Les 10 meilleurs conseils pour que vos rapports de projet se démarquent

De nos jours, il est impossible de penser à un projet sans rapport. En fait, certains projets nécessitent que vous produisiez plusieurs rapports au cours de leur cycle de vie. Vos projets et clients peuvent avoir besoin de vous pour générer différents types de rapports, mais tous les rapports doivent être concis et facilement compréhensibles.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire un rapport efficace pour un projet terminé ou en cours.

1. Feuilles de temps claires et concises

Vos rapports de projet doivent avoir des feuilles de temps. Il doit être concis, mais il doit également contenir toutes les informations nécessaires pour que les destinataires puissent le comprendre facilement en un coup d'œil.

Il est préférable de créer une feuille de temps hebdomadaire, et si nécessaire, vous pouvez la faire bihebdomadairement ou mensuellement. Les feuilles de temps doivent inclure le nom de la ressource, le nom de la tâche, la date, le jour de la semaine, l'heure de connexion, l'heure de déconnexion et le nombre total d'heures de travail.

Au lieu de saisir manuellement chaque donnée dans une feuille de calcul, vous pouvez utilisez n'importe quelle application de feuille de temps comme Timely. Ici, vous pouvez entrer vos heures de travail, les noms de tâches, etc. Ensuite, l'outil générera automatiquement des rapports de feuilles de temps.

2. Rapport de dépenses détaillé

Une note de frais complète n'est pas seulement essentielle pour le client. Il est également avantageux pour votre équipe de suivre le budget et les coûts réels tout au long du cycle de vie du projet.

Un rapport de dépenses doit inclure l'article ou le service, sa quantité, la valeur de l'article, le budget estimé, le coût et le solde. Si un membre de l'équipe souhaite acheter un service ou un produit pour un projet, demandez-lui d'envoyer un rapport de dépenses similaire.

Assurez-vous qu'ils n'achètent cet article qu'après votre approbation et vous soumettent la facture. Ainsi, vous pouvez ajouter les données à votre note de frais finale et éviter que le coût ne dépasse le budget.

3. Statuts de projet complets

Pendant que vous rédigez un rapport sur un projet, il doit explicitement indiquer l'état du projet. L'état du projet ne signifie pas l'état actuel de l'avancement des travaux. Il doit également inclure d'autres données telles que la différence entre le calendrier prévu et réel, la variation entre le coût estimé et le coût réel, les tâches restantes, l'échéance retardée (le cas échéant), les risques et problèmes possibles, et bientôt.

Vous devez créer un rapport complet contenant le statut sous tous les angles possibles. Rapports universels d'Asana Cette fonctionnalité peut aider à créer des rapports sur l'état du projet dans différentes portées et angles.

4. Répartition des ressources

Lorsque vous préparez un rapport sur l'allocation des tâches, assurez-vous qu'il aide les autres à vérifier la disponibilité des ressources et à déléguer des tâches si nécessaire. Fournissez une ventilation du nombre d'heures que chaque ressource consacrera à chaque tâche dans ces rapports.

Cela aidera les gestionnaires et les collègues à savoir quel membre de l'équipe est occupé et qui a du temps libre. Vous pouvez facilement compiler des données et les utiliser dans le rapport pour une planification future avec des outils de planification des ressources tels que Seau d'argent.

En rapport: Les meilleurs outils et astuces pour déléguer des tâches efficacement

5. Visualiser l'utilisation de la capacité

Il est probable que vous incluez un rapport d'utilisation des ressources du projet. Vous devez séparer l'utilisation facturable de l'utilisation totale des ressources. Par conséquent, il est essentiel que vous créiez des colonnes distinctes pour chaque donnée.

Vous pouvez également inclure le nom des ressources et leur utilisation individuelle, ainsi qu'une utilisation en équipe. De même, vous pouvez prendre un certain temps pour récompenser et reconnaître le succès des meilleurs en termes d'utilisation des ressources.

6. Risques attendus et réels

L'évaluation des risques est une partie indissociable de la gestion de projet. Par conséquent, vous devez visualiser avec précision les données d'évaluation des risques. Vous avez peut-être pensé à certains risques lors de la planification du projet. Cependant, au fur et à mesure que le projet progresse, l'évaluation des risques change. Mentionnez tous les risques perçus et réels lors de la création de votre rapport de projet.

Votre rapport sur les risques doit consister en un aperçu des risques attendus, suivi de tous les risques que le projet a rencontrés jusqu'à la date du rapport. Il est également impératif que vous mentionniez tout changement de profil de risque que vous ou votre équipe avez identifié au cours de la progression du projet.

7. Analyse du portefeuille de projets

Si vous gérez plus d'un projet à un moment donné et que vous avez besoin de produire un rapport pour analyser votre portefeuille, vous devez être prudent. Tout d'abord, optez pour un tableau de bord où vous listerez tous les noms de projet en gras pour une visualisation facile.

Le tableau de bord doit également inclure un résumé des projets, comme les jalons, la date limite, les progrès actuels, le budget vs. les coûts et l'affectation des ressources. Vous pouvez également utiliser différents graphiques pour visualiser les données en un seul endroit. Plus tard, vous pouvez créer des sections distinctes pour chaque projet et les analyser individuellement.

Il y a quelques outils robustes de gestion de portefeuille de projets disponible sur le marché. Vous pouvez choisir l'un de ces meilleurs outils pour créer des rapports professionnels et complets.

8. Convention sur les données et l'étiquetage

Vos rapports de projet doivent contenir une convention standard pour les données et les étiquettes. Si vous souhaitez créer un rapport pour votre organisation, suivez la convention organisationnelle. Si vous en créez un pour un client, vous voudrez peut-être discuter avec lui de la manière dont il aimerait que les informations soient présentées dans le rapport.

Aussi, utilisez des étiquettes courtes et précises dans votre rapport afin que tout le monde puisse comprendre sans aucune difficulté. De plus, essayez de suivre les normes locales pour l'heure et la date. Si vous travaillez pour une organisation basée aux États-Unis au Royaume-Uni, l'utilisation des conventions de date américaines serait idéale.

9. Tableaux et graphiques interactifs

Quel que soit le type de rapport que vous êtes sur le point de créer, le public trouvera les graphiques interactifs plus utiles. Des lignes et des colonnes pleines de données numériques peuvent rendre les gens indifférents. Au lieu de cela, créez des tableaux et des graphiques qui affichent des données supplémentaires lorsque quelqu'un passe le curseur de la souris sur le graphique.

Il existe différents graphiques et tableaux que vous pouvez utiliser dans vos rapports. Parmi ceux-ci, les camemberts, les graphiques linéaires et les graphiques à barres sont les plus courants. Selon le type de données, vous devez choisir un graphique ou un diagramme pour une visualisation facile.

10. Section commentaires

Chaque rapport de projet susciterait des commentaires positifs ou négatifs. Tous les rapports de projet doivent inclure une section où les clients ou les gestionnaires peuvent faire part de leurs commentaires. Après avoir parcouru les rapports, le public peut offrir ses commentaires et suggestions dans cette section.

Ainsi, vous n'avez pas besoin de demander des commentaires séparément. Cela montrera également que vous êtes prêt à connaître vos limites et à apporter des améliorations. Vous pouvez ensuite implémenter les suggestions dans le flux de travail de votre projet.

Commencer à créer un rapport de projet

Une présentation réussie dépend de la façon dont vous créez le rapport pour le public. Lors de la préparation du rapport, gardez à l'esprit les points mentionnés ci-dessus pour faire des rapports de projet efficaces.

Vous pouvez également utiliser un outil de visualisation de données robuste pour présenter les rapports de manière professionnelle avec une touche de créativité.

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