Comment utiliser Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint ensemble pour un travail collaboratif

Vous pourriez voir une augmentation du nombre d'applications d'espace de travail collaboratif récemment. Si vous avez un plan pour Microsoft 365, vous n'avez pas besoin d'outils de travail à distance supplémentaires. Tout ce dont vous avez besoin est Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint pour un travail collaboratif hautement productif et sans distraction à la maison ou au bureau.

Dans cet article, nous verrons comment Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint peuvent vous aider dans la gestion des tâches/documents, la collaboration à distance et les conversations.

Équipes Microsoft pour le travail collaboratif

Microsoft Teams observe une approche à 360 degrés pour la collaboration et la communication. Vous et votre équipe pouvez simplement vous occuper de nombreux aspects du projet directement depuis les équipes. Vous pouvez organiser des réunions d'équipe, des appels en tête-à-tête, la messagerie, l'accès aux fichiers et travailler sur les bogues.

Les éléments suivants sont les fonctionnalités essentielles de travail collaboratif de Microsoft Teams qui permettent aux équipes distantes et hybrides de fonctionner à pleine capacité :

1. Appels, réunions et SMS

Microsoft Teams est une application robuste pour les appels et les réunions d'équipe. Vous pouvez planifier des réunions dans le calendrier Outlook pour les réunions d'équipe d'un groupe d'équipe spécifique.

Chaque membre recevra des alertes automatiques afin que personne ne manque les réunions importantes du projet. Les équipes permettent également aux membres de l'équipe à partir d'emplacements distants d'assister à la réunion par le biais d'appels téléphoniques.

Microsoft Teams suit le format fileté pour les textes de groupe. Attirez l'attention des membres de l'équipe en les taguant avec @ signer pendant la messagerie.

2. Partage d'écran

Lors des réunions d'équipe, cliquez sur le Partager du contenu bouton pour partager divers actifs de votre ordinateur. Microsoft Teams vous permet de partager :

• Bureau pour une collaboration transparente avec plusieurs fenêtres, fenêtres contextuelles, notifications et applications.
• Une fenêtre spécifique lorsque vous devez vous concentrer sur un contenu particulier et garder l'activité du bureau privée.
• Les présentations PowerPoint. Le public peut parcourir les diapositives s'il le souhaite.
• Tableau blanc Microsoft pour la conception collaborative UI/UX, la conception de produits et bien d'autres.

3. Équipes publiques et privées

Les canaux d'équipe publics vous permettent de collaborer librement avec des contacts externes. Par exemple, créez des groupes publics pour les graphistes, les développeurs d'applications lorsque vous collaborez avec les développeurs du client.

Lorsque vous travaillez sur quelque chose en dehors du projet du client, il est préférable de créer un canal d'équipe privé pour les membres de l'équipe. Vous pouvez partager des fichiers, discuter d'idées et prendre des décisions qui dépassent le cadre du client.

OneDrive pour le travail collaboratif

OneDrive est un service de stockage cloud Microsoft avec une excellente sécurité des données. L'outil permet aux membres de l'équipe d'accéder facilement aux fichiers et documents du projet de n'importe où.

Lorsque vous configurez une équipe sur Microsoft Teams, OneDrive devient le stockage cloud par défaut. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes pour un travail collaboratif au sein de l'équipe ou entre les équipes :

1. Stockage et synchronisation de fichiers

Vous pouvez créer une bibliothèque partagée pour chaque projet. Ensuite, ajoutez les membres de l'équipe qui doivent travailler sur le projet. Désormais, tous les membres peuvent accéder à tous les fichiers que vous créez ou téléchargez dans cette bibliothèque.

Les applications de OneDrive synchronisent votre appareil avec la plate-forme cloud et enregistrent automatiquement le dernier fichier sur le lecteur local. Par conséquent, vous et votre équipe pouvez travailler sur des documents de projet même si Internet n'est pas disponible pendant un certain temps. Cependant, aucune collaboration en temps réel ne sera disponible lorsque votre appareil est hors ligne.

2. Contrôle du partage et de l'accès

Vous contrôlez totalement vos données. À moins que vous ne partagiez un fichier dans un groupe Microsoft Teams ou une bibliothèque partagée de OneDrive, votre fichier est totalement privé. Si vous devez partager un fichier de toute urgence, faites simplement glisser et déposez le fichier dans une bibliothèque partagée ou un groupe Teams.

Vous pouvez définir divers contrôles d'accès aux fichiers et documents du projet. Imaginons que vous travaillez sur un blog pour la prochaine Journée de la sécurité informatique. Vous avez besoin de l'apport créatif de l'équipe.

Vous pouvez partager manuellement le lien de contenu avec quelques membres de l'équipe et ne pas le partager inutilement avec toute l'équipe. Ensuite, vous pouvez restreindre le téléchargement de contenu, fournir un accès en révision uniquement, etc.

3. Collaborateur de marquage

Les éditeurs de contenu, les éditeurs, les chefs de projet peuvent réduire leur charge de travail en mettant en œuvre le balisage des documents. Si vous éditez un brouillon de blog et que vous avez besoin que l'auteur ajoute des données historiques au contenu, vous pouvez simplement les mentionner sur le document en utilisant le @ signe.

L'écrivain ou le créateur de contenu recevra un e-mail automatique avec un lien vers le fichier et un commentaire. Il n'est pas nécessaire de poursuivre le créateur de contenu via des applications de messagerie ou des appels vocaux. Cela vous fait gagner beaucoup de temps, à vous et à votre équipe.

4. Édition en temps réel

Vous pouvez réduire le temps de création et d'approbation du contenu en passant à l'édition en temps réel. Pour les projets de contenu à volume élevé, votre équipe doit adopter cette approche.

Vous et votre équipe de projet pouvez ouvrir le même fichier Excel, Word ou PowerPoint sur le navigateur. Toutes les modifications apportées par les créateurs de contenu, les éditeurs et les approbateurs sont visibles par tous les collaborateurs.

SharePoint pour le travail collaboratif

Vous pouvez utiliser Microsoft SharePoint comme portail intranet par défaut pour tout projet. Vous pouvez déployer en toute sécurité des tâches, des rapports, des flux de travail et des livrables de n'importe quel projet en ligne sans gérer de serveur principal.

Voici une liste des fonctionnalités de SharePoint que vous souhaiteriez utiliser pour un travail collaboratif avec une main-d'œuvre entièrement distante ou hybride :

1. Gestion de contenu

Vous pouvez gérer les données de projet telles que les documents, les fichiers, les images, les éléments de conception, les contacts téléphoniques, les contacts de messagerie et les vidéos sans effort sur SharePoint. Vous pouvez créer des segments distincts pour chaque fichier sur un site SharePoint.

Vous pouvez ajouter un programme de recherche basé sur les métadonnées afin que les membres de l'équipe puissent facilement accéder aux fichiers de n'importe où. Les utilisateurs peuvent également accéder aux fichiers depuis leur mobile car SharePoint est une application mobile responsive.

2. Site de communication

Vous pouvez utiliser SharePoint pour la communication visuelle. Par exemple, créez différents sites de communication sur votre intranet pour des publics tels que les membres de l'équipe, les clients, les fournisseurs, etc.

Désormais, vous pouvez publier des mises à jour concernant un projet, un produit ou un service sur les sites mentionnés ci-dessus en un seul clic. Vous pouvez utiliser des sites de communication sur SharePoint pour publier des tableaux de bord de statut de projet et recueillir les commentaires de vos clients.

Les sites SharePoint vous permettent également d'ajouter facilement des événements de calendrier, des chronologies et des tâches pour la gestion de projet.

3. Partage et contrôle des autorisations

Vous pouvez définir différentes règles et niveaux de partage sur SharePoint. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent obtenir un accès en modification, les collaborateurs externes obtenir un accès en vue et les clients obtenir un contrôle total sur un site de projet sur SharePoint.

Il existe divers contrôles d'autorisation dans les sites SharePoint que vous pouvez exploiter pour un accès facile au contenu avec une sécurité appropriée en place. Vous pouvez choisir entre Contrôle total, Conception, Modification, Contribuer et Lire.

Collaboration productive et abordable

L'utilisation de toutes ces fonctionnalités de travail collaboratif de Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint est un jeu d'enfant.

Vous pouvez désormais commencer avec les tâches de projet, la gestion de documents, le tableau blanc en temps réel et la collaboration d'équipe de n'importe où.

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