Comment utiliser Microsoft Outlook pour la gestion de projet

Si vous ou votre entreprise utilisez déjà Microsoft Outlook comme application de messagerie, c'est une bonne idée de l'utiliser comme un outil à part entière pour la gestion de projet. Pourquoi utiliser un autre logiciel lourd avec une interface inconnue lorsque vous pouvez attribuer des tâches, définir des rappels et des dates d'échéance à vos listes de tâches dans Microsoft Outlook ?

Maximiser votre productivité est une affaire facile avec Microsoft Outlook. Il est livré avec de nombreux outils utiles qui vous aident à catégoriser les projets, à les étiqueter et à faire bien plus. Jetons un coup d'œil à tout ce que vous pouvez faire avec Microsoft Outlook en tant qu'outil de gestion de projet.

1. Attribuer des tâches

Si vous travaillez avec une petite équipe, l'attribution des tâches est simple et sans effort lorsque vous utilisez Microsoft Outlook. Aller à À faire sur le panneau de gauche et passez à Ajouter une tâche.Une fois que vous avez ajouté la tâche, faites un clic droit et choisissez Créer une nouvelle liste à partir de cette tâche.

Après avoir créé la liste des tâches, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Partager la liste. Vous aurez la possibilité de Créer un lien d'invitation pour que les gens autorisent les gens à rejoindre et à modifier cette liste de tâches. Cette fonctionnalité est incroyablement utile pour trier les projets au sein d'une petite ou moyenne équipe.

2. Ajouter un alias de messagerie

Les mises à jour de travail et la communication de projet peuvent se perdre dans la rafale d'e-mails que vous recevez tous les jours, même lorsque vous êtes trop prudent. Un e-mail manqué peut entraîner des retards et des contestations de toutes sortes. Un moyen simple de résoudre ce problème consiste à créer un alias de messagerie dans Microsoft Outlook.

Il s'agit d'une adresse e-mail supplémentaire qui utilise la même liste de contacts et les mêmes paramètres pour recevoir des e-mails. Vous pouvez le faire en allant sur Ajouter un alias et en créant une nouvelle adresse e-mail, ou en utilisant une adresse existante comme alias. Tous les e-mails reçus à cette adresse seraient placés par défaut dans un logiciel de gestion de projet spécial.

3. Créer un groupe

Si vous essayez de tenir tous les membres du projet informés de toutes les mises à jour du projet, vous pouvez facilement créer un groupe. Cela facilite également la tâche de partager des calendriers (nous y reviendrons plus tard).

Aller à Personnes sur le panneau de gauche et recherchez Groupes et en créer un. Il vous sera demandé d'ajouter des membres, et une fois cela fait, vous verrez un identifiant de messagerie de groupe où vous pourrez envoyer tous les e-mails liés au projet et avoir accès au calendrier du groupe. Vous pouvez définir de nouveaux événements, vous tenir au courant des prochains et rester en avance sur les délais.

4. Partager des calendriers

Il n'y a rien de mieux que d'être sur la même longueur d'onde lorsque vous travaillez sur un projet. La visibilité du projet est cruciale pour la réussite du projet. Un bon moyen de s'en assurer est de partager un calendrier de projet accessible à tous les membres du projet.

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Vous pouvez non seulement voir sur quoi les autres travaillent, mais aussi vous concentrer sur les jalons de l'événement et les événements clés du projet à venir. Avec une intégration de calendrier comme celle-ci, vous ne manquerez jamais de mises à jour importantes. Maintenant, vous pouvez partager votre calendrier avec vos contacts.

Vous trouverez l'option de partage en haut à droite, et vous pouvez également choisir de refléter les activités du calendrier du groupe de projet pour apparaître sur votre calendrier pour rester à jour.

5. Utiliser des règles pour piloter un projet

Si vous souhaitez automatiser quelques processus banals et prendre en charge votre boîte de réception de courrier électronique ainsi que votre projet, il n'y a pas de meilleur moyen de le faire que d'utiliser des règles. Pour commencer, vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur un e-mail et accéder à Actions avancées.

Cliquez sur un Créer une règle de la liste déroulante. Vous pouvez soit choisir de déplacer l'e-mail existant vers un dossier de votre choix, et si vous souhaitez en faire plus, sélectionnez Plus d'options.Vous pouvez également ajouter une action et décider de ce qui se passe chaque fois que vous recevez un e-mail de ce destinataire.

6. Tout catégoriser

Lorsque votre travail est à distance et que de nombreuses communications se font par courrier électronique, il est préférable de catégoriser et d'étiqueter différents projets afin de ne pas manquer une correspondance importante. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un e-mail et choisir Classer par catégories de la liste déroulante. Maintenant, vous pouvez soit choisir parmi les catégories déjà disponibles, soit procéder à la création d'une nouvelle.

Si vous devez apporter des modifications à une catégorie existante, vous pouvez le faire dans Gérer les catégories.

7. Utiliser la barre de recherche

Si vous ne croyez pas à la catégorisation de tout ou à l'ajout d'étiquettes à vos e-mails, vous pouvez simplement utiliser la barre de recherche pour rechercher les e-mails du projet. Donnez un mot-clé pertinent et il trouvera exactement ce que vous cherchez, à chaque fois.

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La barre de recherche vous permet de rechercher spécifiquement dans un dossier de votre choix, ou un sous-dossier, facilitant ainsi votre tâche. Cela permet de gagner du temps ainsi que beaucoup d'efforts. De plus, vous pouvez également rechercher dans les e-mails supprimés, l'historique des conversations ou spécifier d'autres détails tels que l'objet, le mot-clé et le destinataire pour vous aider à trouver ce que vous recherchez.

8. Créez de nouveaux dossiers pour différencier les projets

Vous pouvez toujours configurer un nouveau dossier pour contenir des informations sur un projet. Lorsque vous faites cela, les chances de mélanger des projets ou de manquer des e-mails et des délais importants seraient réduites au minimum. Clique sur le trois lignes en haut à gauche de votre écran et allez jusqu'à la fin de la liste déroulante.

Là, tu trouveras Nouveau dossier, et il vous faudra moins d'une seconde pour créer un nouveau dossier.

9. Utiliser Excel, PowerPoint, Word et OneNote

Microsoft Outlook ou sa version Web Outlook.com est intégré à Excel, PowerPoint, Word et OneNote. Vous pouvez accéder facilement à la suite de logiciels de productivité de Microsoft à partir de la page d'accueil. Vous pouvez les trouver sur le panneau de gauche et vous pouvez commencer en un rien de temps.

Ces intégrations vous aident à faire des présentations, à ajouter des notes, à créer des feuilles de calcul et des documents, en un rien de temps, le tout depuis le confort d'un seul écran.

Microsoft Outlook facilite la gestion de projet

Parfait pour les équipes distantes qui travaillent en ligne, Microsoft Outlook est extrêmement utile pour attribuer des tâches et automatiser des tâches banales. Lorsque vous avez la possibilité de créer de nouveaux dossiers, sous-dossiers, alias de messagerie et de tout trier en catégories, rien ne peut mal se passer.

Microsoft Outlook peut être utile pour votre gestion de projet en vous permettant de créer des tâches à partir d'un e-mail, de créer des notes autocollantes et de créer des tableaux, afin que vous puissiez tout voir en un coup d'œil. Avec un outil de gestion de projet fourni avec l'interface familière de votre application de messagerie, vous pouvez rester au top de vos outils de productivité n'importe où, à tout moment.

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