Comment lier des données Excel à votre présentation PowerPoint

Vous voulez toujours avoir les dernières données disponibles si vous faites une présentation. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vos diapositives sont exactes et reflètent les réalités du terrain.

Cependant, il y a des moments où vous devez créer une présentation car vos collègues sont encore en train de compiler des données. Comment pouvez-vous vous assurer que toute modification apportée à votre base de données Excel se reflète dans votre diapositive PowerPoint ?

C'est là qu'intervient la fonction Coller le lien. Voici comment l'utiliser pour vous assurer d'avoir toujours les dernières informations sur la base de données et les graphiques sur votre présentation.

Pour lier votre tableau Excel à votre présentation, il doit d'abord exister. Si vos collègues ne l'ont pas encore créé, vous pouvez créer un tableau d'espaces réservés que vous pouvez sélectionner et copier, puis demander à vos coéquipiers de mettre à jour son contenu. Une fois que vous avez créé les données initiales, suivez les étapes décrites ci-dessous.

1. Sélectionnez le tableau que vous souhaitez copier dans votre présentation.
2. Cliquer sur Copie ou appuyez sur Ctrl + C (Commander + C pour les utilisateurs de Mac).
3. Ouvert Microsoft Powerpoint.
4. Ouvrez la présentation du fichier sur laquelle vous travaillez si vous en avez déjà une; sinon cliquez sur Présentation vierge.
5. Sur une diapositive vierge, accédez au Ruban du menu d'accueil.
6. Clique sur le flèche vers le bas sous le icône de collage.
7. Choisir Collage spécial…
8. Dans la fenêtre Collage spécial, choisissez le Coller le lien bouton radio.
9. Choisir Objet feuille de calcul Microsoft Excel.
10. presse d'accord.

Une fois cela fait, vous verrez le tableau que vous avez copié à partir d'Excel apparaître sur votre présentation PowerPoint.

Cependant, vous devez accéder au fichier Excel source pour modifier le contenu ou la mise en forme du tableau que vous avez ajouté. Pour ce faire, vous pouvez ouvrir le fichier où vous l'avez enregistré; ou, vous pouvez double-cliquer sur le tableau, et il ouvrira automatiquement le fichier source.

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Création d'un graphique dynamique

L'un des moyens les plus simples de visualiser, de comparer et d'analyser les données et les tendances consiste à utiliser des graphiques. Cependant, si vous souhaitez créer un graphique à partir du tableau Excel lié que vous venez de créer, vous devez d'abord le faire à partir de son fichier source. Une fois que vous avez créé le graphique, vous pouvez le copier et le lier à votre fichier PowerPoint. Voici comment procéder.

1. Sélectionnez le graphique que vous créez dans Excel.
2. Cliquer sur Copie ou appuyez sur Ctrl + C (Commander + C pour les utilisateurs de Mac).
3. Ouvert Microsoft Powerpoint.
4. Accédez à la diapositive où vous souhaitez placer le graphique que vous venez de copier.
5. Sur le Accueilruban de menu, clique sur le flèche vers le bas sous le icône de collage.
6. Dans le Options de collage, vous pouvez soit choisir Utiliser le thème de destination et les données de lien (L) ou Conserver le formatage de la source et lier les données (F). Ce sont respectivement les troisième et quatrième icônes. La première option vous permet d'utiliser le thème que vous utilisez pour votre présentation, tandis que la seconde conserve l'apparence de votre fichier Excel source.
7. Une fois que vous avez collé votre graphique, vous pouvez le déplacer selon vos besoins.

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Mettre à jour votre graphique

Malheureusement, si vous devez apporter des modifications à votre graphique, vous devrez ouvrir ses données source dans Excel. Si vous avez accès au fichier Excel, vous pouvez simplement apporter des modifications directement, et cela devrait se refléter automatiquement sur le graphique PowerPoint.

Si vous n'avez pas ouvert le fichier Excel, vous pouvez clic-droit sur le graphique PowerPoint, puis choisissez Modifier les données > Modifier les données dans Excel dans le menu contextuel. Vous pouvez également sélectionner Modifier les données > Modifier les données pour ouvrir une petite fenêtre si vous avez seulement besoin d'apporter des modifications mineures.

Si les modifications que vous apportez ne se reflètent pas automatiquement sur le graphique PowerPoint, vous pouvez le mettre à jour manuellement. Pour cela, cliquez sur votre carte, allez dans la Ruban de menu Conception de graphique, puis cliquez sur Actualiser les données. Cela extraira les dernières informations du fichier Excel lié et mettra à jour les informations affichées sur votre graphique PowerPoint.

Contrairement à votre tableau de données Excel, les modifications que vous apportez à la conception du graphique dans Excel n'affecteront pas votre graphique dans PowerPoint. Pour cette raison, vous devez finaliser la conception et la convivialité du graphique à partir duquel vous copiez dans Excel avant de le copier dans votre présentation.

Vous pouvez également apporter des modifications de conception à votre graphique PowerPoint de manière indépendante. Cela signifie que vous pouvez modifier l'apparence de votre graphique de présentation sans affecter le graphique que vous avez copié à partir d'Excel.

Pour effectuer ces modifications, cliquez sur votre graphique, puis accédez à la Ruban de menu Conception de graphique. Vous pouvez choisir comment le graphique se sent sous Styles de graphique. Si vous pensez que le type de graphique actuel ne correspond pas bien à votre présentation, vous pouvez même le modifier.

Cliquer sur Changer le type de graphique pour ouvrir une nouvelle fenêtre. À partir de là, vous pouvez choisir n'importe quel type de graphique dans la colonne de gauche.

En rapport: Comment faire un graphique linéaire dans Excel

Parfois, vous ne pouvez pas vous rappeler si les tableaux et les graphiques de votre présentation sont liés à un fichier Excel. Ou il se peut que vous ayez lié vos données PowerPoint à une feuille de calcul mais que vous ne vous souveniez plus de l'endroit où vous les avez enregistrées.

Vous pouvez vérifier le fichier PowerPoint directement s'il est lié à un fichier et où se trouvent ces fichiers. Pour cela, cliquez sur Déposer dans le ruban de menu. Dans le menu plein écran qui s'ouvre, allez à Info dans la colonne de gauche.

Sous le Info fenêtre, sur le main droite colonne, allez à Documents connexes. Cliquer sur Lieu de fichier ouvert pour voir où les fichiers liés sont enregistrés.

Si vous avez déplacé les fichiers Excel liés, cliquez sur Modifier les liens vers les fichiers. Une fenêtre Liens apparaîtra montrant chaque objet lié et l'emplacement du fichier qui lui est attaché. La fenêtre vous propose quatre choix :

• Mettez à jour maintenant: mettre à jour les données de l'objet avec les dernières modifications du fichier lié.
• Open source: Ouvre le fichier Excel lié.
• Changer de source…: Ouvre une fenêtre Explorateur de fichiers pour modifier le fichier lié.
• Rupture de lien: supprime le lien de votre présentation.

Restez toujours à jour

Cette fonctionnalité intéressante est apparue pour la première fois dans Microsoft Office 2010 et est depuis disponible pour tous les utilisateurs d'Office. Ainsi, chaque fois que vous faites une présentation basée sur des données incomplètes, vous n'avez plus à vous soucier de la mettre à jour manuellement à l'avenir.

En copiant les informations Excel, puis en les collant dans votre présentation en tant qu'élément lié, vous êtes assuré d'avoir les dernières données mises à jour automatiquement dans votre fichier PowerPoint.

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