6 fonctionnalités avancées de Microsoft Excel que vous devez connaître

Bien que Microsoft Excel existe depuis le plus longtemps, il possède de nombreuses fonctionnalités dont vous ne savez probablement rien. Même les experts Microsoft peuvent vous dire que chaque jour est une journée d'apprentissage avec Excel.

Alors, quelles sont ces merveilleuses fonctionnalités avancées qui vous ont manqué? Dans cet article, nous allons explorer six fonctionnalités Excel avancées que vous devez connaître et comment elles peuvent vous aider à augmenter votre productivité.

1. Correspondance floue

La correspondance floue est un Fonctionnalité de productivité Microsoft Excel qui vous permet de vérifier les éléments liés dans différentes listes et de les fusionner s'ils sont approximativement similaires.

Par exemple, si vous effectuez une enquête et que certaines entrées comportent des erreurs de frappe, une correspondance floue les comptera avec les entrées correctement orthographiées tant que l'orthographe reste aussi proche que possible de la bonne une.

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Pour rendre vos entrées encore plus précises, vous pouvez définir votre niveau de seuil de similarité préféré en fonction de votre correspondance approximative. Cependant, vous devez savoir que la fonction de correspondance approximative ne fonctionnera que sur les colonnes de texte. Voici comment obtenir votre correspondance floue :

1. Tout d'abord, assurez-vous que Fuzzy Lookup est installé et activé sur Excel.
2. L'étape suivante consiste à transformer votre liste en un tableau. Vous y parviendrez en mettant votre liste en surbrillance et en appuyant sur Ctrl + T.
3. Une fois que vous faites cela, vous verrez le Outil de recherche floue apparaissent dans la barre des tâches.
4. Maintenant, sélectionnez les tables converties que vous souhaitez comparer.
5. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle vous demandant de sélectionner le Seuil de similarité vous voulez pour la comparaison - un seuil de 0,85 n'est pas si mal.
6. Enfin, choisissez une cellule où le Table de recherche floue sera inséré, et cliquez sur Aller sur le Outil de recherche pour compléter votre comparaison.

2. Nouvelle fenêtre et organisation

Si votre travail vous oblige à traiter plusieurs feuilles de calcul, cette fonctionnalité vous sera utile. Microsoft Excel vous permet d'ouvrir différentes fenêtres et de les organiser à votre guise pour en faciliter l'accès.

Avec tous les onglets dont vous avez besoin ouverts, et à votre avis, vous pouvez vous épargner le temps et les tracas de mélanger entre plusieurs fenêtres. Cela contribuera également grandement à minimiser les erreurs et la confusion.

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Pour utiliser la fonction d'organisation, voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez les classeurs de votre choix, puis cliquez sur les feuilles de calcul que vous souhaitez ouvrir.
2. Clique sur le Vue onglet, puis Tout arranger.
3. Sélectionnez l'option qui vous convient le mieux dans la boîte de dialogue qui apparaît.
4. Cliquez sur d'accord.

3. Texte aux colonnes

Vous avez donc apporté des modifications à votre feuille de calcul lorsque vous devez soudainement diviser les données d'une colonne en différentes. Supposons que vous vouliez avoir le prénom et le deuxième nom dans deux colonnes distinctes. Cela semble mouvementé, non? Heureusement, vous n'avez pas besoin de copier-coller vos données cellule par cellule avec la fonction texte vers colonne.

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Il vous permet de séparer les textes de vos colonnes à l'aide d'une largeur délimitée ou d'un délimiteur tel qu'une virgule, un trait d'union ou un espace. Donc, si les entrées de votre colonne en contiennent, la fonctionnalité vous permettra de déplacer une partie de ses données vers une nouvelle colonne.

Voici comment utiliser la fonction de conversion de texte en colonnes :

1. Cliquez sur la colonne qui contient le texte que vous souhaitez.
2. Cliquer sur Données, puis sélectionnez Texte aux colonnes.
3. Une boîte de dialogue apparaîtra montrant le Assistant de conversion de texte en colonnes. Cliquer sur Délimité > Prochain.
4. Choisir la Délimiteurs qui s'appliquent à vos données. Cela peut être Espacer ou Virgule.
5. Une fois terminé, cliquez sur Prochain et choisissez les données Destination sur votre feuille de calcul.
6. Cliquez ensuite sur Finir.

Notez que cette fonctionnalité est également pratique pour d'autres données, telles que les dates ou les numéros de série. La clé est de vous assurer que vos délimiteurs sont tous au bon endroit avant d'essayer de diviser les données.

4. Importer des statistiques à partir de sites Web

Le transfert de données d'un site Web particulier vers votre feuille Excel peut également être un problème, mais plus maintenant. Avec la fonction Importer des statistiques, tout est si simple. Voici ce que vous devez faire pour que cette fonctionnalité soit opérationnelle.

Tout d'abord, vous devez ouvrir la feuille Excel dans laquelle vous souhaitez importer des données.

1. Cliquer sur Déposer, et dans le menu déroulant, sélectionnez Ouvert. Alors choisi Ajouter un lieu. Une fois cela fait, une boîte de dialogue apparaît vous demandant quels fichiers vous souhaitez importer dans Excel.
2. Descendez jusqu'à la barre de questions, ajoutez l'URL du site à partir duquel vous souhaitez importer des données, puis cliquez sur Ouvert. Cela prendra une seconde ou deux, puis une autre boîte de dialogue s'ouvrira vous demandant de saisir votre clé de sécurité Windows. Cela se produira si le PC que vous utilisez a un mot de passe de connexion lorsque vous démarrez Windows.
3. Entrez donc votre nom d'utilisateur Windows, le mot de passe de connexion et cliquez sur D'accord.

5. Fonctionnalité de suppression des doublons

La dernière chose que vous voulez lorsque vous traitez des données est la redondance. Malheureusement, après avoir transféré des données d'une colonne à une autre ou d'un site différent, vous pouvez courir le risque d'avoir des choses répliquées. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Supprimer les doublons dans Excel.

1. Sélectionnez le tableau, puis passez à la Onglet Données pour y parvenir.
2. Ici, cliquez sur Supprimer les doublons. Cela demandera l'ouverture d'une fenêtre. La fenêtre contextuelle vous demandera quelles colonnes et lignes vous souhaitez rechercher des doublons. Saisissez les colonnes et les lignes nécessaires et Excel effacera vos copies.

6. Listes personnalisées

Les listes personnalisées sont un moyen efficace d'éviter la saisie de données fastidieuse et le risque d'erreurs. La création d'une liste personnalisée à l'avance vous permet de ajouter une sélection déroulante ou utiliser la fonction de remplissage automatique d'Excel, vous faisant ainsi gagner du temps.

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Quelques exemples incluent une liste personnalisée de produits, d'employés ou d'emplacements. Vous pouvez également utiliser les listes personnalisées d'Excel, telles que les jours de la semaine ou les mois de l'année. Pour utiliser la fonction de remplissage automatique d'Excel, vous pouvez simplement taper un mot et faire glisser la poignée de remplissage pour terminer le reste.

Excel vous permet d'utiliser votre listes personnalisées sur n'importe quelle feuille de calcul ou classeur Excel en cliquant sur le Onglet Fichier > Options > Avancée > Modifier les listes personnalisées sous Windows, et Exceller > Préférences > Listes personnalisées sur Mac.

Utilisez ces nouvelles astuces pour posséder votre Microsoft Excel

Si vous êtes un grand fan de Microsoft Excel, il y a de bonnes nouvelles pour vous; vous ne pouvez pas épuiser ses merveilleuses fonctionnalités! Même si cela peut sembler intimidant, n'oubliez pas qu'ils existent tous pour rendre votre travail plus facile et plus productif. De plus, vous n'êtes pas obligé de tous les apprendre en une journée.

N'oubliez pas de vous entraîner chaque jour et de tirer le meilleur parti des fonctionnalités de cet article. Si vous les utilisez souvent, vous les aurez à portée de main en un rien de temps !

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