3 conseils d'écriture accessibles pour le bureau

Au bureau, les gens doivent être capables de comprendre ce qui leur est communiqué, afin que le travail se fasse correctement. Pour la plupart, cela est bien fait, cependant, avec la montée de la diversité sur les lieux de travail, il n'y a pas de moment comme le présent pour passer au niveau supérieur.

Si vous voulez savoir comment améliorer l'accessibilité de vos e-mails, de votre documentation et d'autres supports bureautiques écrits, voici quelques conseils pour le faire.

Raisons d'avoir des documents accessibles

Si vous lisez ceci, la raison pour laquelle vous améliorez l'accessibilité des documents écrits pourrait être de devenir plus inclusif et c'est l'une des principales raisons pour lesquelles la plupart des entreprises l'adoptent. Un espace de travail inclusif attire un recrutement diversifié et soutient le personnel qui en a besoin.

Il est bien connu que lorsque l'environnement est propice, les personnes ayant des besoins d'apprentissage spécifiques sont capables de penser de manière créative et souvent d'exceller. Commencer par la façon dont vous communiquez en est la base.

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Cependant, l'accessibilité est également une démarche commerciale incroyablement intelligente. Ce n'est pas parce que vous savez ce que vous voulez dire que cela se traduit de cette façon. Si tout le monde comprend ce qu'il doit faire et que les choses ont du sens, cela signifie:

• Moins d'erreurs
• Amélioration de la confiance du personnel
• Vous touchez un public plus large
• Un lieu de travail plus engageant
• Vous gagnez du temps en expliquant les choses

Plus important encore, c'est incroyablement facile à faire et peut en fait améliorer le rendement de votre travail en cours de route.

1. Utiliser un langage simple

Que vous envoyiez un e-mail à un large public, rédigiez une newsletter ou créiez une nouvelle documentation pour une nouvelle procédure au travail, l'intention est que les autres l'adoptent. Dans ces cas, l'utilisation d'un langage simple est nécessaire.

Tout d'abord, vous devez éviter d'utiliser des acronymes et du jargon dans votre texte. Certaines personnes peuvent ne pas savoir ce qu'elles signifient et peuvent être un obstacle pour les nouveaux arrivants. Ils peuvent également faire en sorte que les employés se sentent exclus et nuisent à l'impact global de votre travail. Au lieu de cela, écrivez les acronymes en entier et optez pour des mots que tout le monde peut comprendre.

Lorsque vous écrivez à un public, un bon conseil est d'écrire pour quelqu'un qui n'a aucune idée de votre travail. Beaucoup de communications écrites contournent des détails importants et passent à côté des étapes nécessaires. Cela se produit lorsque l'auteur écrit à partir d'un lieu de connaissance et qu'il comble mentalement les lacunes plutôt que de les écrire.

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En étant minutieux et en considérant chaque étape attentivement, vous pouvez rédiger une explication plus approfondie et vous aurez moins de chances que les employés demandent des éclaircissements. Par exemple, dire à quelqu'un ce qu'il faut faire peut être assez ouvert, alors que lui dire également ce qu'il ne faut pas faire garde l'instruction spécifique.

Vous pouvez utiliser des exemples si vous avez du mal à simplifier quelque chose, pour donner à votre travail une application dans le monde réel également.

2. Utiliser une police accessible

Il y a une raison pour laquelle la plupart des sites Web, applications et sites de médias sociaux utilisent le même type de police, et c'est parce qu'ils savent qu'il atteint un public plus large. Vos applications de messagerie électronique et numérique ont déjà une police par défaut facile à lire, qui est généralement Arial ou Calibri, et sont des polices accessibles idéales à utiliser pour toute la documentation écrite.

Le texte en minuscules est également plus agréable à l'œil, alors évitez d'utiliser toutes les majuscules, par exemple lorsque vous écrivez des titres ou essayez de mettre l'accent sur quelque chose. Au lieu de cela, vous pouvez gras les mots pour attirer l'attention de la personne sur elle, ou briser le texte.

De plus, la taille de la police peut être importante pour les employés qui ont du mal à voir un texte plus petit. Un texte de 12 pixels ou plus est idéal et constitue souvent la norme pour les documents publics. Plus petit que cela et vous risquez que les gens ne puissent pas le lire correctement. Bien sûr, ils peuvent utiliser le Zoom fonctionner sur leurs ordinateurs s'il s'agit d'un fichier numérique, mais s'il a été imprimé, cela peut présenter des problèmes.

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Enfin, la police et les arrière-plans doivent être en noir et blanc, et si vous devez utiliser de la couleur, le bleu est le meilleur car c'est celui que la plupart des personnes daltoniennes peuvent distinguer. Non seulement cela, c'est une couleur simple qui n'est pas contrastée.

3. Casser des blocs de texte

Avez-vous déjà reçu un e-mail ou un document contenant des blocs de texte continus? Si c'est le cas, vous saurez que cela peut être rebutant et qu'il peut également être difficile à lire pour de nombreuses personnes. Heureusement, il existe des moyens rapides et faciles de rendre des morceaux de texte détaillés plus accessibles.

Les puces et les listes numérotées sont d'excellents outils à utiliser pour répertorier des idées, des avantages, des étapes et d'autres éléments d'information. Assurez-vous que les puces sont concises et spécifiques, et vous pourrez condenser plusieurs paragraphes en une section facile à lire. Il garde l'attention du lecteur et vous fait gagner du temps.

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Une autre façon de diviser le texte est d'utiliser des images. Cependant, vous devez faire attention aux images que vous utilisez. Toute image que vous utilisez doit compléter le texte; si votre image contient des informations importantes qui ne sont pas incluses dans votre écriture, vous pourriez exclure ou dérouter des personnes. Les images doivent également utiliser des couleurs simples et éviter les couleurs contrastées qui pourraient être difficiles à voir pour les autres.

Vous n'aurez peut-être pas besoin de le faire s'il ne s'agit que d'un e-mail que vous envoyez, mais dans ce cas, cela peut valoir la peine examiner si cet e-mail pourrait être divisé en e-mails distincts s'il contient beaucoup d'idées différentes et des sujets. Conserver un sujet par e-mail est idéal s'il y a beaucoup à faire.

Être accessible aide tout le monde

Tout le monde a des façons différentes de travailler, et certaines personnes peuvent avoir besoin de choses supplémentaires qui ne sont pas prises en compte ici. L'important est d'obtenir des commentaires et de découvrir ce qui fonctionne pour les gens; plus vous pouvez améliorer l'accessibilité de votre communication écrite, plus vous en retirerez d'avantages.

N'y pensez pas trop; il suffit de commencer et d'essayer. Grâce à ces conseils, vous serez sur la bonne voie vers un lieu de travail accessible, et les autres apprécieront votre approche de la pleine conscience.

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