Comment créer une ressource de partage d'idées au travail

Des recherches ont montré à maintes reprises que deux des principales raisons pour lesquelles les employés quittent leur emploi sont le manque de reconnaissance de leur patron et le manque de communication. Pour résoudre ce problème, la collaboration est essentielle.

Disposer d'une ressource efficace de partage d'idées sur votre lieu de travail peut améliorer l'engagement des employés et ouvrir la voie à l'innovation. Nous examinons ici comment vous pouvez créer ce type de ressource et comment le faire fonctionner dans la pratique.

Pourquoi devriez-vous créer une ressource de partage d'idées

Que vous soyez gestionnaire ou non, disposer d'un espace centralisé et sans jugement pour promouvoir le partage d'idées signifie que les gens sont plus susceptibles de contribuer. Il est également utile pour le personnel de savoir qu'il est invité à faire des suggestions, et cela est encouragé.

À bien des égards, une ressource de partage d'idées bien utilisée présente de nombreux avantages, tels que :

• Il est facile à utiliser et intemporel.
• Aide les collègues plus calmes à faire des suggestions en dehors des réunions d'équipe.
• Tout le monde peut y ajouter, quels que soient les horaires de travail.
• Vous pouvez le rendre anonyme.
• Fournit un historique des choses qui ont déjà été mises en avant.

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Cependant, pour que cela fonctionne, la ressource doit être bien gérée. Cela comprend le traitement des idées des gens, la collecte des informations et leur mise en œuvre le cas échéant. Les employés comprendront rapidement si cela est traité comme un exercice de case à cocher et que les contributions de chacun sont rejetées ou ignorées.

Si cela est fait correctement, vous disposerez d'une banque interactive d'idées et de commentaires sur lesquels vous pourrez vous appuyer pour apporter des améliorations. De même, vos collègues se sentiront écoutés et pourront améliorer la confiance de l'équipe dans leur rôle.

Applications de messagerie instantanée pour une utilisation facile

L'un des moyens les plus simples de créer une ressource de partage d'idées consiste à utiliser des applications ou des services de messagerie instantanée. Tout le monde utilise probablement déjà l'une de ces applications au travail, elle a donc l'avantage supplémentaire d'être prête à l'emploi.

Quelques bons exemples d'applications que vous pourriez utiliser incluent Mou et Équipes Microsoft. Vous pouvez créer un canal dédié uniquement utilisé pour le partage d'idées et y inviter votre équipe.

Étant donné que ces deux applications vous permettent de télécharger et d'épingler des fichiers sur la chaîne, vous pouvez même ajouter une feuille de calcul pour collecter les informations et les gérer de manière formelle. De plus, comme la messagerie instantanée se déroule en temps réel, vous pouvez la rendre interactive en présentant des sujets et en lançant des discussions.

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L'utilisation de cette approche est généralement mieux adaptée aux petites équipes qui travaillent toutes en même temps, par exemple, un travail standard de neuf à cinq. Ceci est purement dû au fonctionnement de la messagerie instantanée et peut être idéal dans ce scénario.

Cependant, les inconvénients de l'utilisation de cette méthode sont les suivants :

• Il peut rapidement devenir ingérable s'il est utilisé fréquemment.
• Vous devrez rechercher des idées dans de nombreux textes.
• Les noms d'utilisateur de chacun sont généralement visibles, ce n'est donc pas anonyme.
• Vous ne pouvez pas facilement le modérer.
• Le personnel peut se sentir obligé de contribuer et peut se sentir exclu s'il ne participe pas.

Créer un tableau d'idées numériques

Un tableau numérique fournit un espace en ligne pour que tous vos collègues puissent observer et compléter à leur rythme. Considérez-le comme un panneau d'annonces que tout le monde peut voir à chaque fois qu'il passe.

Une excellente application pour cela est Padlet, car il propose plusieurs modèles parmi lesquels vous pouvez choisir pour démarrer votre tableau de partage d'idées. Padlet est incroyablement convivial et compatible avec à peu près tous les types de fichiers. Ceci est utile si les gens souhaitent fournir des images ou des documents dans leurs présentations, ou s'ils souhaitent utiliser des notes vocales.

Avec un compte gratuit, créez simplement votre Padlet (tableau), donnez-lui un titre et ajoutez une description, et c'est prêt à partir. Pour le partager, cliquez sur le Partager bouton dans le coin supérieur droit de votre écran. Copiez le lien dans le presse-papiers et envoyez-le à votre équipe. Vous pouvez jouer dans les paramètres pour rendre les contributions anonymes et décider qui peut modifier le tableau.

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Lorsqu'un employé souhaite y ajouter son idée, il lui suffit de cliquer sur le bouton Plus signe, qui créera une nouvelle épingle sur le tableau dans laquelle ils pourront taper et cliquer Publier. Padlet permet également aux autres de commenter chaque épingle et de mettre en vedette les favoris, si vous souhaitez ajouter cette fonctionnalité. Les informations seront ajoutées en temps réel et vous pourrez les organiser selon vos préférences.

Néanmoins, cela peut poser certains problèmes, tels que:

• Vous devrez vous assurer que les gens mettent le site en signet ou téléchargent l'application pour une utilisation continue.
• L'utiliser avec des équipes plus petites peut signifier qu'il semble clairsemé.
• Cela peut sembler impersonnel et manque d'éléments de discussion.

Utilisez Google Files pour un partage d'idées organisé

Si vous souhaitez que votre équipe partage des idées, mais que vous souhaitez également vous assurer qu'elle reste aussi organisée que possible, ne cherchez pas plus loin que Google Docs et Sheets. Selon que vous préférez une feuille de calcul ou un document Word, cela peut sembler un peu différent, mais vous pouvez le structurer exactement comme vous le souhaitez.

Les fichiers Google offrent des capacités de partage inégalées et permettent aux utilisateurs d'apporter des modifications en même temps que quelqu'un d'autre. Cela signifie que la feuille ou le document Google est toujours ouvert aux entreprises et que les utilisateurs peuvent choisir de rester anonymes ou d'inclure leur nom.

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Le plus grand avantage de l'utilisation de ce support est que vous pouvez contrôler les informations ajoutées en utilisant des en-têtes et des listes déroulantes spécifiques. Par exemple, sur Google Sheets, les en-têtes de vos tableaux peuvent inclure :

• Nom
• Zone de suggestion (cela peut avoir une liste déroulante avec des zones de service).
• Quelle est votre idée ou suggestion?
• Raison de votre idée ou suggestion.
• Réponse de la direction.

Vous pouvez ensuite utiliser votre ressource de partage d'idées pour collecter des données, produire des rapports et tenir tout le monde au courant de l'avancement de leur idée.

Les inconvénients de l'utilisation de fichiers Google comme ressource d'idée sont :

• Les feuilles de calcul et les documents peuvent sembler monotones et constituer une « autre responsabilité » pour le personnel.
• Il a des fonctionnalités de discussion limitées.
• Il en résulte une approche descendante de l'innovation.
• Le personnel devra le mettre en signet et ne pas oublier de l'utiliser.

Partage d'idées simplifié

Avec les suggestions ci-dessus sur la façon de créer une ressource pour le partage d'idées entre collègues, vous devrez prendre une décision sur l'approche qui correspond aux besoins de votre équipe. Vous pouvez même choisir d'utiliser deux des méthodes mentionnées. L'important est que cela se sente comme un effort qui en vaut la peine.

Cela peut maximiser l'intérêt du personnel pour le développement de l'entreprise, et vous aurez une mine d'informations sur la façon dont les choses peuvent être améliorées. Votre équipe est votre plus grande ressource, alors assurez-vous d'utiliser leurs connaissances et leur expérience en leur offrant un espace pour les partager.

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