Préparation 1 Ne planifiez jamais une réunion sans but. Si vous pouvez accomplir ce que vous devez accomplir avec un e-mail ou un mémo, vous feriez mieux de gagner du temps, vous et vos collègues. 2 Commencez par un point d'action majeur, le but ultime de la réunion. Quel est votre objectif ou résultat souhaité? Pourquoi convoquez-vous? Ce qui doit être fait? 3 Après avoir défini l'objectif de la réunion, réfléchissez un peu au type de réunion qui serait le mieux: un tête-à-tête? Une séance entre deux petites équipes? Ou simplement vous, le leader, en train de parler à quelques acteurs clés de votre plan de match? 4 Une fois que vous avez décidé de votre objectif principal, décrivez tout ce qui doit se produire à l'appui de ce résultat. Simplifier le plan dans son ensemble en plus petits éléments d'action; tous concrets, tangibles et assignables à une cohorte. 5 De nombreux bureaux sont déjà intégrés au travail à distance et utilisent des applications de réunion virtuelle courantes telles que Zoom, Skype ou Google Meet. Si vous ou votre entreprise êtes nouveau dans le monde des espaces de réunion à distance, faites des recherches et choisissez la meilleure application de réunion virtuelle pour vos besoins. 6 Décidez combien de temps votre réunion doit durer; en règle générale, votre réunion ne devrait pas durer plus d'une heure. Créez un programme simple pour la durée de votre réunion, en répartissant le temps total alloué en blocs distincts et définis, chacun étant consacré à quelque chose de spécifique. 7 Dans le cas d'une réunion qui doit vraiment dépasser une heure, une courte pause au milieu peut être appropriée. Prévoyez cinq minutes si cela doit être long. 8 Si votre bureau à domicile ou votre espace de travail n'est pas encore équipé pour une réunion virtuelle, assurez-vous que les choses sont en état de marche avant le jour de votre réunion. Un arrière-plan clair et neutre et une forte source d'éclairage permettent tous deux d'obtenir une image miniature professionnelle. 9 Préparez une feuille d'ordre du jour à l'avance pour que les personnes présentes puissent s'y référer pendant que vous dirigez votre réunion virtuelle. Cette feuille les aidera à rester avec vous pendant que vous parlez; cela vous aidera également à clarifier votre vision de la réunion et à organiser vos propres réflexions. 10 Un diaporama formel ou une présentation PowerPoint peut également vous faire gagner du temps, surtout si vous avez de nombreux faits, statistiques ou chiffres à partager dans ce laps de temps limité. 11 Si une ressource peut être partagée numériquement, il est toujours plus rapide de fournir une liste d'hyperliens, de documentation et références pour votre équipe que de leur apprendre tout ce qu'ils auront besoin de savoir pendant la réunion lui-même. Si une session de formation plus complexe est requise, elle doit être programmée séparément et en groupe, si possible. 12 Identifiez les obstacles et les inconnues sur lesquels vous travaillez encore vous-même. Si nécessaire, prévoyez un peu de temps pour une discussion ouverte. Présentez quelques possibilités différentes à viser si la route à suivre n'est pas claire. 13 Donnez-vous une liste de contrôle à laquelle vous référer une fois que vous avez fait votre baratin. Cela devrait être une liste de tout ce que vous devez transmettre à votre équipe, ainsi que vos éléments d'action et tout ce qui les mène à la logistique. Cette disposition garantit que rien n'est oublié dans l'instant.
invite 14 Évaluez votre liste d'éléments d'action et visualisez l'équipe que vous devez constituer pour les gérer de manière efficace et efficiente. Qui doit y assister? Quelle est la raison pour laquelle chaque participant est inclus? 15 Invitez uniquement ceux dont vous avez besoin. Bien que vous ne devriez pas vous sentir limité à un nombre spécifique ou à un autre, il est toujours utile de garder votre liste d'invités aussi courte que possible sans oublier quelqu'un d'important. 16 Invitez votre liste de participants bien à l'avance dans la mesure du possible. Les réunions de dernière minute sont acceptables si nécessaire ou en cas d'urgence; Cependant, lorsque vous planifiez des projets plus complexes et organisés, votre esprit devrait toujours avoir quelques semaines d'avance. Le jour de 17 Avant de commencer, débarrassez votre zone des distractions potentielles, surtout si vous vous connectez depuis chez vous. 18 Prenez un déjeuner ou une collation rapide à l'avance et ayez un verre d'eau à vos côtés. 19 Comme pour toute autre rencontre professionnelle, votre apparence doit être bien élevée et conviviale au bureau. 20 Une vérification du micro, de la caméra et du Wi-Fi avant votre réunion est un moyen d'éviter un incident technique malheureux pendant le spectacle. Si vous utilisez un ordinateur portable, assurez-vous que vous êtes branché, alimenté et prêt à gronder. 21 Votre webcam doit vous rencontrer au niveau des yeux. Essayez de serrer la fenêtre aussi près que possible de l'œil de la webcam. Vous voulez garder votre flux confortable pour surveiller ceux que vous rencontrerez. Le contact visuel aide. 22 Si vous êtes nerveux ou si vous n'avez jamais assisté à une réunion à distance en ligne, entraînez-vous au préalable devant la caméra sans que personne ne vous regarde. Votre sourire à l'écran sera probablement très différent de votre vrai sourire; Emotion à la caméra est une compétence, mais, après quelques réunions virtuelles, vous n'aurez même pas besoin d'y penser. 23 Faites taire votre téléphone; désactivez les notifications de votre bureau et tout ce qui pourrait faire du bruit pendant la réunion. Si possible, prévoyez du temps juste avant votre réunion pour répondre aux messages de dernière minute ou pour vérifier tout ce qui est important que vous surveillez activement. 24 Vous devriez avoir une application de prise de notes ou un bloc de papier et un stylo à portée de main pour des notes rapides et des tâches à faire. Vous devez être présent, engagé et intéressé par celui qui parle et tout ce qui est dit. Pendant 25 Si vous êtes l'organisateur de la réunion, allez vite dans le vif du sujet. Commencez rapidement et ponctuellement et dites ce qui doit être dit avant de vous concentrer sur votre première action. 26 Le cas échéant, vous devrez peut-être désigner quelqu'un pour enregistrer le procès-verbal de la réunion. Certains types de logiciels collaboratifs seront en fait capables de le faire pour vous. La documentation est le moyen le plus rapide d'informer rapidement les personnes absentes, et elle tient toutes les personnes impliquées responsables de ce qui a été réellement dit et partagé. Essayez de ne pas le sauter, si possible. 27 Selon la taille et la nature de la réunion, les présentations peuvent être de mise. Prévoyez un bloc de temps dédié aux présentations au début de votre réunion si nécessaire. 28 L'attribution de rôles à chaque élément d'action sera naturellement l'une des parties les plus importantes de toute réunion virtuelle. Encore une fois, vous devez déjà savoir quels sont ces rôles et qui les remplira avant le début de la réunion. 29 Établissez un calendrier et faites-le visuellement, si possible. Faites savoir à tout le monde quand vous toucherez la base la prochaine fois. Attribuez intelligemment les délais. Commencez suffisamment à l'avance pour que tout le monde ait plus qu'assez de temps pour réussir. 30 Minimisez les bavardages sans but, surtout au début de la réunion. Une fois que vous avez pris de l'élan, vous n'aurez généralement pas besoin de continuer à faire de la microgestion. 31 Une récapitulation rapide à la fin, en passant en revue chaque rôle et objectif, est une façon de renforcer le résultat de la réunion. 32 Avant la levée de la réunion, assurez-vous que tout le monde quitte la table avec tout ce dont il a besoin pour aller de l'avant. Tout le monde doit connaître son rôle et ce qu'on attend d'eux avant de signer. Comptez quelques minutes à la fin pour répondre aux questions et pour dissiper toute confusion. 33 S'il vous reste du temps sur le back-end et que personne ne dit rien, appelez-le tôt. Confirmez que tout le monde est sur la même longueur d'onde et continuez la journée. Après 34 Si un élément d'action vous a été assigné par vous-même ou par un supérieur, sautez dessus. Commencez immédiatement à travailler sur des éléments d'action à court terme. Commencez à planifier des choses plus loin sur la ligne. 35 Si vous n'en avez pas déjà un en place, un nouveau calendrier de groupe peut être un moyen pratique de planifier des réunions ultérieures à l'avenir. Cela sera particulièrement utile si cette équipe collabore souvent, du moins dans un avenir prévisible. 36 Si vous suivez des instructions ou des ordres, gardez une trace des problèmes que vous rencontrez ou des questions qui se posent. Les demandes non urgentes peuvent généralement être reléguées à une liste que vous ajoutez au fur et à mesure. Bien sûr, si vous êtes vraiment coincé, vous devez toujours tendre la main immédiatement afin de vous remettre sur pied. 37 Souvenez-vous de toutes vos « victoires », même de petites choses, avant de terminer votre action dans son ensemble. Ils sont un excellent moyen de suivre vos progrès et peuvent vous donner un coup de pouce au moral bien nécessaire dans les moments de frustration. 38 Au fur et à mesure que vous et vos collègues progressez, de nouveaux objectifs et défis émergeront à l'horizon. Les rôles évolueront et de nouveaux objectifs se présenteront. Afin de tout garder ensemble en temps réel, une ligne de communication ouverte est vitale. Lorsqu'un membre de l'équipe réussit, il doit savoir quelle est la prochaine étape pour lui. Donnez toujours à chaque personne quelque chose à faire et un endroit où aller. Futur 39 Suivi de tout. Si vous orchestrez l'effort, revenez aussi souvent que nécessaire, surtout si quelqu'un semble avoir du mal. 40 Pensez à la réunion pendant votre temps libre. Qu'est-ce qui s'est bien passé? Qu'est-ce qui a traîné? Considérez ce qui fonctionne pour vous et votre équipe et ce qui ne fonctionne pas. Faites ce que vous pouvez à l'avenir pour éviter de tomber dans ces mêmes pièges.
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