Comment créer une facture professionnelle à partir de zéro: 5 étapes faciles

La facturation est un élément essentiel du travail indépendant. C'est la preuve de votre travail acharné et du temps que vous avez investi pour aider vos clients avec vos services exceptionnels. Bien que la facturation puisse être automatisée, vous n'avez peut-être pas assez de budget à consacrer à un logiciel de comptabilité coûteux.

De plus, l'utilisation des mêmes anciens modèles de factures que tout le monde utilise n'aidera pas votre marque à se démarquer. Dans cet article, vous apprendrez à créer une facture à partir de zéro pour facturer vos clients, une facture qui vous est propre et qui représente votre marque.

Étape 1: Créez une liste des éléments essentiels

Une facture contient les informations essentielles suivantes :

1. Informations commerciales des deux parties : Courriels, numéros de téléphone, adresses, etc.
2. Numéro de facture: Un numéro unique pour identifier la facture (exemple: #1001).
3. Date d'émission: La date à laquelle vous avez émis la facture.
4. Date d'échéance: La date à laquelle le client est censé vous payer.
instagram viewer
5. La description: Une colonne contenant tous les services que vous avez fournis au client.
6. Prix: Vos frais par unité de chaque service fourni.
7. Quantité: Le nombre d'unités de votre service que le client a achetées (exemple: 10 articles).
8. Le total: Coût total de chaque article de service livré, c'est-à-dire le prix multiplié par la quantité.
9. Total: Coût total de tous les éléments de service combinés avant les ajustements.
10. Impôt: Taxe payable (le cas échéant) par le client sur l'achat de vos services. Consultez votre comptable pour vous guider tout au long de ce processus.
11. Montant dû: La dépense finale que le client supportera en échange de vos services après tous les ajustements.
12. Détails de paiement: Tous les modes de paiement que vous acceptez, y compris les coordonnées de votre compte.
13. Termes et conditions: Les termes et conditions que vous et votre client avez convenus avant de conclure la transaction.

Voici un conseil: c'est une bonne idée d'inclure un petit geste de gratitude dans votre facture. Quelque chose d'aussi petit que « Merci pour votre entreprise » ajoute beaucoup de personnalité à votre facture. Cela permet à votre client de savoir que vous avez hâte de faire à nouveau affaire avec lui.

Soyez également prudent lorsque vous accordez des remises. Les pigistes débutants sont souvent tentés d'accorder de grosses remises à leurs clients dans l'espoir qu'ils resteront dans les parages. Mais cela peut entraîner l'effet inverse, car les clients peuvent percevoir votre prix d'origine comme une fausse représentation de la valeur que vous offrez.

En rapport: Ce que les clients recherchent lorsqu'ils embauchent des pigistes

Étape 2: Ajoutez vos identifiants de marque

Ce qui sépare une bonne facture d'une médiocre, c'est la qualité de sa conception. Ce dernier peut contenir toutes les parties essentielles mais semble incroyablement ennuyeux et sans intérêt. Si elle est bien faite, votre facture peut servir d'outil marketing subtil en plus d'être un document juridique.

Vous pouvez le faire en utilisant vos identifiants de marque tels que votre logo, votre typographie et les couleurs de votre marque. Grâce à une combinaison intelligente de couleurs, de polices et de syntaxe, vous pouvez influencer l'humeur de votre client lorsqu'il regarde votre facture et attirer son attention sur les parties les plus importantes.

En rapport: Comment créer une palette de couleurs personnalisée dans Adobe Photoshop

Étape 3: Finaliser la mise en page de votre modèle

Une fois que vous avez terminé d'ajouter vos identifiants de marque, l'étape suivante consiste à finaliser la mise en page de votre facture. Cela signifie tout arranger de telle sorte que tous les éléments de la facture se complètent. Le but ici est de créer un modèle personnalisé qui peut être utilisé indéfiniment.

Un bon modèle est un modèle organisé, beau, précis et réutilisable à l'infini. Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin d'être graphiste pour cela. Une simple compréhension de base du design et une curiosité d'expérimenter suffisent. Vous pouvez également consulter des modèles en ligne pour vous inspirer.

En rapport: Éléments de conception de base et comment les utiliser

En parlant de designers, il peut être judicieux d'en embaucher un pour ce processus. Ils peuvent vous aider à utiliser vos identifiants de marque d'une manière que vous n'auriez peut-être pas imaginée et à mieux organiser votre facture. Après tout, embaucher quelqu'un une fois est bien moins cher que de payer un abonnement régulier à un logiciel de comptabilité.

N'oubliez pas que votre modèle est censé être un mélange de conception et de données. Cela signifie qu'il doit représenter avec précision tous les détails nécessaires de votre facture tout en restant présentable. C'est généralement difficile à obtenir du premier coup, alors n'ayez pas peur de tout gâcher; apprendre par essais et erreurs.

Étape 4: Remplissez les détails et vérifiez les erreurs

Les informations présentes dans une facture sont très importantes, tant d'un point de vue juridique que professionnel. Une facture contenant des informations erronées est un signal d'alarme instantané pour les clients et peut nuire ou même mettre fin à votre relation avec eux.

Trois choses auxquelles il faut prêter une attention particulière sont le montant final dû, vos méthodes de paiement et les termes et conditions convenus. N'oubliez pas que personne n'aime les surprises sur une facture. Plus vous permettez à votre client de vous payer facilement, plus vous avez de chances de recevoir votre paiement à temps.

Étape 5: Envoyez la facture à votre client

Une fois que tout est mis en place (soi-disant après de nombreuses révisions), envoyez la facture à votre client. Assurez-vous que vous n'avez pas utilisé de formats de documents modifiables comme .docx et optez plutôt pour .png ou .pdf. Le premier ajoute de la confusion et de la méfiance au commerce si une partie modifie le document ultérieurement.

En rapport: Les drapeaux rouges des clients que chaque pigiste devrait connaître

Si vous envoyez une facture à un nouveau client et que vous ne savez pas quoi écrire dans l'e-mail, utilisez ce modèle :

Salut [client],

Merci d'avoir choisi [nom de votre entreprise] pour vos besoins. Veuillez trouver en pièce jointe à cet e-mail votre facture pour les éléments de travail livrés le/pendant [heure de livraison des travaux].

N'hésitez pas à nous faire savoir si vous avez des doutes ou si vous avez besoin d'éclaircissements sur quoi que ce soit, nous serions ravis de vous aider. Dans l'attente de futures collaborations.

Créer une facture mémorable

Vous pourriez penser que passer du temps à concevoir une facture n'en vaut pas la peine car, après tout, vous n'êtes pas payé pour cela. Alors pourquoi s'embêter à créer un modèle personnalisé alors que vous pouvez simplement en utiliser un prêt à l'emploi ?

Bien que cela soit vrai, notez qu'une facture personnalisée est un outil marketing subtil mais puissant. Non seulement cela signale la compétence et le professionnalisme, mais laisse également la marque de votre marque sur chaque nouveau client, ce qui vous rend mémorable.

Comment devenir un pigiste à succès: 8 compétences essentielles

Vous voulez savoir comment devenir un pigiste à succès? Voici quelques compétences clés dont vous aurez besoin!

Lire la suite

A propos de l'auteur