Qu'est-ce qu'un wiki interne et comment en créer un ?

Il est difficile de synchroniser les connaissances de votre entreprise entre tous les employés lorsque vous ne disposez pas d'un bon moyen de stocker et de partager des informations. Cela entraîne une baisse de la productivité car les employés passent plus de temps à chercher des réponses au lieu de travailler.

Un wiki interne peut vous aider à résoudre ce problème. Dans cet article, nous allons vous guider tout au long du processus de configuration de votre wiki, mais d'abord:

Qu'est-ce qu'un wiki interne et quels sont ses avantages ?

Un wiki interne est un référentiel de connaissances qui permet aux employés de créer, de modifier et de partager le contenu pertinent de l'entreprise et les meilleures pratiques. C'est comme une base de données centralisée qui permet à chaque employé de communiquer des informations pour améliorer les connaissances collectives de votre équipe et éliminer les questions redondantes.

C'est un atout précieux qui peut agir comme l'encyclopédie de votre entreprise pour préserver les connaissances institutionnelles au fur et à mesure que votre équipe grandit.

Bien qu'un wiki interne s'apparente à une base de connaissances en ce qu'il favorise le partage d'informations, la principale disparité est qu'il s'agit d'un outil plus collaboratif qui permet à chacun de partager leur expertise (principalement à usage interne). D'autre part, une équipe dédiée gère généralement une base de connaissances et comprend des informations à usage interne et externe (produits et services).

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez créer un wiki interne:

• Fournir un accès rapide aux informations dans votre organisation améliorera la collaboration entre les différents services ou au sein d'un lieu de travail distant/hybride.
• Avoir un endroit qui contient toutes les informations pertinentes augmentera la vitesse d'apprentissage et la productivité des employés.
• Un wiki interne peut améliorer votre processus d'intégration. Il contient toutes les informations pertinentes dont les nouveaux employés ont besoin pour s'adapter à leur nouvel environnement et se lancer.
• Les wikis internes offrent également un niveau supplémentaire de sécurité et de fiabilité. Vous pouvez les configurer pour qu'ils ne soient accessibles qu'aux membres de votre organisation, et cela élimine le risque de perte de données sur les disques durs locaux.
• Les outils wiki internes sont conviviaux et permettent à quiconque de créer et de modifier du contenu de manière claire et organisée à l'aide de puces, d'hyperliens, de différentes couleurs et d'autres fonctionnalités utiles.
• Avoir un wiki interne peut vous aider à créer un lieu de travail plus inclusif, car il encourage tout le monde à créer le système nerveux central de votre entreprise.
• Un wiki interne permet à vos équipes de communiquer de manière asynchrone, réduisant le stress de trouver des heures qui se chevauchent et les risques de changement de contexte.
• Il vous permet d'éviter la perte de connaissances lorsque les employés partent.

Quel type de contenu pouvez-vous stocker dans votre wiki interne ?

Bien qu'un wiki interne puisse contenir toutes les informations sur votre organisation, il est préférable de se concentrer sur le contenu le plus pertinent dont vos équipes ont besoin dans leurs opérations quotidiennes, notamment:

• Nouvelles et mises à jour de l'entreprise
• Tutoriels pratiques pour les logiciels internes
• Documents de formation et d'intégration
• Notes techniques
• Flux de travail courants
• Notes de réunion
• Politiques de l'entreprise, etc.

Choisir votre logiciel de wiki interne

Bien que chaque entreprise ait des besoins et des exigences distincts, certaines fonctionnalités essentielles doivent être prises en compte lors du choix d'un outil wiki interne. Voici quelques caractéristiques essentielles à prendre en compte:

• Choisissez un logiciel wiki qui intègre outils de communication interne comme Slack, Microsoft Teams, Asana, les e-mails, etc., pour éviter de basculer continuellement entre eux pour accéder à des informations vitales.
• L'un des principaux objectifs du wiki interne de votre entreprise est de réduire le temps que vos équipes passent à rechercher des informations. Étant donné que le wiki de votre entreprise peut contenir beaucoup d'informations, il est essentiel que vous choisissiez un outil doté de fonctions de recherche efficaces pour parcourir rapidement les fichiers.
• Le logiciel wiki interne doit fournir un accès et une gestion des droits pour protéger le contenu des étrangers.
• Votre outil wiki doit permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder et de contribuer en temps réel.
• Choisissez un outil qui vous permet de créer des espaces de travail séparés pour différents départements. En effet, vos équipes seront plus productives lorsqu'elles pourront accéder directement au contenu pertinent pour leurs fonctions.
• Le logiciel wiki que vous choisissez doit vous permettre de suivre les changements et les mises à jour. Vous, ou l'équipe en charge de la maintenance du wiki, devez savoir qui apporte les modifications et quand les modifications sont apportées.

Ainsi, quelques outils offrent les fonctionnalités ci-dessus tout en étant conviviaux, dont l'un est Tetra.

Meilleures pratiques pour créer votre wiki interne à l'aide Tetra

Il est essentiel que vous ayez un plan étape par étape pour créer votre wiki interne avant d'intégrer des équipes. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre:

1. Structurez vos informations

Après avoir choisi votre logiciel wiki, vous pouvez diviser votre contenu en catégories principales pour une meilleure organisation. Par exemple:

• UNE Société section où vous ajouterez des informations à l'échelle de l'entreprise, telles que les mises à jour et les actualités de l'entreprise.
• Créé un HEURE section pour les politiques de l'entreprise, les récompenses et avantages des employés, les politiques de vacances.
• Vous pouvez également configurer un Départements catégorie où les différents départements de votre organisation peuvent accéder rapidement aux informations pertinentes.
• Une autre catégorie pratique peut être Entraînement, pour vos tutoriels et autres supports de formation.

Vous pouvez créer plus de catégories en fonction des besoins de votre entreprise. Le but ici est de mieux organiser votre contenu afin que chacun sache où trouver des informations spécifiques.

2. Importer ou créer du contenu

Après avoir créé une structure claire et organisée pour le wiki de votre entreprise, vous pouvez désormais importer du contenu existant, si vous en avez, ou créer un nouveau contenu dans vos catégories de wiki.

Un bon point de départ serait de créer un Commencer catégorie pour inclure votre Guide Wiki interne. Vous pouvez utiliser ce guide pour expliquer comment ce projet sera utile dans votre organisation et les meilleures pratiques sur la façon de l'exploiter.

3. Configurer les intégrations

Configurez des intégrations pour vous assurer que vous pouvez utiliser vos outils internes existants pour ajouter/mettre à jour du contenu dans votre wiki interne. De cette façon, vous contribuerez facilement à du contenu qui prendrait autrement trop de temps, ou créerez simplement une meilleure expérience globale pour les utilisateurs.

Cela inclut la connexion de votre application de chat, afin que les utilisateurs puissent réfléchir à des idées, les publier dans Tettra pour que les autres puissent les voir, et même ouvrir un élément de tâche là-bas si nécessaire. Cela contribuera à accroître l'adoption du wiki interne en en faisant une partie intégrante des flux de travail quotidiens de chacun.

4. Configurer les droits d'accès et les autorisations

La configuration des droits d'accès et des autorisations vous permet de déterminer qui a accès à quel contenu. Ceci est important car vous pouvez ajouter du contenu qui ne concerne qu'une équipe spécifique de votre organisation. Ou vous voudrez peut-être restreindre l'accès à des documents particuliers. Vous pouvez le faire à Tettra sous le Paramètres de l'équipe.

5. Lancez votre wiki

Maintenant, il est temps d'allumer les lumières et d'amener tout le monde à utiliser votre wiki interne. Pour ce faire, vous pouvez envoyer des e-mails aux membres de l'équipe directement via les paramètres de Tettra. Une fois que vous avez fait cela, assurez-vous de les encourager à lire le guide wiki que vous avez ajouté dans la catégorie Mise en route.

Boostez la collaboration de votre équipe en configurant le wiki de votre entreprise

La configuration d'un wiki interne est un excellent moyen de stocker et de partager des informations. Beaucoup d'entreprises ne l'ont pas, mais cela peut être utile à bien des égards.

Il permet une meilleure collaboration entre les équipes et les départements, et plus d'opportunités pour les employés d'apprendre les uns des autres. Utilisez ces conseils comme base pour créer le wiki de votre entreprise.

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