Pour beaucoup, SharePoint est une plateforme aux fonctionnalités limitées. Mais ce n'est pas le cas. Vous pouvez faire beaucoup de choses sur cette plateforme, dont certaines vous étaient peut-être inconnues jusqu'à présent.
Dans cet article, nous dévoilerons de telles fonctionnalités de SharePoint qui surprendront sûrement vos collègues.
1. Traitement des factures
Si votre organisation travaille avec des clients tiers, la génération et le traitement des factures sont des éléments cruciaux de votre processus de travail. La plupart des organisations dépendent d'outils externes pour la gestion des factures. Cependant, SharePoint les utilisateurs peuvent effectuer la plupart des étapes à partir de sa plate-forme native.
Vous pouvez utiliser Microsoft Forms pour collecter des données de facturation et les importer dans SharePoint. Créer une facture et effectuer son analyse de revenus est également possible simultanément sur SharePoint.
En rapport: Google Forms vs. Microsoft Forms: lequel utiliser ?
Ces processus nécessitent la participation de moins de personnes. Par conséquent, il y a moins de risque d'erreur lors de la saisie des données. De plus, l'inclusion d'étapes automatisées accélère la facturation. Vous pouvez également vous renseigner facilement sur l'avancement du processus.
2. Utilisation pendant l'intégration
Recruter et intégrer de nouvelles personnes dans une entreprise est une tâche fastidieuse. Tout doit être en place pour assurer une expérience positive pour le nouveau membre de l'équipe.
En intégrant Microsoft Forms et Power Automate à SharePoint, vous pouvez accumuler toutes les informations en un seul endroit et créer un flux de travail pour tous les services. Après avoir configuré l'intégration et le workflow, le responsable RH n'a plus qu'à surveiller chaque étape.
L'utilisation de SharePoint dans le processus d'intégration offre une situation gagnant-gagnant pour les nouveaux employés et les cadres RH. Alors que la nouvelle recrue peut commencer immédiatement avec tout ce qui est disponible, les recruteurs devront consacrer moins d'efforts à l'intégration.
3. Gérer les inventaires
La gestion des stocks est un processus mouvementé car elle implique un éventail de tâches et de sous-tâches telles que le calendrier d'approvisionnement, le suivi des coûts et la maintenance. En outre, les dépendances des tâches peuvent rendre le processus long et complexe.
Si vous utilisez SharePoint, vous pouvez l'intégrer à Power Automate, Microsoft Lists et Microsoft Teams pour une administration transparente de votre inventaire. Il vous permettra de gérer tous les processus, y compris la liste des produits, la planification des opérations, la visualisation des données à partir d'une plate-forme unique.
En plus de réduire le temps nécessaire à la gestion des équipements, ces intégrations éliminent considérablement les risques d'erreurs et de saisie de données en double.
4. Partager des documents avec n'importe qui
Si vous travaillez avec un client ou un fournisseur, le partage de fichiers avec des personnes extérieures à votre équipe est une partie indispensable de votre processus de travail. En utilisant SharePoint, vous pouvez facilement partager fichiers ou documents avec les autres. Les fonctions d'autorisation garantissent que vous avez mis en place les mesures de sécurité nécessaires.
Selon le type de sécurité que vous souhaitez, vous pouvez autoriser les personnes à afficher ou à modifier le document. Vous pouvez également contrôler qui peut accéder au fichier avec le bon type d'autorisation.
SharePoint vous permet de créer des modèles de fichiers et de dossiers avec des autorisations différentes. Cela vous évite de configurer manuellement les autorisations pour chaque nouveau fichier ou dossier que vous créez.
5. Créer un site Wiki
Avec le volume d'informations sans cesse croissant, les organisations ont besoin d'avoir leur site Wiki. Ces sites peuvent stocker et gérer toutes sortes d'informations, telles que des articles de connaissances, des informations générales sur les services, des informations sur les articles et des discussions commerciales.
Vous ne savez peut-être pas que dans SharePoint, vous pouvez obtenir un élément nommé Wiki Site. Il peut gérer toutes les exigences d'une organisation concernant Wiki qu'un Wikipédia générique ne peut pas gérer.
L'utilisation du site Wiki de SharePoint est également facile. Ajoutez le contenu et partagez-le après avoir obtenu l'approbation de l'administration. Vous pouvez également utiliser la liste SharePoint pour trier et convertir les données dans un fichier Excel et les utiliser dans d'autres formats dans le Wiki.
6. Intégration avec Microsoft Teams
Alors que Microsoft Teams est l'outil ultime pour la collaboration, son intégration avec SharePoint fera passer l'efficacité de votre équipe au niveau supérieur. Cette intégration sera particulièrement utile pour les organisations où les employés doivent gérer plusieurs projets simultanément.
SharePoint et Teams offriront ensemble des fonctionnalités robustes en centralisant les informations. La collaboration et la communication entre collègues auront également lieu, dans le respect des conformités.
En rapport: Les meilleures façons de gérer votre équipe dans Microsoft Teams
7. Utiliser comme éditeur de contenu avancé
Étant donné que SharePoint est une plate-forme de gestion de documents, il est livré avec des fonctionnalités avancées d'édition de contenu. Mais savez-vous qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser des outils de conception Web comme SharePoint Designer ou DreamWeaver pour modifier un document?
À l'aide d'un composant WebPart d'éditeur de contenu, vous pouvez apporter les modifications nécessaires à une page. Certaines des fonctionnalités mises en évidence sont l'ajout de texte formaté, d'images, de tableaux et d'hyperliens à une page. De plus, vous pouvez faire tout cela sans même ouvrir le document dans l'éditeur avancé.
8. Synchroniser l'horaire des membres de l'équipe
De nombreux utilisateurs de SharePoint ne savent pas que la plate-forme propose un calendrier partagé. Tous les membres de l'équipe SharePoint peuvent ajouter, modifier et afficher leurs programmes et événements à venir. En fait, vous pouvez également définir différents groupes dans ce calendrier et ajouter ultérieurement des événements en conséquence.
Outre les fonctionnalités de calendrier régulières, ce calendrier prend en charge l'attribution de couleurs distinctes pour chaque type d'événement comme les réunions, les webinaires, les jours fériés. Ainsi, vous pouvez facilement trouver un événement dans un calendrier.
9. Automatiser les tâches
L'automatisation du travail aide les gens à se concentrer sur des tâches cruciales. Comme ce processus automatise les tâches ordinaires et banales, la productivité d'une équipe augmente considérablement. À l'aide de SharePoint Workflows, vous pouvez automatiser vos processus de travail dans une large mesure.
Dans SharePoint, vous disposez de cinq flux de travail préprogrammés: collecte de commentaires, approbation, approbation de publication, collecte de signatures et flux de travail à trois états. Chacun des flux de travail réduit le temps et la main-d'œuvre nécessaires à un projet.
De plus, la plate-forme vous offre également la possibilité de développer des flux de travail sur mesure en fonction des besoins de votre entreprise.
10. Conserver l'ancienne version d'un document
La gestion des versions est un élément essentiel de la gestion des documents, en particulier si le document fait partie d'un projet collaboratif impliquant plusieurs éditeurs. En règle générale, les éditeurs autorisés peuvent apporter des modifications à un document à tout moment.
SharePoint affiche la dernière version d'un document avec toutes les modifications récentes à toute personne pouvant y accéder. Cependant, ce n'est pas tout. Il enregistre également toutes les versions depuis la création de ce fichier dans le Historique des versions. Tout le monde peut accéder à l'historique des versions pour voir qui a apporté quelles modifications au document.
Surprenez tout le monde avec des fonctionnalités SharePoint inconnues
SharePoint n'est pas seulement pour la gestion de documents en ligne. Vous pouvez l'utiliser à diverses autres fins. Ici, vous avez découvert certaines fonctionnalités peu courantes de cette plate-forme.
Bien que beaucoup d'entre elles puissent vous surprendre, toutes ces fonctionnalités SharePoint vous permettront d'effectuer des tâches sans changer d'outil.
Microsoft SharePoint est un outil de collaboration et de gestion de fichiers qui aide votre productivité professionnelle et personnelle. Voici ce que vous devez savoir !
Lire la suite
- Productivité
- Conseils Microsoft Office
- Outils de collaboration
- Technologie d'entreprise
Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une solide expérience dans les domaines de la technologie, de la finance et des affaires dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme métier à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières nouvelles technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix/ Prime Video.
Abonnez-vous à notre newsletter
Rejoignez notre newsletter pour des conseils techniques, des critiques, des ebooks gratuits et des offres exclusives !
Cliquez ici pour vous abonner
