7 astuces Asana que vous devez savoir

Asana est un outil de gestion de projet qui améliore la productivité. Ses nombreux outils et fonctionnalités en font un choix populaire pour les individus cherchant à organiser leur travail ou pour les équipes grandes et petites.

Vous cherchez à améliorer vos compétences Asana? Vous voulez quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de la plate-forme? Nous avons ce qu'il vous faut.

Ci-dessous, vous trouverez certains de nos hacks Asana préférés. De plus, ils sont parfaits pour tous les niveaux de compétence et sont ouverts à toute personne utilisant Asana, quel que soit votre plan tarifaire.

1. Configurer des tâches récurrentes

Y a-t-il des tâches que vous vous retrouvez à créer chaque jour ou semaine encore et encore? Par exemple, vous créez peut-être des tâches pour vérifier vos e-mails ou réviser des projets hebdomadaires.

Ces tâches peuvent être configurées comme récurrentes à l'intérieur Asana. De plus, c'est rapide et facile à faire en quelques clics. Commencez par créer une nouvelle tâche, puis procédez comme suit :

1. Sélectionner Pas de date d'échéance pour modifier la date d'échéance de votre tâche.
2. Au bas de la petite fenêtre contextuelle, vous verrez des flèches tourbillonnantes ou Définir pour répéter. Sélectionnez-le.
3. Choisissez quand votre tâche doit se répéter, ainsi que les jours de votre tâche récurrente.

2. Activez « Ne pas déranger »

Si vous prenez des vacances ou souhaitez simplement concentrez-vous sur votre travail, vous pouvez activer rapidement le mode Ne pas déranger. Faire cela:

1. Sélectionnez votre photo de profil pour ouvrir vos paramètres.
2. Ensuite, sélectionnez Notifications.
3. Sélectionner Suspendre les notifications puis combien de temps vous souhaitez faire une pause pour allumer Ne pas déranger.

Si vous ne voulez pas avoir à activer cette option à chaque fois que vous souhaitez arrêter les notifications, vous pouvez également créer un calendrier. Sélectionnez simplement la case à côté de Ne m'avisez pas de puis sélectionnez vos horaires.

3. Utiliser les raccourcis clavier

Comme tout outil de productivité solide, Asana propose une large gamme de raccourcis clavier vous pouvez utiliser pour simplifier n'importe quelle tâche. Certains de nos raccourcis préférés incluent :

• Tab-BKSP pour supprimer les tâches sélectionnées
• Tab-H pour revenir à l'écran d'accueil
• Tab-M pour vous assigner une tâche
• Tab-P à ajouter à un projet
• Languette-/ pour rechercher un projet, une étiquette, une personne ou une tâche
• je à archiver dans votre boîte de réception
• Tab-N pour créer une nouvelle section

4. Créer des tâches à partir de votre e-mail

Votre boîte de réception de courriels peut être une source de frustration. Ajoutez à cela la nécessité de créer de nouvelles tâches Asana pour les nouveaux projets entrant dans votre boîte de réception, et vous voudrez peut-être simplement lever les mains et partir.

Heureusement, vous pouvez facilement créer de nouvelles tâches à partir d'e-mails dans Asana.

Vous pouvez envoyer une tâche à vos Mes tâches en envoyant un e-mail à [email protected]. Asana créera une nouvelle tâche dans l'espace de travail associé à votre adresse e-mail.

Cette image montre les éléments que vous pouvez ajouter à votre e-mail pour personnaliser davantage vos tâches Asana. Remplissez simplement au besoin, puis envoyez.

5. Projets vedettes pour un accès rapide

Si vous avez une tonne de projets dans votre Asana, il peut être difficile d'essayer de localiser ceux que vous utilisez le plus souvent. Et même quelques secondes de recherche et de défilement peuvent perturber votre travail chaque jour.

Vous pouvez facilement ajouter des projets dans Asana pour les enregistrer pour un accès facile. Faire cela:

1. Trouvez le projet que vous souhaitez ajouter à vos favoris dans la barre de menu à gauche de votre écran.
2. Sélectionnez le menu à trois points, puis sélectionnez Ajouter aux Favoris.
3. Maintenant, vous verrez votre projet répertorié sous Favoris vers le haut de la barre de menu.

Ou, si vous êtes à l'intérieur du projet, vous pouvez rapidement le démarrer en sélectionnant l'icône en forme d'étoile à côté du nom du projet.

Parcourez vos projets et choisissez ceux que vous souhaitez garder à portée de main.

6. Codez vos projets par couleur

Pour une meilleure organisation du projet, vous pouvez également coder en couleur vos projets Asana. Ceci est particulièrement utile si vous avez des tâches personnelles mélangées à vos tâches professionnelles.

Pour coder les projets par couleur, recherchez le projet dans votre barre de menu à gauche de votre écran. Sélectionnez le menu à trois points puis Définir la couleur et l'icône. Enfin, choisissez la couleur qui correspond à vos besoins.

Vous ne savez pas comment coder les couleurs? Il existe des méthodes infinies. Par exemple, vous pouvez définir une couleur spécifique pour les tâches professionnelles et une autre pour les tâches personnelles.

Vous pouvez également définir une couleur pour les projets prioritaires et une autre couleur pour ceux qui ne sont pas aussi importants. Jouez avec les options pour voir ce que vous préférez.

Vous pouvez également choisir une icône personnalisée pour chaque projet en suivant les mêmes étapes. Assurez-vous simplement de cocher la case à côté de Ensemble pour tout le monde pour vous assurer que les modifications sont apportées à votre vue des tâches uniquement.

7. Utiliser les paramètres d'état du projet

L'une de nos fonctionnalités préférées dans Asana est la possibilité de définir des statuts de projet comme indicateurs de l'avancement des projets.

Par exemple, vous pouvez indiquer si un projet avance comme prévu, risque de dérailler ou complètement hors de la voie. Ensuite, Asana vous aidera à publier une mise à jour de statut à la vue de tous.

Pour modifier le statut du projet, ouvrez votre projet sur Asana. Ensuite, sélectionnez Définir le statut. À droite de votre écran, vous verrez des options de statut parmi lesquelles choisir.

Une fois que vous avez sélectionné une option de statut, Asana vous propose de créer une mise à jour de statut. Vous pouvez choisir un titre, ajouter des détails sur le projet et choisir à qui envoyer la mise à jour.

Vous pouvez également choisir de vous envoyer un rappel pour mettre à jour l'état de vos projets tous les vendredis en sélectionnant l'interrupteur à bascule à côté de Rappelez-moi de mettre à jour tous les vendredis.

C'est un excellent moyen de vous tenir au courant, vous ou votre équipe, de ce qui se passe bien et de ce qui nécessite une intervention.

Ces hacks ne font qu'effleurer la surface de ce qu'Asana peut faire

Que vous soyez nouveau sur Asana ou un professionnel chevronné, il y a toujours quelque chose de nouveau à découvrir à l'intérieur de la plate-forme.

Cela fait partie de ce qui fait d'Asana un outil de gestion de projet incroyable pour une utilisation personnelle ou en équipe.

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