de Google Docs

L'impression à partir de Google Docs fonctionne comme l'impression de tout autre document sur votre ordinateur. Pour imprimer un document Google, ouvrez-le, puis accédez à Fichier> Imprimer ou appuyez sur Ctrl + Praccourci clavier ou cliquez sur l'icône d'impression dans le menu des outils.

Chacune de ces actions ouvrira votre menu d'impression. De là, choisissez votre imprimante et vos paramètres et imprimez comme vous le feriez normalement.

Comment modifier Google Docs hors connexion

Pour modifier vos documents Google hors connexion, vous devez remplir quelques conditions de base. Tout d'abord, vous devez être en ligne lors de la configuration de l'accès hors ligne. Vous devez également utiliser Google Chrome en dehors du mode navigation privée, installer et activer le Google Docs hors connexion Extension Chrome et avoir suffisamment d'espace de stockage gratuit pour enregistrer vos fichiers.

Une fois cela fait, rendez-vous sur docs.google.com, cliquez sur le menu hamburger en haut à droite, allez à Réglageset assurez-vous que le curseur à côté de Hors ligne est dans le Sur position (voir capture d'écran ci-dessous).

Désormais, chaque document sur lequel vous commencez à travailler sera également disponible hors ligne sur votre ordinateur; au moins temporairement. L'icône flash à côté du nom du document indique que vous êtes hors ligne. Toutes les modifications que vous apportez seront synchronisées une fois que vous vous reconnecterez à Internet.

Avec l'extension Google Docs hors connexion activée, vous pouvez consulter la liste de tous vos documents sous docs.google.com, même hors ligne. Tous les documents disponibles en permanence hors ligne porteront une icône de coche. Cliquez sur le menu à trois points pour contrôler Disponible hors ligne option.

L'extension Google Docs hors connexion mettra également en cache tous les documents que vous ouvrez. Si vous perdez votre connexion Internet, vous aurez accès même aux documents qui ne sont pas explicitement disponibles hors connexion. Dans ce cas, vous pouvez rendre le document disponible en mode hors connexion de manière permanente, même si vous n'êtes pas en ligne. Pendant ce temps, ces documents non mis en cache et non disponibles hors connexion apparaîtront en sourdine.

À sauvegarder et synchroniser les fichiers Google Docs sur votre ordinateur ou votre mobile, vous pouvez également Outil de sauvegarde et de synchronisation Google Drive.

Google Docs, désormais sous votre contrôle

Vous connaissez maintenant les bases de l'utilisation de Google Documents. Ensuite, il est temps de découvrir de belles façons de créer de beaux documents Google 10 façons intéressantes de créer de beaux documents GoogleGoogle Docs est désormais une centrale de bureau. Avec l'aide de ces modules complémentaires, vous pouvez rendre vos documents Google beaux et élégants. Lire la suite . Vous pouvez ensuite passer à l'exploration fonctionnalités pertinentes pour les documents commerciaux et saisie vocale dans Google Documents.