Comment utiliser les modèles Asana pour n'importe quel projet

La seule chose que vous devriez apprendre sur Asana est de savoir comment utiliser les projets pour augmenter la productivité de votre équipe. Avec la gestion de projet Asana, vous pouvez éviter les feuilles de calcul obsolètes, les longs fils de discussion par e-mail et les longues réunions qui répètent les mêmes informations.

Si votre équipe effectue principalement beaucoup de travail répétitif, vous n'avez pas besoin de recréer ces tâches et projets dans Asana à chaque fois. Vous pouvez utiliser les modèles Asana pour gagner du temps, non seulement maintenant, mais pour les conceptions de projets ultérieurs.

Voyons comment utiliser les modèles Asana pour à peu près n'importe quel projet sur lequel travaille votre équipe.

Que sont les modèles de projet Asana ?

Au lieu de repartir de zéro lors de la création d'un tableau kanban sur Asana, une conception de modèle inclut déjà toutes les sections de base que les équipes utilisent fréquemment. Plutôt que de planifier un projet à partir de zéro, les modèles de projet Asana vous fournissent les éléments de base nécessaires pour démarrer.

Un modèle est essentiellement un hack de gestion de projet plug-and-play qui vous permet de normaliser les processus et de démarrer avec chaque nouveau projet. Si vous devez apporter des modifications en fonction de vos besoins, vous pouvez également le faire.

Vous pouvez utiliser, créer et enregistrer des modèles de projet Asana personnalisés ou intégrés pour une variété de processus. Tous les exemples sont des projets avec des délais serrés (comme un lancement), des processus en cours (comme l'intégration de nouvelles recrues) et le suivi des informations.

Les utilisateurs disposant de comptes gratuits peuvent accéder à des modèles gratuits, mais les plans Premium offrent plus d'options adaptées à des secteurs spécifiques. Exemples de modèles Asana incluez un modèle de plan de vente, un modèle de gestion d'agence, un modèle de calendrier de contenu, des listes de contrôle pour les nouvelles embauches, etc.

Asana organise également les modèles par fonctions d'équipe, telles que la conception, l'informatique, le produit, la réussite des clients, les opérations et les ressources humaines. Si vous êtes un chef de projet qui ne veut pas perdre de temps à jouer avec les tableaux kanban, parcourez simplement la galerie, choisissez la description de votre équipe et récupérez un modèle de plan de projet qui correspond à vos besoins.

Voyons maintenant comment utiliser les modèles de gestion de projet Asana.

Comment utiliser les modèles de projet Asana

Voici les étapes à suivre pour utiliser un modèle:

1. Dans le coin supérieur gauche de votre application Asana, cliquez sur l'orange + bouton.
2. Sélectionner Projet dans le menu déroulant.
3. Ensuite, sélectionnez Utiliser un modèle à partir de l'écran de démarrage des projets.
4. Vous serez accueilli avec une liste de modèles créés par Asana, principalement adaptés à l'objectif que vous avez spécifié pour lequel vous utiliseriez Asana lors de votre inscription. Vous pouvez modifier la catégorie de modèles que vous voyez en cliquant sur le bouton déroulant à côté de Taper dans le coin supérieur droit de votre écran.
5. Vous pouvez prévisualiser les modèles pour avoir une idée de leur apparence et de leurs avantages pour votre équipe.
6. Pour démarrer un nouveau projet à l'aide d'un modèle, cliquez sur Utilise le modèle.
7. Sur l'écran suivant, vous aurez la possibilité de personnaliser le nom du projet et de modifier les autorisations. Cliquez sur Créer un projet lorsque vous avez tout personnalisé à votre goût.
8. Jetez un œil au LISEZ-MOI et FAIT COMME MOI tâches pour obtenir des instructions et des suggestions.

Vous pourrez personnaliser un projet créé à partir d'un modèle pour répondre aux besoins de votre équipe. Pour adapter le projet à votre flux de travail, vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer n'importe quoi dans le modèle.

Si vous passez à Asana Premium, vous pourrez ajouter davantage de champs personnalisés aux projets créés à partir d'un modèle, ce qui vous permettra de suivre les informations les plus importantes pour votre équipe.

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Comment créer des modèles personnalisés sur Asana

Il est possible que votre équipe ait des flux de travail spécifiques que vous souhaitez capturer dans un modèle. Dans ce cas, vous voudrez pouvoir convertir des projets déjà terminés en modèles tout en conservant certains détails, tels que les tâches du projet, les jalons clés et les phases du projet.

Voici comment procéder:

1. Créez un nouveau projet (ou dupliquez-en un que vous possédez déjà) pour capturer une séquence de tâches que votre équipe effectue régulièrement. Assurez-vous que tous les détails de la tâche sont prêts.
2. Cliquez sur Des détails, puis la liste déroulante de l'en-tête du projet et sélectionnez Convertir en modèle. Assurez-vous de ne pas supprimer ou archiver le projet.
3. Répétez le processus pour autant de mises en page de projet que vous le souhaitez.

Pour utiliser l'un de vos modèles personnalisés, retournez simplement à la + bouton dans la barre supérieure et créez un nouveau projet. Clique le Modèles dans l'écran du nouveau projet, et vos modèles personnalisés seront organisés par équipe dans un onglet avec le nom de votre organisation.

Ces modèles peuvent être mis à jour au fur et à mesure que vos processus s'améliorent et que vous acquérez de l'expérience grâce aux projets précédents.

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Travaillez intelligemment avec les projets Asana

Les modèles de projet facilitent le suivi d'une plus grande partie de votre travail sur Asana en fournissant des flux de travail structurés simples à créer et à personnaliser pour votre équipe.

Il existe des moyens plus inventifs d'automatiser les tâches répétitives et de clarifier les objectifs et les processus de votre équipe sur Asana. Pour plus d'idées, lisez notre guide détaillé sur l'utilisation d'Asana pour accomplir plus de travail.

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