Supprimez votre liste de tâches: comment vivre dans votre calendrier pour la gestion des tâches

Tout le monde a entendu parler d'une liste de tâches, et la plupart des gens en utilisent une pour garder une trace du travail remarquable qu'ils doivent accomplir. Cependant, comme pour tout, les listes de tâches peuvent devenir incontrôlables rapidement et peuvent même finir par contrecarrer votre productivité.

Vivre dans votre calendrier signifie supprimer votre liste et programmer vos tâches en attente dans votre calendrier. Si vos tâches vous causent plus de problèmes que vous ne le souhaiteriez, cela pourrait être votre solution.

Liste de tâches vs. Vivre dans votre calendrier

Il n'y a rien de mal avec les listes de tâches en soi, mais elles nécessitent beaucoup de discipline pour être efficaces. Les tâches sont incroyablement ouvertes et il vous incombe de les faire fonctionner correctement. Ce ne sont là que quelques-unes des choses qui peuvent nuire à leur utilité:

• S'ils sont trop longs, ils peuvent devenir écrasants.
• Ils ne fournissent aucun contexte pour la hiérarchisation.
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• Ils peuvent consister en de nombreuses tâches inutiles.
• Vous êtes plus susceptible de faire des tâches plus petites et plus agréables et de négliger les autres.
• Vous avez besoin d'applications supplémentaires pour rendre votre liste de tâches mobile.

D'un autre côté, vivre dans votre calendrier résout la plupart de ces problèmes en raison de son fonctionnement. Lorsque vous avez une tâche à accomplir, vous regardez votre calendrier et votre horaire qui fonctionne comme un rendez-vous parmi vos autres responsabilités. Cela vous permet automatiquement de hiérarchiser la tâche dans le contexte de vos autres tâches.

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De plus, vous êtes plus susceptible d'effectuer les tâches les plus difficiles et les plus complexes, car elles sont déjà planifiées, ce qui évite la procrastination. Tout cela est possible sans longues listes rebutantes, car votre calendrier est une plaque tournante d'informations qui rassemble tout.

La plupart des lieux de travail utilisent déjà une application de calendrier numérique telle qu'Outlook ou Google Calendar. Cela signifie que vous pouvez l'emporter avec vous lors de vos déplacements en utilisant le lien Web ou l'application sur n'importe quel appareil numérique dont vous avez besoin.

Il n'y a que quelques règles simples pour vivre dans votre calendrier qui optimiseront votre gestion de celui-ci, et sont beaucoup moins compliquées que les règles de liste de tâches.

Le blocage du temps est votre ami

C'est quelque chose que vous ne pouvez pas éviter, quel que soit le support que vous utilisez pour le suivi des tâches. Le blocage du temps signifie prendre un peu de temps au début de votre semaine ou de votre journée pour écrire tous les travaux que vous devez faire.

C'est une initiative qui vous fait gagner du temps et qui augmente considérablement votre rendement de travail. En faisant cela, vous savez déjà ce que vous devez régler à l'avance et vous pouvez passer le reste de votre semaine de travail à assumer vos responsabilités.

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Avant de vous lancer dans votre travail, prenez 15 à 20 minutes pour remplir votre calendrier. En gardant les délais à l'esprit, trouvez le temps entre vos réunions, vos projets et votre travail client pour créer un rendez-vous pour votre course.

Si l'une de vos tâches consiste à organiser une réunion avec un collègue, créez la réunion dans votre calendrier et invitez-le. Assurez-vous d'inclure un lien de réunion à partir de l'application de conférence numérique que vous utilisez, si vous souhaitez vous rencontrer virtuellement.

Utilisez des thèmes pour gérer vos tâches

Le codage couleur de vos rendez-vous de calendrier en catégories aide grandement à différencier les tâches, les réunions, le travail de projet et d'autres tâches. En un coup d'œil, vous serez en mesure de dire ce qui compose votre semaine et de planifier en conséquence.

Pour ce faire dans Outlook, cliquez sur n'importe quel rendez-vous, et sur le ruban, cliquez sur Catégoriser > Toutes les catégories. Sélectionner Nouveau, saisissez le nom de votre thème, choisissez une couleur, puis cliquez sur d'accord.

Répétez l'opération pour autant de thèmes que vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite attribuer une catégorie à chaque rendez-vous que vous créez. Sur Google Agenda, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel rendez-vous et sélectionnez l'une des couleurs qui s'affichent.

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Assurez-vous de nommer les catégories en fonction du type de travail dont il s'agit et choisissez des couleurs auxquelles vous répondez bien. Voici quelques exemples de catégories:

• Travail de projet
• Admin et tâches
• Clients
• Réunions
• Entraînement

Partagez votre calendrier avec des collègues

Bien que vous puissiez utiliser une application de liste de tâches comme Todolist pour partager vos progrès avec d'autres membres du personnel, s'ils n'utilisent pas le même logiciel, ils ne pourront pas le voir facilement. C'est là que vivre dans le calendrier par défaut de votre bureau a un avantage supplémentaire.

En partageant votre calendrier, vos collègues pourront voir vos progrès simplement en le visualisant. Cela évite que votre boîte de réception ne soit encombrée d'e-mails vous demandant votre progression, et vous n'aurez même pas besoin de les marquer dedans. Cependant, assurez-vous de leur faire comprendre que c'est ainsi que vous travaillez.

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Pour partager votre calendrier Outlook:

1. Sur le ruban, cliquez sur Partager le calendrier et sélectionnez celui que vous souhaitez faire connaître.
2. Cliquez sur Ajouter pour saisir les adresses e-mail de votre équipe, puis D'ACCORD.
3. Sous Autorisations, sélectionnez soit Peut afficher les titres et les emplacements ou Peut voir tous les détails.
4. Cliquez sur Appliquer et D'ACCORD.

Pour savoir comment créer un calendrier partagé sur Google, vous pouvez regarder cette vidéo officielle de Google Workspace:

Soyez réaliste quant à votre planification

Bien que vivre dans votre calendrier contourne de nombreux problèmes de hiérarchisation des listes de tâches et de gestion du temps, vous devez toujours être réaliste et intelligent quant à la façon dont vous planifiez vos tâches. Heureusement, il existe quelques astuces éprouvées pour gérer cela efficacement:

• Si vous n'avez pas le temps d'accomplir une tâche importante, planifiez-la en plusieurs tâches plus petites.
• Donnez-vous plus de temps que vous ne pensez en avoir besoin.
• Évitez d'effectuer des tâches juste avant une réunion; accordez-vous un intervalle de 30 minutes entre eux.
• Si une tâche est urgente, décidez si vous souhaitez réorganiser d'autres choses dans votre calendrier.

Il est probable que vous ayez terminé votre travail et que vous ayez du temps libre, ce qui signifie que vous rattrapez les e-mails et autres petits détails qui vous parviennent tout au long de la journée.

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Vivez dans votre calendrier pour améliorer la productivité

Votre calendrier est un outil pratique qui contient déjà toutes les ressources dont vous avez besoin pour suivre votre travail. Vivre dans votre calendrier offre une approche intégrée de la gestion de votre charge de travail et conserve tout au même endroit.

En utilisant les règles mentionnées ci-dessus, vous serez sur la bonne voie pour gagner du temps, améliorer votre productivité et vous serez plus efficace pendant que vous le faites. Essayez-le et vous vous demanderez peut-être pourquoi vous avez déjà utilisé une liste de tâches.

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