Les 12 meilleures façons d'améliorer l'efficacité de la gestion de projet

Si vous faites partie d'une équipe de gestion de projet, il n'y a pas de limite supérieure pour la productivité. Il est toujours possible d'améliorer votre efficacité.

Bien que divers outils puissent vous aider, toutes les personnes impliquées dans un projet doivent suivre certaines méthodes pour mener à bien la tâche. Utilisez les pratiques suivantes aujourd'hui pour améliorer votre efficacité tout en travaillant sur un projet.

1. L'étape de planification est cruciale

La planification est la clé de la gestion de projet. Un projet soigneusement planifié n'assurera pas seulement son succès. Cela confirmera également que chaque membre de l'équipe effectue la bonne tâche au bon moment.

Au cours de cette étape, prenez en compte toutes les exigences du côté client pour créer des objectifs spécifiques.

Ensuite, décrivez vos tâches et répartissez-les entre vos coéquipiers. Avant d'attribuer les tâches aux membres de l'équipe, vérifiez s'ils sont à l'aise avec leurs rôles.

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2. Communication efficace

Ce n'est que lorsque la communication entre les parties prenantes est claire que vous pouvez travailler avec une efficacité totale. Assurez-vous que les membres du projet sont sur la même longueur d'onde avec les clients et leurs coéquipiers.

Selon les exigences du projet, vous pouvez compter sur une communication synchronisée ou en temps réel. Que vous communiquiez verbalement ou non verbalement, la correspondance doit être claire.

Toute mauvaise communication peut nuire à votre productivité et entraîner un retard dans le projet. Vous pouvez utiliser Mou pour une communication transparente et documentée.

3. Créer une base de connaissances

Même si vous avez une communication fluide entre collègues, plusieurs coéquipiers demandant à quelqu'un les mêmes informations seront contre-productifs. Pour faciliter le processus de partage de données, vous devez créer une base de connaissances ou un hub de données sur des applications telles que Bitrix24.

Rassemblez toutes les données et instructions nécessaires dans une base de connaissances et offrez-y accès à chaque membre du projet. Vous pouvez également créer des vidéos de formation explicatives pour aider les nouveaux membres du projet sans perdre de temps.

4. Gestion et budgétisation du temps de projet

Le temps est une essence cruciale d'un projet. Les retards de projet peuvent vous faire perdre des clients précieux et à long terme. Par conséquent, vous devez prévoir correctement le temps au début du projet afin d'assurer la pleine efficacité de l'équipe.

Utilisez le Opportun app pour enregistrer le temps qu'il vous faut pour terminer chaque étape et tâche. Outre le suivi de l'efficacité et de la productivité, l'application peut également vous aider à fournir des factures aux clients.

5. Rendre les fichiers de projet accessibles

Chaque projet implique la création et le partage de centaines de documents et de paperasse. Certains documents nécessitent également un travail collaboratif en temps réel. Un membre de l'équipe qui attend l'autorisation d'accéder à un fichier ne fera que contribuer aux retards et à l'inefficacité.

Vous pouvez utiliser n'importe quel système de gestion de contenu comme Microsoft SharePoint qui vous permet de stocker dans un référentiel central. Assurez-vous que le système dispose de fonctionnalités telles que différents niveaux d'autorisation, un contrôle de version et une fonction d'audit.

6. Se préparer à gérer les risques

Aucun projet n'est exempt de risques potentiels. Des problèmes injustifiés au milieu d'un projet peuvent nuire à l'efficacité. Par conséquent, il est obligatoire de passer par le processus d'évaluation des risques avant de travailler sur le projet.

Avec le Application SWOT, vous pouvez identifier les risques et comprendre les dommages qu'ils peuvent causer. Discutez avec les cessionnaires pour trouver une solution pour gérer le risque s'il se produit.

7. Documenter toutes les données

La documentation vous aide à augmenter la responsabilité et l'efficacité d'une équipe. Assisté à une réunion Zoom? Faites circuler la note de la réunion sous forme écrite. Vous avez pris une décision verbalement? Documentez-le dans un e-mail et envoyez-le à toutes les personnes impliquées.

La documentation vous aide à découvrir les défis auxquels une équipe est confrontée au cours d'un projet. Ceux-ci serviront également de guide pour vos futurs projets. Vous pouvez utiliser le Asana système de commentaire de tâche pour stocker systématiquement toutes les informations liées à une tâche spécifique.

8. Choisissez judicieusement l'équipe du projet

De nombreuses personnes peuvent faire partie de votre organisation, mais vous devez accepter qu'elles ne sont pas toutes adaptées à chaque projet. Des projets différents exigent des compétences et des expériences différentes. C'est pourquoi choisir les bonnes personnes pour un projet les aidera à faire un maximum d'efforts.

Si vous embauchez un rédacteur créatif pour un projet de rédaction de contenu technique, il ne pourra pas travailler efficacement, même s'il le souhaite. Choisir la bonne personne garantira que l'on peut utiliser son talent.

9. Récompenser le membre de l'équipe performant

Atteindre de petits jalons dans le temps ouvre la voie à l'achèvement rapide de l'ensemble du projet. Seule une équipe motivée et productive peut vous aider à atteindre les jalons et les objectifs du projet.

Bien que tout le monde soit payé pour son travail, les récompenses et l'appréciation peuvent sûrement inspirer une personne à mieux travailler. En récompensant les membres de l'équipe lorsqu'ils franchissent une étape importante, non seulement le récipiendaire sera motivé, mais les autres membres de l'équipe travailleront également dur pour gagner la récompense la prochaine fois.

10. Soyez ouvert aux commentaires et aux suggestions

Les commentaires constructifs de vos coéquipiers peuvent vous aider à localiser les points faibles que vous ignorez. Si vous voulez vraiment améliorer votre productivité, vous devez être positif face aux critiques et aux suggestions. Les commentaires de différentes personnes vous aideront à vous améliorer.

Pour recueillir des commentaires en toute discrétion, créer un formulaire de sondage anonyme est une bonne idée. Vous pouvez créer un formulaire d'enquête gratuitement en utilisant Formulaires Google et diffuser son lien entre collègues. Ils peuvent partager leurs commentaires et suggestions sans révéler leur identité.

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L'automatisation des tâches de gestion de projet peut améliorer l'efficacité de manière multiple. Vous pouvez utiliser tous les outils de gestion de projet disponibles sur le marché. Avant de l'opter, assurez-vous que l'application peut répondre aux exigences de votre projet.

Par exemple, si votre équipe travaille sur le développement de logiciels, vous voudrez peut-être opter pour des outils qui prennent en charge gestion de projet agile. De nos jours, la plupart des projets exigent que vous soyez disponible en déplacement. Par conséquent, les outils que vous choisissez pour le projet doivent avoir une version mobile.

12. Connaissez votre productivité et improvisez

Enfin, vous devez constamment suivre votre productivité pour connaître vos inconvénients et les améliorer. En utilisant un outil de gestion des tâches robuste comme Trello vous informera de l'avancement des tâches individuelles et de l'ensemble du projet.

Dans le même temps, les applications peuvent vous montrer l'efficacité de chaque membre en comparant les heures qu'ils passent pour atteindre un objectif. On peut également effectuer une auto-évaluation pour découvrir les domaines qui doivent être améliorés.

Complétez efficacement vos projets

Maintenant que vous connaissez certaines des meilleures méthodes pour augmenter l'efficacité, leur mise en œuvre devrait montrer une productivité accrue. Les projets modernes exigent une efficacité maximale de la part des membres de leur équipe.

Il est bénéfique de construire une culture d'apprentissage continu pour préparer votre équipe à relever les défis des projets futurs. Exposez les membres de votre équipe à une base de connaissances interne ou à un apprentissage en ligne de la gestion de projet pour des avantages mutuels.

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