Comment attribuer des tâches à des personnes avec des rappels sur un Mac

La vie devient de plus en plus trépidante et chargée, ce qui pousse les gens à se tourner vers des applications et des outils pour les aider à gérer, organiser et planifier leur vie, que ce soit au niveau personnel ou organisationnel.

Révisée en 2020, Apple a doté l'application Rappels d'une fonctionnalité pratique qui semble manquer à de nombreuses applications tierces: la possibilité de déléguer et d'attribuer des tâches à d'autres personnes. Voici comment cela fonctionne sur un Mac.

Ce dont vous avez besoin pour attribuer des rappels

La possibilité d'attribuer des rappels et d'utiliser d'autres nouvelles fonctionnalités telles que les listes intelligentes, les balises et les fonctionnalités Siri améliorées n'est disponible qu'avec l'application Rappels mise à niveau. Cela signifie que votre appareil doit exécuter macOS Catalina.

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Ensuite, assurez-vous que votre application est synchronisée avec iCloud. Pour le faire sur un Mac :

1. Se diriger vers Préférences Système > Identifiant Apple, puis sélectionnez iCloud dans la barre latérale.
2. Cochez la case à côté Rappels.

Une fois que vous ouvrez l'application Rappel, vous verrez un Bienvenue aux rappels fenêtre vous demandant de mettre à niveau. Cliquez simplement Améliorer, trouvé à côté de votre compte iCloud.

Notez que l'application Rappels mise à niveau n'est pas rétrocompatible avec les versions antérieures de l'application. Cela signifie que vous ne pourrez pas partager et déléguer à d'autres personnes qui ne disposent pas d'une application de rappels mise à niveau.

Comment attribuer des rappels à des personnes sur un Mac

Avant de commencer à attribuer des tâches, assurez-vous d'avoir une liste partagée avec les personnes auxquelles vous souhaitez attribuer ou déléguer des rappels. Pour partager une liste de rappels iCloud avec d'autres :

1. Ouvrez le Rappels application.
2. Sélectionnez la liste que vous souhaitez partager, Ctrl-clic pour accéder au menu contextuel, puis sélectionnez Partager la liste.
3. Choisissez la méthode que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre invitation.
4. Cocher Tout le monde peut ajouter plus de personnes si vous souhaitez autoriser d'autres personnes que vous avez invitées à ajouter d'autres personnes à la liste partagée. Désélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas permettre aux autres d'inviter d'autres personnes dans la liste.

Notez que l'invité ne peut afficher et modifier la liste partagée qu'une fois qu'il a accepté l'invitation.

Comment attribuer des rappels

Maintenant que vous avez partagé une liste de rappels iCloud, vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes. Tout d'abord, sélectionnez la liste partagée dans la barre latérale; vous saurez que c'est une liste partagée s'il y a une icône de personne à côté. Ensuite, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Contrôle-cliquez sur le rappel, survolez Attribuer, puis sélectionnez la personne à laquelle vous souhaitez l'affecter dans la liste des affectations.
• Clique le Attribuer un rappel ou l'icône de la personne sous le rappel, puis sélectionnez le destinataire.
• Clique le informations (je) en haut à droite du rappel, puis cliquez sur le menu déroulant à côté Attribuer pour sélectionner un cessionnaire.

Une fois que vous avez attribué le rappel à quelqu'un, celui-ci recevra une notification à ce sujet.

Comment annuler l'attribution de rappels

Si vous décidez de supprimer des personnes affectées de vos rappels, vous pouvez le faire en cliquant simplement sur le bouton X bouton à côté du Cessionnaire bouton. Alternativement, vous pouvez Ctrl-clic, sélectionnez Attribuer > Aucun, ou cliquez sur le Info bouton et choisissez Rien du Affecter à menu contextuel.

Comment réaffecter des rappels

Si vous pensiez que quelqu'un d'autre pourrait être mieux placé pour effectuer la tâche, vous pouvez également réaffecter le rappel à une autre personne. Répétez simplement l'une des étapes et sélectionnez un autre cessionnaire. Vous pouvez également cliquer sur le Cessionnaire qui contient la photo ou les initiales de la personne, puis cliquez sur Réaffecter.

Accomplissez plus ensemble

Les applications de tâches sont populaires car elles vous aident à vous organiser et à planifier afin que vous puissiez en faire plus dans le même laps de temps. Et si vous les utilisiez avec d'autres? Imaginez le coup de pouce que la collaboration pourrait avoir sur votre liste de choses à faire.

Les rappels rendent l'attribution transparente, mais ils facilitent également la communication, en évitant les chevauchements inutiles et les problèmes de communication.

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