Sites Microsoft SharePoint expliqués: site hub, site d'équipe et site de communication

SharePoint est une plate-forme de gestion de contenu basée sur le Web. Le site SharePoint en est l'un des principaux composants. Les Sites sont essentiellement une collection de bibliothèques, d'applications, de pages, de liens, de contenu, de configurations, de fonctionnalités et de sous-sites. Parmi les différents sites SharePoint, les trois plus utilisés sont le site hub, le site d'équipe et le site de communication.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment configurer des sites SharePoint parfaits pour créer une plate-forme de collaboration en équipe pour tout projet ou travail de routine.

Qu'est-ce qu'un site hub SharePoint ?

Comme son nom l'indique, le SharePoint Le site hub est le hub des sites et du contenu de l'organisation, de l'équipe ou du personnel qui utilise SharePoint. Le site Hub facilite les services dont vous avez besoin pour gérer votre organisation ou votre travail personnel en douceur. Par exemple, vous pouvez organiser et connecter les sites de différents membres d'équipe, services, projets, régions et divisions sur une plate-forme Web principale.

Les sites hub sont des éléments essentiels pour construire l'intranet de votre équipe ou de votre entreprise. Un site pivot reste au centre de toute unité/département de votre travail. D'autres sites tels que l'équipe, la communication, la navigation, etc., se connectent au site central pour former un intranet productif qui fournit des résultats exceptionnels.

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En résumé, le site hub facilite les services suivants pour une expérience sans effort :

1. Recherchez n'importe quel contenu partagé à partir de l'ensemble de l'intranet SharePoint personnel, d'équipe ou d'organisation.
2. Il vous aide à marquer l'espace de travail de votre équipe ou de votre entreprise afin que tout soit uniforme.
3. Le site Hub vous permet d'apporter de la cohérence dans la structure du site et la navigation.
4. Accédez à tout le contenu lié à votre projet ou tâche, comme d'autres sites, des actualités, des suggestions d'annonces, etc.

Éléments essentiels du site Hub

Si vous souhaitez créer un intranet réactif et productif pour votre équipe, votre projet ou votre entreprise, incluez les éléments suivants dans votre site hub :

1. Une page d'accueil communicative alimentant les actualités, les mises à jour et l'état du projet de tout le travail que vous ou votre équipe faites. Il peut s'agir d'un espace sur le site pivot ou d'un site de communication lié à l'intranet global.
2. Il devrait également y avoir une section de contenu où vous et les membres de votre équipe pouvez accéder aux fichiers liés au projet, aux factures, aux feuilles de temps, aux procès-verbaux de réunion, à l'ordre du jour de la réunion, aux listes de tâches, au multimédia, etc.
3. Vous devriez également envisager d'ajouter des activités à votre site hub, comme des liens vers une prochaine réunion d'équipe, des notes de frais, un système de suivi du temps, etc.
4. Une section de collaboration où les membres de l'équipe peuvent discuter de tâches multi-rôles, résoudre des bogues et transmettre du contenu pour modification ou approbation.

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Site d'équipe SharePoint: expliqué

Le site d'équipe vous aide à connecter les membres de votre équipe pour un travail collaboratif dans un environnement productif. C'est le site intranet où les ressources de votre entreprise ou de votre équipe créent ou développent des services, des produits ou du contenu. Vous souhaiterez également créer un site d'équipe pour permettre aux membres de votre équipe de planifier un événement, de suivre l'état du projet, de discuter des livrables du projet et d'échanger des idées.

Tous les membres d'un Site d'équipe SharePoint posséder l'autorisation de créer ou de modifier du contenu. Par conséquent, les membres de l'équipe d'un projet spécifique peuvent travailler sur les livrables du projet en temps réel. Comme les ressources d'une tâche exécutent leurs propres missions simultanément, les goulots d'étranglement du projet diminuent considérablement.

Voici un aperçu des services du site de l'équipe :

1. Restez au courant de vos tâches, de vos dépendances de tâches et des mises à jour de vos projets.
2. Créez, modifiez, organisez et co-développez des livrables de projet partagés tels que des ressources Web, du contenu ou des applications.
3. Accédez aux ressources d'équipe et aux applications de votre abonnement Microsoft 365.

Fonctionnalités essentielles du site d'équipe

Bien que le site d'équipe se connecte finalement au site hub, il existe des différences fondamentales dans les attentes des utilisateurs et la gouvernance. Voici les caractéristiques inhérentes à un site d'équipe :

1. La collaboration est la principale caractéristique d'un site d'équipe. Vous pouvez créer différents sites d'équipe pour différents projets. Ensuite, téléchargez les ressources du projet, les fichiers, les directives sur ce site et gardez-les ouverts à tous les membres.
2. Tous les utilisateurs d'un site d'équipe sont des auteurs de contenu. Cette fonctionnalité garantit que les ressources du projet ont accès à suffisamment d'autorisations pour modifier l'actif de manière responsable. Pour l'assurance qualité et la conformité, les administrateurs peuvent auditer les journaux d'activité.
3. Les membres de l'équipe déterminent la fonction de gouvernance du site de l'équipe. Les membres doivent choisir les pratiques et politiques du site pour adopter la philosophie Getting Things Done.
4. Intégration avec les applications Microsoft 365 comme Outlook, Teams, To Do, Lists, Excel, etc., pour une productivité et une efficacité dans les tâches de projet.

Site de communication SharePoint: expliqué

Le site de communication vous permet de partager une histoire avec des membres de l'équipe, des collaborateurs externes ou des clients. Vous pouvez présenter des événements d'équipe, des objectifs, des réalisations, des jalons sans donner de droits de modification au public. Par rapport aux sites d'équipe, il y a moins d'auteurs de contenu dans les sites de communication.

Vous pouvez tenir les utilisateurs du site informés des événements et des changements à venir afin qu'ils restent engagés dans votre travail ou vos tâches de projet. SharePoint vous permet de concevoir votre site de communication de manière à ce que la consommation de contenu devienne sans effort et rapide.

Les services suivants résument efficacement les sites de communication :

1. Affichez les actualités et les mises à jour dans un format visuel qui attire les lecteurs.
2. Informez les utilisateurs internes et externes des services/produits que vous proposez.
3. Exposez les avis des clients et les études de cas de manière professionnelle.
4. Connectez votre marque avec le public externe en toute sécurité et sans aucun coût supplémentaire.

Fonctionnalités essentielles du site de communication

Un site de communication fait également partie du site hub. Les fonctionnalités et éléments suivants distinguent le site de communication du site d'équipe ou du site hub :

1. Les pages de navigation d'un site de communication guident le lecteur vers un contenu spécifique en fournissant des boutons d'en-tête ou des extraits de contenu.
2. La page de destination est le point terminal où les utilisateurs trouvent le contenu qu'ils recherchent. Cette page doit idéalement héberger du contenu téléchargeable, lisible ou imprimable. La page de destination doit également fournir une barre de recherche pour une récupération efficace du contenu.
3. Les sites de communication de type thématique offrent la structure idéale pour les actualités, les mises à jour et les événements.
4. Les sites de communication de type vitrine sont appropriés si vous souhaitez afficher des images ou des vidéos de votre équipe, produit et services.
5. Les politiques du site garantissent la cohérence et l'efficacité de l'UI/UX gestion de contenu.

Lancez-vous avec une collaboration d'équipe efficace

Vous devriez maintenant être en mesure de concevoir votre propre site hub, site d'équipe et site de communication SharePoint pour faciliter la collaboration d'équipe en temps réel, le travail productif et le partage de fichiers sécurisé. L'application SharePoint de l'abonnement Microsoft 365 héberge également un certain nombre de modèles de sites que vous pouvez utiliser instantanément en modifiant quelques éléments.

Vous pouvez commencer par les bases de Microsoft SharePoint si vous êtes un nouvel utilisateur de cette puissante plateforme de gestion de contenu et de collaboration.

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