Les 8 meilleurs types de rapports de gestion de projet que vous devriez connaître

Les rapports de gestion de projet font référence à la vue d'ensemble de haut niveau qui contient des données critiques liées au projet dans un format facile à comprendre. Celles-ci se concentrent sur divers aspects d'un projet et mettent en lumière l'état actuel, les problèmes possibles ou existants et leurs solutions.

Découvrez les principaux types de rapports de projet qui peuvent fournir des informations en temps réel à vos équipes.

1. Tableau de bord du projet/Santé

Un tableau de bord de projet ou un rapport de santé vous permet de savoir comment se déroule le projet et ce que l'équipe peut faire pour améliorer les performances. Habituellement, vous présentez ce rapport au client ou à d'autres parties prenantes. Ainsi, ils peuvent visualiser des informations telles que la progression et la rentabilité.

Cela aide également à identifier si le projet est sur les rails et ce que vous pouvez faire pour le remettre sur les rails.

Un rapport de tableau de bord de projet doit contenir le portefeuille global, y compris l'état du projet (état du projet dans couleur verte, jaune ou rouge), l'avancement des jalons d'un projet donné, la rentabilité du projet en comparant le budget et coût, et

l'avancement du projet selon le programme.

2. Tâches et statut du projet

Si vous aimez la gestion de projet, c'est le type de rapport le plus courant que vous devez préparer. Vous devrez peut-être produire ce rapport sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Il vise à montrer jusqu'où l'équipe est allée pour atteindre les objectifs d'un projet.

Si vous devez préparer de tels rapports régulièrement, il est préférable d'automatiser le processus pour gagner du temps et des efforts. Vous pouvez utiliser les données de votre outil de gestion des tâches pour remplir le rapport.

Vous pouvez également utiliser un modèle standard pour le rapport. Cela vous aidera à éviter le travail de création d'un rapport d'état à chaque fois à partir de zéro.

3. Disponibilité des ressources et des compétences

Les rapports de disponibilité des ressources sont essentiels pour chaque chef de projet. À l'aide de ce rapport, vous pouvez attribuer et déléguer des tâches au bon membre de l'équipe. Il montre quel membre de l'équipe est occupé et quand.

Si vous prévoyez d'établir un calendrier pour un nouveau projet ou si vous cherchez quelqu'un d'inoccupé pour délégation de tâches, vérifiez la disponibilité dans ce rapport. Vous pouvez également localiser les membres travaillant à pleine capacité qui pourraient avoir besoin d'aide.

Ainsi, vous pouvez assurer une répartition uniforme des tâches pour une efficacité accrue et des résultats plus rapides.

4. Risques du projet

Chaque projet comporte un certain nombre de risques. Par conséquent, votre rapport sur les risques doit contenir tous les risques perçus et réels liés à un projet. Vous devrez peut-être soumettre ce rapport une fois par mois.

Cependant, encouragez vos coéquipiers à consigner tous les risques auxquels ils peuvent penser en temps réel. Cela vous aidera à obtenir toutes les données au même endroit lorsque vous devrez créer un rapport.

Outre la liste de tous les risques, votre rapport peut n'inclure que les risques de haut niveau en détail et un résumé de la façon dont vous prévoyez de gérer les risques de bas niveau. Vous pouvez enregistrer les risques dans un tableur, mais il vaut mieux s'aider d'un outil de gestion de projet.

5. Budget et dépenses

Vous devez créer un rapport budgétaire à des fins différentes. Le rapport budgétaire que vous faites à la fin du projet pour votre client est le plus courant. De plus, vous pouvez créer une note de frais plusieurs fois lorsque le projet est en cours.

Cela aidera l'équipe à déterminer si les dépenses du projet sont hors de contrôle. Dans de tels cas, vous pouvez contrôler le coût immédiatement et ne pas être surpris si les dépenses dépassent la limite budgétaire à la fin du projet.

Un rapport de budget et de dépenses doit inclure le budget estimé pour chaque tâche ou segment d'un projet et le coût réel. Assurez-vous d'enregistrer toutes les dépenses en temps réel pour éviter de rencontrer des problèmes pour fusionner toutes les dépenses lors de la création du rapport.

6. Suivi du temps

De nombreux clients effectuent des paiements en fonction du temps passé sur un projet. Pour eux, il est obligatoire de générer des rapports de temps après l'achèvement du projet. Le rapport montre combien de temps les membres de l'équipe ont investi dans les tâches liées à un projet.

Ce rapport indiquera également le temps global consacré à chaque tâche et le temps investi par chaque membre de l'équipe. En dehors de cela, vous pouvez utiliser le suivi du temps pour améliorer les performances de votre équipe et la productivité individuelle.

Après avoir analysé le temps passé par les coéquipiers sur diverses tâches, vous pouvez facilement savoir qui peut faire le travail plus efficacement. Plus tard, vous pouvez assigner aux personnes des tâches qu'elles peuvent effectuer rapidement et efficacement.

7. Bogues et problèmes

Bien qu'il ne soit pas possible d'avoir un projet sans problème ou bogue, vous pouvez certainement travailler pour garder le nombre au minimum.

La préparation d'un rapport détaillé sur les bogues et les problèmes identifiés garantira que vous pouvez trouver des résolutions rapides à ces problèmes pour livrer le projet à temps. Un rapport de bogue ou de problème de projet doit contenir des informations cruciales telles que le numéro de problème ou de bogue, la date d'identification, le problème soulevé par, la description, la priorité, la résolution et l'état du bogue.

Des mises à jour régulières de ces rapports au cours du cycle de vie d'un projet minimiser les distractions et éviter la frustration des clients. Cela vous évitera également le risque de retard du projet et de pénalités.

8. Analyse de variance

Le rapport sur les écarts est un excellent moyen de savoir si un projet est sur la bonne voie. Dans ce rapport, vous analysez et comparez la différence entre l'estimation et le résultat de divers aspects d'un projet. Dans ce rapport, utilisez une métrique standard pour mesurer les deux données.

Ce rapport vous aidera à déterminer si vous êtes en avance sur votre plan, si vous êtes à court ou dans les délais. Vous pouvez comparer votre budget, vos ressources, votre portée ou votre calendrier dans le rapport.

Cependant, les chefs de projet choisissent généralement ce rapport pour analyser le budget, les dépenses et les tendances de travail d'un projet. Le temps nécessaire à la génération de ces rapports varie d'un projet à l'autre. Bien que les clients puissent avoir besoin de ce rapport à la fin d'un projet, vous souhaiterez peut-être le créer périodiquement pendant le cycle de vie du projet pour obtenir de meilleures informations.

Quel rapport voulez-vous créer ensuite ?

Maintenant que vous connaissez les types de rapports que vous pouvez créer pour les projets, ainsi que leurs fonctionnalités, vous pouvez facilement en choisir en fonction de vos besoins. Si vous utilisez une application de création de rapports, la création de rapports ne sera ni difficile ni chronophage.

La bonne chose est que la plupart des plateformes de gestion de projet fonctionnent également comme des outils de reporting.

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