Faire avancer les choses (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): quel est le meilleur cadre de productivité ?

Bien que chaque jour puisse ressembler à un numéro de jonglerie, il est important de garder les choses en perspective. Cependant, les distractions sont nombreuses. Vous pouvez parfois avoir l'impression que vous vous battez constamment pour rester concentré sur les objectifs qui comptent le plus pour vous. Mais et s'il existait un système qui pourrait vous aider à éliminer le temps passé sur des activités moins importantes ?

C'est là que les cadres de productivité tels que Getting Things Done (GTD) et Zen to Done (ZTD) sont utiles. Ils offrent une meilleure compréhension du flux de travail, rationalisent la communication et réduisent le temps consacré aux pratiques de travail inefficaces. Jetons un coup d'oeil à ces deux systèmes.

Qu'est-ce que le cadre Getting Things Done (GTD) ?

« Getting Things Done » (GTD) est une technique de gestion du temps développée par le gourou de la productivité David Allen. L'idée de base derrière la méthodologie découle du concept selon lequel nos esprits sont comme des espaces encombrés remplis de tâches et de projets inachevés que nous devons accomplir.

L'objectif de GTD est d'aider les gens à mettre de l'ordre dans leur vie en définissant méthodiquement les tâches, en les décomposant en étapes exploitables, en surveillant les progrès et enfin en les accomplissant.

Comment utiliser le framework GTD

GTD comprend cinq pratiques simples pour vous débarrasser de l'encombrement de votre cerveau, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important. Les cinq étapes sont énumérées ci-dessous :

Capturer: La première étape majeure consiste à collecter et à capturer toutes vos tâches en attente dans outils de gestion des tâches externes ou des applications de liste de tâches, ou simplement les noter sur un morceau de papier. Ces tâches peuvent être de nature personnelle ou professionnelle, telles que des e-mails, des rendez-vous ou des SMS. Cette étape est cruciale car avoir trop de tâches en tête peut affecter votre concentration et votre énergie.

Clarifier: L'étape suivante consiste à décomposer toutes les tâches en éléments d'action gérables et viables qui peuvent être déchiffrés avec une clarté absolue. Cela vous aidera à identifier les éléments pratiques et réalisables, et vous pourrez vous débarrasser de ceux qui ne sont pas pertinents.

Organiser: La troisième étape consiste à prioriser vos tâches et à les catégoriser selon leur complexité, leur contexte ou l'urgence de l'action requise. Avec cette technique, vous pouvez décider si les tâches doivent être effectuées immédiatement, stockées pour plus tard ou complètement supprimées. La plupart des utilisateurs de GTD utiliser des dossiers et des listes de tâches pour gérer et organiser les tâches de manière appropriée.

Passer en revue: Vous devriez essayer de revoir et d'analyser votre flux de travail de temps en temps. Il vous aide à identifier les tâches qui nécessitent votre attention. Une analyse approfondie des flux de travail peut avoir un impact important sur l'efficacité globale, et c'est pourquoi il est important de ne rien rater lors de l'identification de vos prochaines actions à faire.

Engager: Maintenant que tout est en ordre, la dernière étape consiste à s'engager ou à commencer à travailler sur les tâches sélectionnées par ordre de priorité.

Avantages de la méthode GTD

Le modèle consiste à capturer toutes les informations à l'extérieur et à prendre des mesures plus tard, soit à une heure planifiée, soit lorsqu'un déclencheur externe se produit. Les avantages de GTD peuvent être résumés comme suit :

Plus de concentration, moins d'encombrement: GTD vous aide à garder une trace de tous vos projets et plans. Vous pouvez créer des tâches avec des dates d'échéance, lier des notes à des événements de calendrier, organiser les tâches de manière hiérarchique en faisant glisser et les déposer dans des dossiers, et afficher des rappels avec des méthodes de notification visuelle en utilisant les outils.

Maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée: Il est facile de trouver un équilibre dans votre vie lorsque vous pouvez suivre correctement vos engagements et vos tâches. Un système d'organisation efficace tel que GTD vous libère de l'anxiété d'essayer de gérer votre temps et vos ressources.

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La créativité: GTD vous aide à mieux organiser votre travail et votre vie afin que vous puissiez trouver le temps de suivre votre passion et de développer des idées et des activités créatives. Au fil du temps, vous remarquerez une confiance accrue dans la prise de décisions, ainsi qu'une meilleure santé et des relations de qualité.

Qu'est-ce que le framework Zen to Done (ZTD) ?

Zen to Done est une approche de la productivité personnelle créée par Leo Babauta. Zen to Done consiste en dix habitudes de productivité qui amélioreront votre façon de travailler et vous simplifieront la vie. Construit sur les principes de base de GTD, il peut vous aider à gérer efficacement toutes vos tâches et projets essentiels.

Comment utiliser le framework ZTD

Zen to Done (ZTD) recommande d'incorporer dix habitudes qui vous apporteront plus de productivité. Alors que le système complet encourage les gens à prendre dix habitudes, le minimaliste ZTD se concentre sur quatre habitudes de base. Une fois que vous avez pris ces quatre habitudes, les six autres sont beaucoup plus faciles à faire. Jetons un coup d'œil aux quatre habitudes de base du framework ZTD minimaliste :

Collecter: Il est facile de perdre des informations importantes si vous ne les notez pas quelque part, auquel cas tout ce temps passé à rassembler ces pensées et ces idées pourrait être gaspillé. Vous pouvez utiliser des outils tels qu'un bloc-notes en papier, des notes autocollantes ou applications de prise de notes sur votre téléphone qui sont facilement disponibles.

Si vous faites partie d'une équipe, il est logique d'avoir des systèmes de flux de travail unifiés qui peuvent enregistrer de manière transparente des tâches, des notes, des contacts et des fichiers pour capturer et récupérer des informations.

Traiter: Il est fortement recommandé de vérifier votre boîte de réception ou vos listes de tâches une fois par jour. Commencez votre journée en examinant et en traitant les informations. Cela vise à encourager l'habitude de la prise de décision rapide. Supprimez tous les éléments dont vous n'avez pas besoin. Si vous n'êtes pas en mesure de traiter un élément, déléguez-le à la personne appropriée. Si cela prend deux minutes ou moins, faites-le tout de suite ou écrivez-le pour ne pas l'oublier.

Planifier: La planification est une habitude fondamentale qui vous aide à définir vos tâches les plus importantes (MIT) pour chaque jour, puis à les planifier et à les accomplir en conséquence. Vous pouvez commencer par dresser une liste de vos tâches les plus importantes (MIT) et de vos « gros rochers » ou projets importants pour la journée et la semaine, respectivement.

Les MIT sont des tâches spécifiques et axées sur le temps au cœur de votre liste de tâches quotidiennes. Vous devriez également essayer de développer des routines quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité globale.

Faire: Cela vous encourage à vous concentrer sur une seule tâche à un moment donné tout en évitant les distractions telles que le courrier, les appels téléphoniques et les SMS.

Avantages de la méthode ZTD

Les principaux avantages du cadre ZTD sont mis en évidence ci-dessous :

Facile à comprendre: Le système ZTD est assez simple à comprendre. Le cadre propose une liste de dix habitudes d'amélioration de la productivité qui sont importantes pour la mise en œuvre réussie de vos objectifs.

Choisissez les tâches clés: Ce système se décompose en composants simples: les tâches les plus importantes de la journée ou MITs, un Big Rocks liste de tâches qui sont essentiellement des projets majeurs sur lesquels vous devez travailler, et une tâche quotidienne ou hebdomadaire routine.

Éliminez les distractions: Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez plusieurs projets en cours en même temps. ZTD vous encourage à fermer les téléphones, les e-mails, Internet et même utiliser une minuterie pour accomplir des tâches. Cela élimine les distractions, vous pouvez donc rester sur la bonne voie et terminer chaque projet avec moins d'interruptions.

Principales différences entre GTD et ZTD

• GTD propose un système complet de gestion des tâches, tandis que ZTD est une approche qui intègre GTD aux habitudes.
• GTD se concentre sur l'accomplissement des tâches et ZTD se concentre sur la réalisation des objectifs.
• GTD peut être assez complexe, car il faut organiser et revoir de nombreuses tâches à travers un certain nombre d'étapes. D'autre part, Zen to Done est un framework plus intuitif et plus simple qui vise à décomposer les processus en 1-3 MIT (Tâches les plus importantes) et plusieurs Big Rocks (projets majeurs) pour la journée ou la semaine.

GTD et ZTD: la clé de la gestion du temps

Comment vous assurez-vous que votre travail acharné se traduit par des résultats? Tout revient aux techniques de productivité et de gestion du temps telles que GTD et ZTD. Les individus et les équipes peuvent les utiliser pour améliorer leur productivité personnelle, respecter les délais et gérer plus efficacement des projets plus importants.

La productivité ne se limite pas à être conscient de votre temps et à vous assurer de bien l'utiliser. Il s'agit également de définir les bonnes priorités afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de chaque jour. Suivez les cadres ci-dessus et vous prendrez un bon départ.

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