De nombreuses organisations s'appuient sur Google Workspace en tant que suite bureautique collaborative. Cependant, ils ne savent pas que les mêmes applications peuvent également être utiles pour la gestion de projet.
En utilisant les applications Google Workspace, vous pouvez tirer le meilleur parti de celles-ci et éviter d'avoir à incorporer des outils de gestion de projet supplémentaires. Cet article expliquera comment vous pouvez utiliser pleinement les applications Google Workspace pour la gestion de projet.
1. Collaboration et suivi des tâches du projet
La plupart des projets nécessitent une collaboration entre les coéquipiers. Même si vous avez une équipe distribuée travaillant sur un projet, Applications Google Workspace peut vous aider à collaborer facilement. Vous pouvez utiliser Sheets pour planifier le projet et créer des diagrammes de Gantt pour gérer les tâches et les délais.
Les membres de l'équipe doivent régulièrement mettre à jour leurs progrès dans la feuille de calcul. Ainsi, la fiche contient toujours des informations à jour. Il peut également fonctionner comme un outil de suivi des tâches ou de suivi du temps pour l'équipe.
Avec Google Agenda, découvrez les horaires libres et engagés pour chaque membre de l'équipe. Partager des notes avec des coéquipiers et rester organisé à l'aide d'un liste de choses à faire est faisable avec Google Keep.
2. Communication d'équipe sans effort
Il va sans dire que Gmail est l'un des meilleurs fournisseurs de services de messagerie au monde. Si vous utilisez Google Workspace, vous n'avez pas à réfléchir à deux fois pour assurer une communication souple et claire entre les membres de votre équipe. Gmail est là pour faciliter une communication d'équipe transparente.
Vous pouvez créer une liste de diffusion « Groupes » et ajouter tous les membres de l'équipe dans ce groupe. Ensuite, vous ne pouvez utiliser qu'une seule adresse e-mail pour partager des informations, des ressources et des mises à jour avec toute l'équipe.
Les personnes travaillant sur plusieurs projets en même temps peuvent étiqueter les e-mails liés à différents projets. Ainsi, les e-mails avec des étiquettes différentes seront stockés dans des dossiers séparés. Vous pouvez également marquer les e-mails importants par une étoile pour les retrouver rapidement.
3. Planification des ressources de votre équipe pour le projet
Les chefs de projet trouvent souvent difficile d'attribuer et de planifier des tâches aux membres de l'équipe pour un nouveau projet alors que d'autres projets sont en cours. S'ils utilisent Google Workspace, l'application Calendrier peut offrir une solution simple à ce problème.
Les membres de l'équipe peuvent marquer leurs tâches et leurs horaires dans un calendrier partagé. Ainsi, chacun saura qui est occupé jusqu'à quelle date et attribuera de nouvelles tâches en conséquence. Les équipes peuvent l'utiliser pour surveiller les délais et les jalons et pour obtenir des rappels.
Vous pouvez créer des calendriers d'équipe distincts pour le suivi des vacances, des réunions et des sessions de formation.
4. Partager et stocker des données numériques
Les projets modernes nécessitent un stockage sécurisé pour les fichiers et les documents contenant des données critiques. Dans le même temps, les membres du projet doivent y avoir accès 24h/24 et 7j/7. L'application Google Drive est là pour stocker tous vos fichiers, documents, images et vidéos liés à votre projet.
Cette application de stockage de fichiers basée sur le cloud peut stocker vos fichiers en toute sécurité. Si vous apportez des modifications aux fichiers, ils sont synchronisés instantanément. Ainsi, tout autre membre de l'équipe peut accéder au contenu mis à jour.
Les contrôles de partage et d'accès de Google Drive rendent le travail collaboratif sans tracas. Par exemple, vous pouvez partager un brouillon d'un fichier avec le client pour approbation avec l'autorisation d'afficher uniquement le document.
En outre, vous pouvez créer des lecteurs partagés séparés pour différentes équipes de projet et les partager avec eux pour un accès rapide.
5. Créer des rapports et des présentations
Vous cherchez un outil pour créer des rapports accrocheurs et explicatifs? Souhaitez-vous inclure divers tableaux et graphiques dans ces rapports? Google Sheets est l'application qu'il vous faut. Il vous aide à partager tout type de données numériques dans le style le plus approprié. Il vous permet également de travailler en collaboration sur un rapport.
La présentation est une autre partie cruciale des projets. le Google diapositives app est l'outil de création de présentation parfait de Google Workspace. Vous pouvez l'utiliser pour partager votre vision, décrire les performances de l'équipe et visualiser les données vitales.
Tout en travaillant à distance, il est également possible de partager les présentations Google Slides lors de vidéoconférences à l'aide de la fonction de partage d'écran de Google Meet.
6. Prendre le projet en ligne
Sites est l'application Google Workspace à l'aide de laquelle vous créez des sites de haute qualité sans connaissances en programmation ou en conception. Vous pouvez utiliser Google Sites pour un projet, un événement ou une équipe.
Vous pouvez utiliser Google Sites comme hub pour stocker tous les documents, mises à jour, calendriers, calendriers et livrables. Il permettra à tous les coéquipiers d'accéder à toutes les informations liées au projet à partir d'un seul endroit.
7. Réunions d'équipe et conversations
Les équipes travaillant sur un projet doivent rester en contact à tout moment. Outre les e-mails, ils peuvent utiliser Google Workspace Chat pour la messagerie instantanée et l'application d'appel vidéo Google Meet pour les réunions virtuelles.
Outre la messagerie directe aux membres individuels, Google Chat prend également en charge les conversations de groupe afin que les équipes puissent collaborer de manière fluide à partir de lieux distants. Lorsque vous utilisez Chat, vous pouvez également partager des fichiers avec d'autres et travailler sur une tâche.
Google Meet prend en charge les appels audio et vidéo, vous pouvez donc vous connecter avec vos collègues à tout moment. Vous pouvez toujours travailler sur un document côte à côte lors d'une réunion sur Google Meet, ce qui fait passer la collaboration au niveau supérieur.
Pendant une réunion, vous pouvez également utiliser l'application Keep pour prendre des notes et rédiger des comptes rendus. Vous pouvez facilement partager ces notes et les joindre à d'autres documents.
8. Gestion de documents et collaboration
Les équipes travaillant sur des projets doivent gérer de nombreux documents. La situation devient problématique lorsqu'ils doivent collaborer sur ces documents. Distribuer manuellement les documents et les éditer séparément peut nuire aux performances de l'équipe et entraîner des retards dans le projet.
En rapport: Raisons pour lesquelles les projets sont retardés et comment les éviter
Les utilisateurs de Google Workspace peuvent essayer Docs et Sheets pour gérer les documents. Plusieurs personnes peuvent accéder à ces documents et travailler dessus simultanément. Quelles que soient les modifications que vous apportez aux documents et aux feuilles de calcul, celles-ci seront visibles en temps réel.
Il est également possible de commenter et d'offrir des commentaires sur les mêmes documents. Grâce à la fonction d'historique des versions, vous pouvez facilement retrouver qui a apporté les modifications aux documents et à quel moment.
La gestion de projet simplifiée avec Google Workspace
Les entreprises utilisent souvent plusieurs applications et outils pour gérer divers aspects d'un projet. Si vous utilisez déjà des applications Google Workspace, celles-ci peuvent également vous aider dans la gestion de projet.
Maintenant que vous savez utiliser ses applications pour gérer les tâches liées au projet, l'administration du projet deviendra plus facile. Cependant, il existe d'autres fournisseurs d'espaces de travail en dehors de Google que vous voudrez peut-être vérifier.
Microsoft et Google ne sont pas les seules entreprises à proposer des espaces de travail. Voici quelques-unes des meilleures alternatives que vous pouvez vérifier!
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- Productivité
- Google Apps
- Espace de travail
- Gestion de projet
Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une solide expérience dans les domaines de la technologie, de la finance et des affaires dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme métier à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières nouvelles technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix/ Prime Video.
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