YaM de pointe établit la norme pour les outils de gestion de réunions en ligne

Publicité

Si vous organisez des réunions sans ordre du jour ou si vous conservez des procès-verbaux sur de vieux documents Word, vos réunions et comptes rendus ne sont probablement pas aussi utiles qu'ils pourraient l'être. Bien que la plupart d'entre nous n'attendent pas avec impatience d'assister à des réunions, il existe néanmoins des outils en ligne 10+ excellents outils en ligne pour la coordination et les réunions de groupeComment gérez-vous une équipe de personnes dispersées géographiquement? Comment coordonnez-vous les fuseaux horaires internationaux? Le concept de travail via Internet a commencé à s'infiltrer dans le lieu de travail quotidien,... Lire la suite qui peuvent aider à rendre les réunions plus productives et moins chronophages pour ceux qui les planifient et les animent.

Je suis récemment tombé sur une application Web de pointe de gestion de réunions en ligne appelée patate douce (qui signifie Yet Another Meeting). yaM est comme un assistant virtuel pour produire des ordres du jour et des comptes rendus de qualité professionnelle, tout en fournissant des outils qui aident à se réunir les participants réfléchissent à des idées, effectuent une analyse des produits et des coûts et s'intègrent à des comptes cloud en ligne, notamment Dropbox, Google Calendar et Evernote.

yaM peut être utilisé avec les deux espaces de rencontre en ligne Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégieLes services de visioconférence modernes sont faciles à utiliser et accessibles à presque tout le monde disposant d'un ordinateur ou d'un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par l'emplacement géographique. Lire la suite Comme Hangouts Google Conseils pour planifier et organiser des réunions efficaces avec Google HangoutsAvec la technologie Internet d'aujourd'hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable, surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils qui vous font gagner du temps. Au cours des deux derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne... Lire la suite , ou dans les paramètres hors ligne traditionnels. En tant qu'application Web, il est similaire à D'accord Agreedo: Rédigez et gérez vos minutes de réunion d'affaires gratuitement en ligneDepuis plusieurs semaines, je recherche un site web ou une application simple d'utilisation qui me permettrait de conserver et de conserver les comptes rendus de réunions. L'approche traditionnelle du document texte n'est plus un outil productif... Lire la suite , mais c'est beaucoup plus avancé sans être compliqué.

Créer des ordres du jour

Après avoir créé un compte avec yaM, vous pouvez immédiatement commencer à élaborer un ordre du jour pour votre prochaine réunion. Vous ajoutez simplement des éléments à l'ordre du jour sur le côté gauche de l'espace de travail, ainsi que la durée et le nom de la personne responsable de cet élément.

Vous pouvez facilement attribuer des noms aux éléments de l'ordre du jour, mais les participants doivent créer un compte avec yaM, auquel vous pouvez leur envoyer une invitation à le faire depuis l'espace de travail. Le fait d'avoir enregistré des participants fait de yaM un outil de gestion de réunion beaucoup plus collaboratif, car chaque participant peut simultanément ajouter des notes dans l'espace de travail pendant la réunion. Bien qu'il soit plus efficace d'affecter une personne à la prise de minutes, il existe d'autres outils utiles dans yaM qui le rendent idéal pour la collaboration.

Lorsque votre ordre du jour est créé, vous pouvez l'imprimer ou le diffuser aux participants à la réunion. Chaque participant inscrit recevra un rapport de réunion par e-mail, qui comprend bien sûr la logistique des médias, la liste des points à l'ordre du jour et un lien vers l'espace de travail en ligne yaM. Mieux encore, votre agenda diffusé est formaté de manière professionnelle et facile à lire. Les éléments de l'ordre du jour peuvent également être copiés et ajoutés à une nouvelle réunion. Ce serait encore mieux, cependant, si les développeurs pouvaient créer un moyen de créer des éléments d'ordre du jour standard qui font automatiquement partie de chaque nouvelle réunion.

Prise de minutes

L'ajout de notes et d'actions dans yaM est aussi simple que la création d'agendas. Les minutes se composent de quatre types de contenu: des notes, des éléments d'action, des fichiers joints et des outils de collaboration en temps réel.

La façon dont yaM est configurée pourrait aider les participants à la réunion à rester concentrés, surtout si tout le monde a ouvert l'espace de travail sur son ordinateur pendant la réunion. Le preneur de minutes peut facilement ajouter un élément d'action, avec une date d'échéance et le nom de la personne responsable. Curieusement, cependant, une seule personne peut être répertoriée comme responsable de chaque élément d'action.

Là où yaM brille également, c'est sa collection d'outils de collaboration intégrés qui permettent aux membres de faire des analyses pour/contre, des analyses de produits, des idées de brainstorming ou de voter sur des décisions importantes. Il existe également un outil pour ce qu'on appelle une analyse SWAT, qui consiste à discuter et à enregistrer les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces d'un projet, d'une idée ou d'une décision particulière.

Vous verrez que ces outils de collaboration et de gestion de réunion peuvent être très utiles pour maintenir l'engagement des participants et éventuellement les aider à prendre de meilleures analyses et décisions. Vous pouvez également imprimer ou envoyer par courrier électronique le contenu des outils de collaboration individuels aux participants pendant la réunion. (Remarque: les idées d'autres outils de collaboration en ligne sont examiné ici Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipeLes petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite ).

Comme pour les ordres du jour, les rapports de minutes de yaM peuvent également être imprimés ou diffusés par courrier électronique. Les procès-verbaux sont si bien formatés que les participants à la réunion n'auront aucune excuse pour ne pas les consulter. Les ordres du jour et les procès-verbaux sont également archivés sur yaM, afin que les participants puissent se connecter à leur compte et les consulter à tout moment.

D'autres Outils

yaM inclut des outils supplémentaires pour le suivi du temps pendant les réunions, la définition des dates de réunion dans le calendrier intégré (qui s'intègre aux flux Google Calendar, Exchange et Outlook/iCal) et un carnet d'adresses.

Les développeurs de yaM ont inclus plusieurs fonctionnalités utiles dans leur application Web, mais ils ont donné des attention à s'assurer que l'interface utilisateur est accessible et facile à apprendre quelques minutes après l'enregistrement d'un Compte.

yaM dispose d'un compte gratuit de base qui comprend toutes les fonctionnalités de base et la possibilité d'organiser jusqu'à 10 réunions par mois, avec jusqu'à cinq participants par réunion. Un compte premium permet un nombre illimité de réunions et de participants, une interface personnalisable et un cryptage SSL.

à mon avis, yaM établit la norme pour les outils de gestion de réunions en ligne. Mais dites-nous ce que vous pensez de cette application en ligne. Y a-t-il des fonctionnalités supplémentaires que vous aimeriez voir ajoutées ?