4 conseils pour effectuer un transfert de poste professionnel

Donc, on vous a offert un nouvel emploi et vous êtes impatient de commencer. Cependant, avant de pouvoir le faire, vous devez terminer votre travail actuel, et après avoir remis votre lettre de démission, cela inclut la réalisation d'une passation pour la personne qui remplacera finalement tu.

Réaliser une passation efficace demande beaucoup d'organisation et de compréhension de ce que vos collègues auront besoin de savoir. Voyons comment vous pouvez faciliter ce processus pour toutes les personnes impliquées, afin que vous puissiez vous concentrer sur le démarrage de votre nouvelle entreprise.

Créer une liste de contrôle de transfert

Entre les entretiens de départ et les adieux, il est facile de perdre de vue tout ce que vous devez faire avant de quitter votre travail. Pour cette raison, avoir une liste de contrôle de transfert solide est une bonne pratique et vous tient responsable.

La liste de contrôle doit inclure tout ce qu'une nouvelle personne dans votre rôle et votre responsable doivent savoir, vous devez donc commencer à collecter ces informations dès que possible:

• Vos responsabilités au quotidien
• Informations sur des logiciels et des processus spécifiques
• Documents importants
• Toutes les listes de clients qui doivent être remises
• Contacts clés à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise
• Informations clés sur le personnel (si vous êtes un gestionnaire)
• Tout projet à finaliser ou à déléguer
• Qui doit recevoir le transfert et toutes les informations dont vous avez besoin

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Vous pouvez créer une liste de contrôle à l'aide de modèles dans Word ou Excel, ou vous pouvez opter pour des applications telles que Todoist et Padlet pour créer une liste de tâches distincte. L'important est que vous ayez toutes les informations écrites quelque part auxquelles vous pouvez vous référer de manière fiable en cas de besoin.

Avoir une chronologie claire

Le délai de préavis de démission habituel est d'environ 4 semaines, et vous devez en tenir compte lors de la planification de votre transfert. Selon la nature de votre travail actuel, vous devriez vous attendre à réduire progressivement votre charge de travail au fur et à mesure que vous vous préparez à votre dernier jour.

Padlet a un excellent modèle de chronologie que vous pouvez utiliser, si vous avez besoin de quelque chose de visuel, et vous permet de tracer votre période de préavis. Les priorités initiales devraient être d'informer les personnes concernées de votre départ (comme les clients, les collègues et les contacts), en identifiant les projets que vous pouvez déléguer et en communiquant avec votre responsable sur les procédures à suivi.

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L'objectif est d'aborder les tâches les plus urgentes et les plus chronophages, afin de ne pas précipiter les choses lors de votre dernière semaine. En revanche, la fin de votre échéancier devrait comprendre principalement des tâches administratives et quelques petits détails à régler.

Rédiger un rapport de transfert professionnel

Bien que vous ayez probablement une réunion de transfert avec votre responsable, il est recommandé de rédiger un rapport de transfert pour assurer une transition en douceur. Le document doit être compréhensible, précis, concis et se lire comme un manuel d'instructions qui coule.

Microsoft Word est un excellent point de départ, car il est accessible sur toutes les plateformes et s'intègre de manière transparente avec d'autres applications. Word propose une multitude de modèles auxquels vous pouvez accéder à partir du Accueil page, en cliquant Plus de modèles au-dessus de la barre de recherche, ou vous pouvez commencer à partir d'un Document vierge. Alternativement, vous pouvez aller à Affichage > Contour pour organiser votre rapport en sections.

Quelle que soit l'approche que vous utilisez, elle doit être divisée en différentes sections avec des titres clairs, dont la structure peut ressembler à ceci:

1. Quel est votre rôle et à qui vous êtes responsable.
2. Objectifs de l'entreprise, attentes du rôle et procédures qui y sont associées.
3. Liste des contacts utiles.
4. Comment utiliser les logiciels pertinents et les informations de connexion.
5. Une ventilation de vos responsabilités hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles.
6. Une ventilation de vos projets en cours ou de votre travail client, y compris les délais.

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Si vous êtes manager, vous aurez également besoin d'avoir une section dédiée au développement continu de votre équipe et au travail dans lequel elle est impliquée. Vous pouvez également indiquer au lecteur où vous conservez les dossiers de votre personnel.

Vous pouvez également insérer des hyperliens dans le corps de votre texte pour créer un lien vers des documents importants et pertinents comme une copie de votre description de poste, des feuilles de calcul détaillant les projets en cours et une entreprise utile processus. Cela vous fait gagner du temps lors de la rédaction de votre transfert et garantit que le lecteur sait où trouver les choses. Pour faire ça:

1. Allez au Insérer languette.
2. Cliquez sur Liens.
3. Sélectionner Liens de la liste déroulante.
4. Choisissez le fichier vers lequel vous souhaitez créer un lien.

Ou tu peux tenir Ctrl + K pour ajouter des hyperliens, et cela fera apparaître vos dossiers.

Attacher les extrémités libres

Peu importe la quantité de planification que vous faites, il y aura toujours des détails à régler avant de pouvoir passer à autre chose. Certaines de ces tâches peuvent nécessiter une délégation, vous devez donc être prêt à les communiquer à votre responsable et à vos collègues.

Un logiciel de gestion de projet comme Asana peut rendre cette partie rapide et facile, mais peut être tout aussi efficace avec l'utilisation d'outils de courrier électronique ou de communication comme Mou et Équipes Microsoft. Tout comme votre document de remise, la transmission de travaux doit être facile à comprendre pour le destinataire.

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Assurez-vous d'envoyer une communication aux parties concernées sur les personnes à contacter en votre absence, et au cas où il y aurait tout retard dans la clôture de vos comptes, activez les réponses automatiques sur votre e-mail professionnel avec ces informations inclus.

Toutes vos bases couvertes

Maintenant que vous avez votre document de transfert et un aperçu clair de l'apparence de votre période de préavis, vous êtes prêt à commencer à vous détendre en vue de votre dernier jour. Avoir un processus de passation organisé et efficace vous procurera une tranquillité d'esprit lorsque vous emménagez dans votre nouveau travail, et vos collègues vous remercieront.

Il est tout à fait normal de se sentir dépassé par toute l'opération, alors prenez votre temps. Il est tout autant de votre responsabilité de passer la main qu'il appartient à l'entreprise de rassembler les informations dont elle a besoin, donc si vous pensez avoir oublié quelque chose, contactez les autres pour en savoir plus.

Une fois toutes vos bases couvertes, vous pouvez vous attendre au prochain chapitre de votre carrière et vous sentir bien dans ce que vous avez laissé derrière vous.

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