Comment utiliser la méthode d'inventaire des engagements pour optimiser la gestion des tâches

Avez-vous déjà l'impression d'avoir tant à faire et pas assez de temps pour le faire? Si c'est le cas, vous êtes probablement dans la majorité de la population. Qu'il s'agisse de responsabilités professionnelles ou domestiques, il y a toujours quelque chose à faire.

Vous avez peut-être essayé toutes sortes de techniques de productivité différentes pour maîtriser votre charge de travail, mais vous vous êtes quand même retrouvé à la traîne. Cependant, si vous souhaitez améliorer votre gestion du temps et vos tâches, l'inventaire des engagements pourrait être votre réponse.

Comment fonctionne l'inventaire des engagements ?

L'inventaire des engagements est un outil de gestion des tâches qui vous permet de gérer votre temps plus efficacement. C'est simple, même si cela nécessite un peu de planification pour que cela fonctionne. Essentiellement, vous créez un inventaire catégorisé de tous vos engagements et décidez du temps à allouer à chaque partie.

L'inventaire que vous faites peut être spécifique au travail, auquel cas vous noterez tous les différents types de tâches que vous effectuez dans le cadre de votre travail. Cela pourrait inclure l'administration, le marketing, le projet A, le projet B et les réunions, par exemple.

L'idée est de calculer combien de temps, en pourcentages, il vous faut pour faire le travail dans chaque catégorie à un bon niveau. Si vous constatez que votre pourcentage total dépasse 100 %, vous devrez décider quoi supprimer de votre inventaire.

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L'inventaire des engagements vous montre exactement où votre temps doit aller et pourquoi vous n'êtes pas en mesure de tout faire. Cela vous aide à vous débarrasser de vos responsabilités et vous permet de vous concentrer sur ce qui est possible et important.

Créer une liste d'engagements

Pour commencer, vous devrez créer une liste d'engagements, qui devraient être des catégories de tâches que vous effectuez. Cela devrait être une liste complète et inclure tout ce que vous devez faire dans le cadre de votre travail. Vous pouvez créer un inventaire séparé pour les responsabilités de la vie familiale ou le combiner avec votre travail.

Trello est une excellente application pour générer votre liste, car vous pouvez produire des tableaux avec plusieurs listes et les afficher côte à côte. Pour commencer, procédez comme suit :

1. Sur Trello, en haut, cliquez sur Créer > Créer un tableau.
2. Nommez votre tableau et cliquez Créer.
3. Clique le Titre de votre première liste, tapez « Engagements » pour la renommer et appuyez sur Entrer sur votre clavier.
4. Cliquez sur Ajouter une carte pour créer une nouvelle catégorie, par exemple, administration.
5. Pour chaque catégorie, vous pouvez écrire dans le Description de la carte quelles tâches sont incluses dans cette catégorie.

Maintenant que vous avez votre liste d'engagements, vous pouvez commencer à calculer le pourcentage de temps dont vous aurez besoin pour chacun. Ne vous préoccupez pas du pourcentage total à ce stade; écrivez juste à côté de chaque engagement combien de temps vous auriez raisonnablement besoin pour bien le faire.

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Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez additionner les pourcentages et trouver votre total. C'est là que la plupart des gens constatent que leur total dépasse 100 %.

Être réaliste à propos de votre temps

La loi des pourcentages dicte que 100% de votre temps est le maximum que vous pouvez donner. Si vos engagements exigent plus que cela, il y a de fortes chances que vous ayez de mauvais résultats ou que vous ne parveniez tout simplement pas à faire avancer les choses.

En tant que tel, vous devrez décider ce qui doit être retiré de votre inventaire, afin que vous puissiez bien performer et gérer votre temps correctement. Il peut être difficile de supprimer des éléments de cette liste, surtout si cela signifie abandonner un projet ou dire non aux gens. Cependant, il est nécessaire d'être réaliste quant à ce qui est possible un jour ou une semaine donné.

Vous souhaiterez peut-être supprimer les tâches de travail qui :

• Vous pouvez déléguer facilement.
• Sont des responsabilités supplémentaires pour lesquelles vous n'avez pas le temps, c'est-à-dire des projets spécifiques.
• Ne sont pas nécessaires.

Pour supprimer des cartes sur Trello, passez votre curseur sur la carte, cliquez sur le bouton Éditer icône et sélectionnez Archiver. Continuez ainsi jusqu'à ce que vos engagements occupent 100 % de votre temps.

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Utilisez votre inventaire d'engagements pour la gestion des tâches

Une fois votre inventaire d'engagements terminé et prêt à être utilisé, il est important de respecter les délais que vous avez attribués à chaque engagement. Cela peut être fait facilement en définissant des tâches en fonction de chaque engagement.

Par exemple, disons que vous avez consacré 15 % de votre temps à l'administration, ce qui comprend la vérification des e-mails, la rédaction de notes et la rédaction de comptes rendus de réunion. Par conséquent, le temps administratif ne devrait occuper que 15 % de vos heures de travail, sans compter les pauses.

Vous pouvez gérer cela de manière transparente sur Trello en utilisant le tableau que vous avez déjà créé. Vous pouvez créer une liste de tâches sur votre tableau Trello en cliquant sur Ajouter une autre liste.Pour chaque tâche (carte) que vous ajoutez, vous pouvez sélectionner Modifier > Modifier les étiquettes et choisissez une couleur pour représenter chacun de vos engagements. De cette façon, vous pouvez suivre le temps que vous passez sur chacun.

Si vous planifier des tâches dans votre calendrier, vous pouvez facilement gérer cela en définissant des catégories sur votre calendrier numérique. Sur Outlook, vous pouvez le faire en sélectionnant Catégories sur le ruban et sur Google Agenda, faites simplement un clic droit sur votre événement et sélectionnez une couleur pour représenter cette catégorie. Cela vous donnera un aperçu clair de votre semaine et de la façon dont elle se compare à votre inventaire d'engagements.

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Au fil du temps, vous remarquerez peut-être que vous devez ajuster les pourcentages. Cela peut être dû au fait que vous avez été trop généreux avec votre temps, ou pas assez. Dans ce cas, réévaluez votre inventaire et apportez les modifications nécessaires.

Tâches sous contrôle

Avec un inventaire d'engagement, vous aurez une bien meilleure idée de la façon dont vous gérez votre charge de travail. Cela vous aidera à hiérarchiser efficacement vos responsabilités. Il est facile de se mettre la pression pour tout faire, mais la réalité est que personne ne peut le faire. Au lieu d'essayer de tout mettre dedans, prenez du recul et regardez ce qui est devant vous.

Mettez des limites en place pendant votre semaine de travail et vous serez en mesure de mieux vous acquitter des responsabilités qui comptent le plus. Non seulement cela, mais vous aurez des preuves concrètes de l'endroit où votre temps est passé et serez en mesure d'y apporter les modifications nécessaires.

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